Sprawna realizacja zamówień to podstawa skutecznego e-commerce. Z perspektywy klienta wystarczy wybrać produkt, sposób dostawy oraz płatności. Inaczej widzą to operatorzy w e-sklepie. Dla nich cały proces właśnie się rozpoczyna.
Od tej chwili zamówienie musi przejść przez kilka etapów i operacji, spełniając określone warunki, aby ostatecznie opuścić magazyn. Jak utrzymać nad tym pełną kontrolę?
Stosując system do obsługi zamówień OMS.
Co to jest system OMS?
System OMS (ang. Order Management System) jest kompleksowym oprogramowaniem do zarządzania zamówieniami. Rejestruje, przetwarza oraz monitoruje przebieg realizacji zamówień w różnych branżach, w tym w e-commerce. Odpowiada również za walidację danych wprowadzonych przez klienta.
Jak działa system OMS?
System OMS wkracza do akcji, kiedy klient wybierze określone produkty, preferowany sposób dostawy i płatności oraz poda adres i kliknie zamawiam. Od tej chwili narzędzie monitoruje przepływ zamówienia przez kolejne etapy zamodelowanego procesu (realizacja, rozliczenie, wysyłka), weryfikując czy podano wszystkie potrzebne informacje.
Poza tym niektóre systemy OMS śledzą stany magazynowe. To pomocne, bo po każdym zamówieniu zmniejszają się zapasy, więc regularna synchronizacja eliminuje sytuacje, w których klient kompletuje produkty… których nie ma na magazynie.
Jakie korzyści wynikają z wdrożenia systemu OMS?
Zalety systemu OMS przekładają się liczne korzyści m.in.:
- standaryzacja realizacji zamówień
- minimalizacja ryzyka błędów
- wzrost satysfakcji i lojalności klientów (otrzymuje zamówienie na czas)
- możliwość sprawnej obsługi zamówień pochodzących z różnych kanałów sprzedaży
System OMS dla e-commerce - jak usprawnia zarządzanie zamówieniami?
Sprzedaż w e-commerce cechuje się dynamizmem i konkurencyjnością. Przedsiębiorcy coraz częściej są obecni w różnych kanałach sprzedaży: sklepy online, aukcje, marketplace, ale też social media czy salony stacjonarne. Co więcej, aby zaspokajać potrzeby młodszego pokolenia, nie wystarczy już tylko szeroka oferta w wielu miejscach, przedsiębiorcy muszą zapewniać także elastyczny kontakt z marką i możliwość płynnego migrowania między poszczególnymi kanałami (omnichannel).
Przykładowa ścieżka zakupowa w omnichannel może wyglądać tak: klient zauważa produkt na Facebooku, poznaje specyfikację na www, a kupuje w salonie podczas wizyty w galerii. Zwraca natomiast online, rozpoczynając od wypełnienia cyfrowego formularza na stronie.
A teraz wyobraź sobie, że do sklepu wpływa jednocześnie wiele zamówień złożonych w różnych kanałach sprzedaży. Część została opłacona, a cześć nie. Wszystkie należy rejestrować a później kontrolować na każdym etapie realizacji, aby w razie potrzeby szybko sprawdzać, czy są gotowe do wysyłki. A jeśli nie, błyskawicznie podejmować adekwatne działania. Równie ważny jest kontakt z klientem, który oczekuje rzetelnych odpowiedzi na pytania – gdzie jest moja paczka?
Jak sprawnie weryfikować tyle zamówień?
Tu właśnie sprawdza się OMS – zaprojektowany z myślą o sprzedaży wielokanałowej i dlatego szczególnie polecany firmom e-commerce. System kompleksowo obsługuje i monitoruje wszystkie zamówienia, niezależnie od kanału sprzedaży. Zapewnia również solidne wsparcie podczas rozwoju firmy – kiedy znacznie zwiększa się wolumen transakcji i jednocześnie liczba informacji wymagających sprawdzenia.
System OMS vs system ERP - czym się różnią?
System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) odpowiada za optymalizację wszystkich procesów przedsiębiorstwa. Wspiera pracę m.in. w obszarze logistyki (Zaopatrzenie, Gospodarka Magazynowa), obsługi dokumentów (DMS), rozliczeń (Rozrachunki) czy analizy biznesowej (Raporty i Analizy). Wraz z bogatą funkcjonalnością idzie w parze automatyzacja procesów biznesowych, która przyspiesza realizację zadań. Dzięki temu system pełni funkcję solidnego, lecz jednocześnie elastycznego kręgosłupa przedsiębiorstwa, który scala kręgami wszystkie kluczowe obszary biznesu.
