Sprawna współpraca narzędzi zewnętrznych z firmą sprzyja rozwojowi i przyczynia się do wzrostu rentowności. Aukcje, banki, marketplaces, a z drugiej strony nowoczesne urządzenia pomiarowe (MES) czy stworzone do analityki danych (BI).
To tylko kilka przykładowych integracji.
System ERP stanowi odpowiedź na wyzwania związane z tym obszarem pracy.
Dlaczego? Sprawdź !
Integracja ERP z systemami zewnętrznymi – na czym polega ?
Integracja systemu ERP z narzędziami zewnętrznymi polega na sprawnej współpracy oprogramowania z otoczeniem biznesowym oraz programami stosowanymi wewnątrz firmy.
Przykładem może być oprogramowanie CAD stosowane na produkcji. Integracja z tym narzędziem zapewnia m.in dwukierunkową komunikację i automatyczne przenoszenie listy materiałów z bazy CAD do systemu ERP.
Z jakimi narzędziami zewnętrznymi może integrować się system ERP ?
Istnieje wiele rodzajów programów i aplikacji, z którymi można integrować system ERP, np.:
Integracja ERP z zewnętrznymi narzędziami: korzyści
Integracja ERP z narzędziami zewnętrznymi zapewnia firmie wiele korzyści. Ich zakres zależy głównie od rodzaju stosowanych integracji. Dla przykładu połączenie z systemami finansowymi przyspiesza parowanie wpłat z zamówieniami. Sprawdza się np. w e-commerce, gdzie dla klienta dostępnych jest kilkanaście metod płatności. Z kolei wydajność pracy w zakładzie produkcyjnym może zwiększyć współpraca systemu ERP z programem MES: narzędziem do śledzenia efektywności maszyn.
Poza tym istnieje także szereg ogólnych korzyści z integracji, takich jak:
- szybszy przebieg procesów (produkcyjnych, sprzedażowych, finansowych itd.)
- automatyzacja operacji przenoszenia danych między wykorzystywanym w firmie oprogramowaniem, która minimalizuje ilość ręcznej pracy oraz ryzyko błędu
- kompletna obsługa wszystkich integracji z poziomu jednego narzędzia – systemu ERP
Dlaczego system ERP ?
Nowoczesna firma potrzebuje wielu integracji, ponieważ zachodzą w niej różnorodne złożone procesy, takie jak księgowanie wpłat, obsługa zamówień czy reklamacji. Każda czynność może być obsługiwana przez osobny program, jednak w praktyce wiąże się to z mało spójną komunikacją. Skuteczniejszym rozwiązaniem jest obsługa wszystkich integracji w jednym oprogramowaniu. Pozwala na to system ERP.
Poza tym ERP dostarcza także wielu narzędzi do optymalizacji kluczowych procesów przedsiębiorstwa w ramach wbudowanych modułów, w tym: kontaktów z klientami (CRM), obsługi dokumentów (DMS) czy procesów magazynowych (WMS).
Przyjrzyjmy się bliżej często wykorzystywanym możliwościom w zakresie współpracy z otoczeniem firmy.
Integracja z systemami płatności
Integracja polega na współpracy ERP z operatorami płatności. W ramach integracji oprogramowanie pobiera informację o metodzie płatności i unikalny identyfikator klienta (IDP), np. Payu, Paypal czy Klarna. Przyspiesza to weryfikację oraz rozliczanie wpłat, a także zmniejsza ryzyko pomyłek.
Integracja z bankami
Integracja automatyzuje proces pobierania wyciągów bankowych i eksport przelewów. Umożliwia także weryfikację pobranego przelewu oraz szybkie łączenie wpłat z zamówieniami, co przekłada się na szybszy proces ich realizacji i tym samym wzrost satysfakcji klienta. Integracja zachodzi najczęściej za pośrednictwem XML lub Webservice.
Integracja ze sklepami internetowymi
Dzięki integracji sklepy online mogą pobierać wszystkie informacje o asortymencie (ceny produktów, ilości czy dostępność) bezpośrednio z bazy ERP. Z kolei dane dotyczące zamówień rejestrowanych na platformie spływają automatycznie do systemu ERP, co eliminuje konieczność wprowadzania informacji osobno. Taka współpraca odciąża e-sklep od wykonywania zbędnych operacji, zapewnia mu stabilne działanie, a klientom lepsze doświadczenia zakupowe (Customer Experience).
Integracje z marketplace’s
Dzięki integracji informacje o ofercie (produkty, ceny, dostępność) są automatycznie transferowane z bazy ERP do wszystkich marketplace’ów, na których przedsiębiorca udostępnia swoje produkty (np. Amazon, Ebay, Allegro). Zwrotnie do bazy ERP spływają dane o transakcjach i zamówieniach. Oznacza to, że pracownicy zyskują pełną kontrolę nad zamówieniami oraz każdą aukcją czy multiaukcją w jednym narzędziu.
