Zarządzanie dokumentami firmowymi
Kompleksowo, sprawnie i z zachowaniem pełnej poprawności. Tak przeprocesujesz dokumenty wewnętrzne oraz zewnętrzne firmy z wykorzystaniem modułu DMS Streamsoft Prestiż. Zagubiony dokument? Żmudne kserowanie papierowych wersji? Niejasne ścieżki akceptacji? Zapomnij!
Od rejestracji do akceptacji
W mgnieniu oka? Tak! Dokumenty wewnętrzne (systemowe – pochodzące z obrotu handlowo-magazynowego czy rozrachunków) wejdą w ścieżkę akceptacji automatycznie ze Streamsoft Prestiż, zewnętrzne zaś zarejestrujesz i wpuścisz w obieg szybko i intuicyjnie. Ale po kolei…
Rejestracja dokumentów zewnętrznych
Wspomaga ją mechanizm pól predefiniowanych. Dla wprowadzanych pozycji z łatwością stworzysz dokument finansowo-księgowy oraz połączysz je z dokumentami w modułach Handlowo-Magazynowym oraz Finanse i Księgowość. Tak właśnie trafiają w obieg DMS. Proste, prawda?
Ścieżka akceptacyjna
Następnie wpadają w ścieżkę akceptacyjną, zdefiniowaną dla ich typu. Na poszczególnych etapach są akceptowane i przekazywane dalej lub zwracane, w celu uzupełnienia informacji. Każda zmiana etapu to alerty systemowe, mailowe lub SMS dla wybranej osoby lub grupy. Co jeszcze? W ścieżkę mogą również trafić np. technologie na produkt czy kontrahenci.
A inne jej rodzaje?
Jak najbardziej dostępne! Dla dokumentów zewnętrznych o niezarejestrowanym wcześniej w Twojej firmie typie, wykorzystasz ścieżki akceptacji dynamiczną lub ad hoc, które gwarantują prawidłowe przeprocesowanie bez konieczności wcześniejszego definiowania osób i działań w procesie.
Akceptacja
Właśnie w ten sposób dokumenty trafiają do osoby ostatecznie odpowiedzialnej za ich zatwierdzenie. Szybko, sprawnie – z pełną i aktualną wiedzą na temat przebiegu procesu dla wszystkich osób biorących w nim udział. Parę klików, kilka powiadomień i … gotowe!
Repozytorium - sprawny dostęp, szeroki katalog atrybutów
Sprawny dostęp do dokumentacji i szerokie możliwości jej katalogowania? 2 x tak! Z modułem utrzymasz pełen porządek: zdefiniujesz typ i cechy dla dokumentów, nadasz sygnatury, wprowadzisz dodatkowy opis, i określisz kto ma do niej dostęp.
Szablony dokumentów
Skatalogowane wzory dokumentów, protokołów czy instrukcji stanowiskowych w jednym miejscu? Tak! A nowe wersje szablonów? Utworzysz szybko – na podstawie istniejących. Dodatkowo zyskujesz możliwość wersjonowania dokumentacji z zachowaniem wcześniejszych kopii w historii.
Integracja z OCR*
* (ang. optical character recognition – optyczne rozpoznawanie znaków)
Twoja firma obsługuje dużą ilość dokumentów kosztowych? Jesteśmy pewni, że pokochasz tę funkcjonalność. Wystarczy klik, by zeskanowaną fakturę wysłać do platformy OCR, by powróciła do Ciebie w postaci, którą bez problemu zarejestrujesz w module DMS – od razu z nadaniem ścieżki akceptacji. Koniec ze żmudnym, ręcznym wyklepywaniem danych!
Portal DMS
Dodawanie dokumentów do obiegu oraz ich akceptacja są także możliwe z poziomu przeglądarki internetowej. Wystarczy otworzyć stronę www, aby korzystać z rozwiązania Portal DMS, które udostępnia bazowe funkcjonalności w wygodnej formie.
DMS mobile
Sprawna rejestracja i akceptacja dokumentów na smartfonie? Mamy to! Czy to w delegacji, czy pracując zdalnie, zaakceptujesz lub zarejestrujesz dokument prosto i szybko – w aplikacji Streamsoft Prestiż ERP mobile, w ramach opcji DMS mobile. Warto poznać bliżej to rozwiązanie!
