Moduł DMS


Efektywne zarządzanie dokumentacją

Moduł DMS


Efektywne zarządzanie dokumentacją

DMS

Przeznaczony do zarządzania dokumentami firmowymi. Obiegom DMS podlegają zarówno dokumenty wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Możliwe jest określenie tzw. ścieżki akceptacyjnej. Moduł posiada rozwinięte repozytorium dokumentacji.

Wspiera procesy związane z:

  • Rejestracją oraz akceptacją dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych według określonej ścieżki
  • Wyszukiwaniem oraz przeglądaniem dokumentacji zewnętrznej dołączonej do obiektów systemowych
  • Sprawnym dostępem do dokumentacji:
    • kartotek towarowych
    • kontrahentów
    • technicznej
    • zleceń reklamacyjnych i serwisowych
  • Określeniem wybranych atrybutów dla dokumentu, m.in.:
    • możliwość określenia sygnatury
    • wprowadzenia dodatkowego opisu
    • zdefiniowania cech
    • uprawnień dla poszczególnych osób
  • Wprowadzeniem wybranych dokumentów systemowych w tryb powiązany

Interfejs systemu

Obszary funkcjonalne modułu

Akceptacja dokumentów

Akceptacji podlegają dokumenty systemowe, pochodzące z obrotu handlowo-magazynowego oraz rozrachunków. Wystawione dokumenty, dla których zdefiniowano ścieżkę akceptacyjną, wpadają w nią, jeśli spełniają kryteria określone przy definiowaniu procesu.

W module istnieje także możliwość procesowania dodatkowych obiektów systemowych (np. kontrahenci, technologie produkcyjne).

Obieg dokumentów

Czyli tzw. „Sekretariat”, który zapewnia rejestrację w systemie wszelkich dokumentów zewnętrznych, które mogą po zeskanowaniu zostać załączone bezpośrednio do rejestrowanego dokumentu.

Przy rejestracji dokumentów zewnętrznych system wykorzystuje mechanizm pól predefiniowanych. O tym, które z nich są wymagane do wypełnienia, decyduje typ wprowadzanego dokumentu.

Dla dokumentów zewnętrznych możliwe jest również określenie dodatkowych słowników (właściwości), które mogą mieć później przełożenie na dokumenty w module Finanse i Księgowość oraz rejestrację pozycji kosztowych. W efekcie uzyskamy dokument finansowo-księgowy posiadający określone pozycje kosztowe i gotowy do dekretacji.

Obiekty z modułu DMS mogą być łączone z dokumentacją w modułach Handlowo-Magazynowym oraz Finanse i Księgowość (również w sposób automatyczny).

Obieg dokumentów także może podlegać akceptacji. W tym przypadku, po uprzedniej rejestracji, dokumenty wpadają w ścieżkę akceptacyjną według wcześniej określonych parametrów. Na poszczególnych etapach dokument może zostać zaakceptowany i przekazany dalej w ścieżce akceptacji lub zwrócony do „nadawcy” w celu uzupełnienia informacji.

Każda zmiana etapu skutkuje pojawieniem się w systemie alertu dla wybranej osoby lub grupy osób (komunikat w systemie, e-mail lub SMS).

Szablony dokumentów firmowych

To funkcjonalność pozwalająca skatalogować dokumenty firmowe. Moduł zezwala na podział według typów w dowolnie określonym szablonie, np. wzór oferty, wzór protokołu z prac etc.

Do każdego szablonu można nadać uprawnienia wybranym osobom, co pomaga uniknąć nieautoryzowanych zmian. Co więcej, nowe dokumenty mogą być tworzone na podstawie istniejących szablonów, co znacząco przyśpiesza pracę.

Jednocześnie w module wprowadzono funkcjonalność wersjonowania dokumentacji – przy zmianie szablonu można zarejestrować „nową wersję”. W widoku głównym podpowiadany jest aktualny szablon, a wcześniejsze kopie zachowane są w historii.

Integracja z platformą OCR*
* (ang. optical character recognition – optyczne rozpoznawanie znaków)

Funkcjonalność szczególnie przydatna w firmach obsługujących dużą ilość dokumentów kosztowych. Umożliwia grupową wysyłkę zeskanowanych dokumentów (np. faktury) do platformy OCR, gdzie następuje ich przetworzenie z postaci graficznej do formy, która jest możliwa do zarejestrowania w module DMS, od razu z nadaniem odpowiedniej ścieżki akceptacji.

Umów bezpłatną prezentację systemu

Umów się z naszym konsultantem na bezpłatną prezentację systemu ERP.

Przedstawimy oferowane przez nas rozwiązania, dobrane pod kątem specyfiki branży, w której działa firma. Prezentacja jest jedną z najbardziej efektywnych form uzyskania informacji o możliwościach systemu ERP i korzyściach po jego wdrożeniu.

Wypełnij poniższy formularz:

Informacje o firmie

Nazwa firmy:
Branża:

Miejscowość:

Dane kontaktowe


Imię i Nazwisko:

Adres e-mail:

Numer telefonu:

Twoich danych użyjemy tylko do kontaktu z Tobą.

Dodatkowe informacje

W polu poniżej możesz zostawić wiadomość dla naszego konsultanta.


Chcę otrzymywać informacje marketingowe i merytoryczne dotyczące produktów Streamsoft z wykorzystaniem: adresu e-mailnumeru telefonu