Integracja z systemami kurierskimi i dostawcami
Współpraca pozwala na ściąganie i drukowanie listów przewozowych oraz informacje o pobraniu bezpośrednio z systemu. Umożliwia także monitorowanie statusów przesyłek oraz rozliczanie wysyłek pobraniowych dzięki integracji z systemem raportów kurierskich. Korzyści? Spójna obsługa logistyczna wszystkich zamówień oraz wzrost satysfakcji klienta dzięki możliwości intuicyjnego śledzenia przesyłek.
Integracje z CAD
Umożliwia pobranie wszystkich elementów BOM (listy materiałowej) produktu bezpośrednio z pliku utworzonego w programie do projektowania brył 3D. W efekcie importu w bazie ERP pojawia się pełna struktura wyrobu i komplet informacji o projekcie. Korzyść? M.in. szybsze rozpoczęcie procesu produkcyjnego.
Integracje z MES
Integracja ERP z MES pozwala monitorować status maszyn produkcyjnych oraz inne parametry procesu wytwarzania na jednym panelu produkcyjnym. Narzędzie rejestruje ilość przestojów oraz wyrobów ukończonych w ramach 1 cyklu wytwórczego. Po rozliczeniu zlecenia w systemie MES pojawia się obszerny raport, zawierający zestaw wskaźników OEE. Dostarcza on planistom informacji o jakości, wydajności i dostępności wszystkich maszyn oraz urządzeń produkcyjnych.
Integracja CAD/CAM (nesting)
Integracja polega na dwukierunkowej wymianie danych z maszynami do optymalizacji cięcia. Zachodzi na każdym etapie produkcji i kilku poziomach (stany magazynowe, detale do rozkroju, generowanie oraz rozliczanie zleceń). Precyzyjny rozkład arkusza blachy na detale minimalizuje ilość odpadów, co sprzyja ekologicznej produkcji. Istotną korzyścią jest też szybsze tempo pracy oraz możliwość szybkiego przeniesienia danych o wadze i czasie cięcia detalu do bazy ERP. Pozwala to na dokładne wyliczanie technicznego kosztu jego wytworzenia i ewentualną redukcję kosztów produkcji.
Business Intelligence (BI)
Narzędzie BI przekształca zgromadzone informacje w dane analityczne, informując np. o aktualnym poziomie sprzedaży czy dochodach z ostatniego kwartału. Warto podkreślić, że analizy mają formę czytelnych wizualizacji, które pozwalają specjalistom na intuicyjną pracę.
BI umożliwia także konsolidację danych z wielu różnych baz. Są one gromadzone w specjalnej hurtowni danych. Dzięki temu podczas realizacji wszelkich operacji analitycznych główna baza systemu ERP działa stabilnie i wydajnie.
CRM
CRM (Customer Relationship Management) gromadzi wszelkie informacje o kontaktach z klientem, w tym o historii sprzedaży. Wspiera także obsługę posprzedażną i ułatwia śledzenie przebiegu wszelkich etapów reklamacji. Dostęp do tych danych sprzyja utrzymywaniu pozytywnych relacji z kontrahentami.
CRM umożliwia także planowanie oraz śledzenie postępu zadań wewnątrz firmy. Ich obsługa odbywa się na intuicyjnym graficznym wykresie: w formie tabelki lub drzewa zdarzeń. Zmiany w projekcie można edytować, wykorzystując intuicyjną metodę Drag&Drop. A do każdego zdarzenia czy projektu łatwo przyporządkowywać osoby oraz konkretne zasoby, np. rzutnik, samochód czy laptop.
Systemy Streamsoft z szerokim zakresem integracji
Polecanym oprogramowaniem ERP, które zapewnia sprawną integrację oraz współpracę z ww. narzędziami są systemy firmy Streamsoft:
- Streamsoft Prestiż (produkcja, handel i usługi)
- Streamsoft Verto (handel nowoczesny: retail, e-commerce, omnichannel)
Wielomodułowe systemy ERP wspierają także procesy w obszarach takich jak: finanse i księgowość, środki trwałe, czy zarządzanie dokumentami (DMS) itd. Warto podkreślić, że funkcjonalności CRM oraz BI dostępne są w standardzie systemu (moduły), co eliminuje konieczność obsługi kolejnych integracji i przekłada się na wysoki poziom komunikacji z ERP.
Poza tym szereg działań wspierany jest przez aplikacje mobilne na telefonie.
Więcej o funkcjach poszczególnych modułów przeczytasz tutaj: Moduły systemu ERP: Przewodnik po funkcjach i zastosowaniu