W porównaniu z ERP, systemy OMS mają bardziej wyspecjalizowany zakres funkcji. Choć niektóre mogą śledzić stany magazynowe, a nawet generować i drukować etykiety wysyłkowe, to jednak narzędzie najlepiej sprawdza się w koordynacji procesu realizacji zamówień.
Co więc lepsze: OMS czy ERP? A może inaczej… Czy da się połączyć korzyści płynące z zastosowania tych dwóch narzędzi?
Integracja systemu OMS z ERP - cała firma pod pełną kontrolą
System OMS integruje się z ERP. Taka konfiguracja pozwala wykorzystać pełny potencjał obu systemów. Ten pierwszy monitoruje zamówienia, a drugi wspiera pozostałe procesy zachodzące w backoffice (np. rozliczanie, obsługa zwrotów, operacje magazynowe) i prowadzenie szerokich działań analitycznych. Taka współpraca łączy system OMS z systemem ERP Streamsoft Verto. Z tą różnicą, że ten pierwszy pełni funkcję rozszerzenia wprowadzanego do modułu Workflow.
Jak to wygląda w praktyce?
Streamsoft Verto z OMS płynnie w zamówienia i cały biznes
System OMS w Streamsoft Verto działa wg zamodelowanych logik biznesowych (ustalanych indywidualnie dla konkretnych klientów). Technologią, która wspiera OMS jest silnik BPMN (ang. Business Process Modeling Nation).
W praktyce do każdego elementu ścieżki zakupowej przypisany jest skrypt (scenariusz), który weryfikuje czy zamówienie spełnia określone warunki (m.in.: adres, metoda płatności, dane do faktury). Dzięki temu OMS monitoruje cały proces, a kiedy trzeba, automatycznie wychwytuje zamówienia, np. bez numeru telefonu lub adresu dostawy (jeśli metoda doręczenia tego wymaga). Operatorzy nie muszą więc ręcznie selekcjonować zamówień na te gotowe do wysyłki i wymagające uzupełnień. Wszystkim zajmuje się system.
Dla każdego etapu przewidziano określoną reakcję opisaną w tzw. tickecie, który wyświetla się na ekranach obsługiwanych przez operatorów. Ticket instruuje, co i jak robić, jeśli zamówienie wyłamało się z ustalonego scenariusza, bo klient np. zapomniał podać numer telefonu. Opis ma formę prostych wskazówek, co pozwala szybko przywrócić transakcji normalny tok realizacji.
Co dalej?
Zaakceptowane w OMS zamówienie spływa następnie na magazyn, gdzie jest kompletowane, weryfikowane i przekazywane dostawcy. Sprawną obsługę na tym etapie gwarantuje automatyka magazynowa (np. regały Shuttle, szafy Pick to Light), algorytm kompletacji (wyznacza najszybsze ścieżki zbiórki) czy kolektory z aktywną aplikacją mobilną (Streamsoft Verto WMS).
Streamsoft Verto zapewnia również komfortową i sprawną obsługę procesów analitycznych oraz posprzedażowych, które następują już po wysyłce zamówienia. Po pierwsze dzięki modułowi RMA można w przystępny sposób procesować zwroty i reklamacje (czytelne schematy, intuicyjny panel). Z kolei moduły BI czy Raporty i Formularze umożliwiają analizę danych, pomagając np. w badaniu preferencji klientów.
Podsumowując, taki All in One pozwala wykorzystać zalety obu rozwiązań – precyzję w monitorowaniu zamówień (OMS) oraz zintegrowany sposób obsługi procesów (system ERP). Gwarantuje to kompletną kontrolę nad wszystkimi kluczowymi operacjami biznesowymi, pozwalając sprostać oczekiwaniom hipermedialnych konsumentów.
Poznaj system, który optymalizuje sprzedaż u liderów e-commerce
Wśród firm, które z sukcesem stosują Streamsoft Verto, są m.in.: modivo.pl, Sportano. pl, R- Gol czy CoolSport. Przedsiębiorcy podkreślają – system usprawnia zarządzanie całością kluczowych procesów w branży commerce.
Potwierdza to fakt, że w jednej z nich obsługuje sprzedaż aż na 13 rynkach europejskich, nie tracąc nic ze swojej stabilności.
Pobierz casebooka i dowiedz się więcej o automatyzacji procesu realizacji zamówień w praktyce firm handlowych.
