Jak wybrać system ERP?

Przy wyborze systemu ERP (ang. Enterprise Resource Planning) pomaga określenie kierunku, w jakim podąża firma, np. to, czy planuje ekspansję zagraniczną. A jeżeli nie to, czy zamierza może, otworzyć nowe oddziały.

Skuteczne działania przedsiębiorstw zależą często od współpracy z jej otoczeniem i innymi programami. M.in.: bankami, systemami płatności, kurierskimi itd. Dlatego wybierając system ERP, należy zwrócić uwagę, z jakich integracji obecnie korzystamy – po to, aby postawić później na narzędzie, które oferuje ich dostateczny zakres. Poza tym, wraz z rozwojem organizacji zazwyczaj pojawia się konieczność rozszerzenia współpracy, np. o dostawców zagranicznych. Warto o tym pamiętać decydując się na konkretny system ERP.

Potrzeby branży e-commerce różnią się od potrzeb firm produkcyjnych, czy dystrybucyjnych. Dlatego wybierając system ERP, należy zwrócić uwagę, czy ten, który chcemy wybrać, sprawdza się w naszej branży.

Z drugiej strony przedsiębiorcy myślą o wdrożeniu systemu ERP zazwyczaj, kiedy szukają możliwości usprawnienia konkretnych procesów, czy zapewnienia spójności w zarządzaniu kluczowymi procesami w firmie, np. w planowaniu produkcji. Dlatego poza „branżowością” systemu istotne są konkretne funkcje. Zdarza się, że dany ERP optymalizuje np. cały proces produkcyjny, ale nie zapewnia sprawnej kontroli jakości, a to właśnie na tym najbardziej zależy danej firmie, która notuje wiele reklamacji, ponieważ brakuje jej narzędzia umożliwiającego weryfikację produktów na każdym etapie.

Inny przykład? Firmie e-commerce zależy na szybkiej wysyłce zamówień, a taką zapewnia m.in. skuteczna logistyka. Wtedy, w pierwszej kolejności należy wdrożyć moduł WMS. Rozwiązanie wspiera przepływ towaru przez magazyn na każdym etapie i zmniejsza ilość błędów przy wysyłce, pozwalając na sprawną i zautomatyzowaną weryfikację.

Rynek oferuje systemy dopasowane do przedsiębiorstw różnej wielkości. Średniej wielkości biznes nie potrzebuje wsparcia ERP przeznaczonych dla korporacji. Dlatego przed podjęciem decyzji o zakupie warto sprawdzić (np. na stronie dostawcy), do kogo producent oprogramowania kieruje swoje rozwiązania.

Dlaczego to ważne?

Bo uchroni kupującego przed przekroczeniem ustalonego budżetu.

Współczesny rynek jest dynamiczny. Firmy, aby zachować przewagę konkurencyjną, powinny sprawnie adaptować się do nowych realiów. Poza tym może biznes rozrośnie się i zacznie sprzedawać na nowych rynkach. Wtedy wsparcie zapewni system ERP, który jest elastyczny i gotowy na rozwój.

Czyli jaki?

Dobre oprogramowanie ERP składa się z modułów, które można wdrażać na raz lub po kolei, stopniowo optymalizując kolejne obszary firmy. Moduły systemu pozwalają szybko rozwinąć firmie nowe funkcjonalności.

Co jeszcze zapewnia elastyczny system ERP?

Skalowalność i możliwość wdrażania rozwiązań dedykowanych. To ważne, bo oprócz standardowej wersji firma może w przyszłości potrzebować wdrożenia zupełnie nowych funkcji. Z kolei skalowalność pozwala systemowi rozwijać się wraz z firmą, np. kiedy przybywa zamówień i danych. Pomagają w tym systemy ERP przystosowane do pracy na big data, zdolne do obsługi zarówno kilku tysięcy zamówień, jak i kilkudziesięciu.

To jeden z najważniejszych elementów, które trzeba uwzględnić przy wyborze systemu ERP. Od czego zależy koszt wdrożenia systemu ERP? M. in od aktualnego zaplecza IT, zakresu integracji, od tego, jakie moduły zostaną wdrożone, a w końcu od wybranego modelu zakupu. Dostępne są 2 modele zakupu systemu ERP

Popularny model zakupu, w którym klient kupuje licencję systemu ERP na własność i korzysta z niej bez ograniczeń. Później płaci za aktualizacje systemu i usługi związane z jego utrzymaniem.

Ten model wiąże się z większym jednorazowym wydatkiem. Poza tym decydując się na zakup licencji, firma musi posiadać rozwiniętą infrastrukturę IT i solidny dział informatyczny.  Czasami wymaga to zakupu dodatkowych serwerów, czy sprzętu komputerowego i generuje dodatkowe koszty.

W tym modelu klient wynajmuje licencję systemu (ASP), która jest instalowana na serwerach wskazanych przez klienta.

Wybierając ten model, firma korzysta z systemu ERP za pośrednictwem „chmury”, a o bezpieczeństwo dba jego dostawca. Wymaga to ciągłego dostępu do szybkiego internetu, który pozwoli utrzymywać stałą łączność z serwerem producenta.

Każde rozwiązanie ma określone wady i zalety. Firmom, którym zależy na łatwej skalowalności ilości użytkowników, sprzyja model abonamentowy ASP, w którym za utrzymanie infrastruktury odpowiada dostawca. Z kolei model tradycyjny sprawdza się w firmach o stabilnej sprzedaży, które w ciągu roku nie notują większych zmian w popycie.

Trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, ile kosztuje system ERP, ale warto poznać wszystkie składowe ceny i uniknąć ukrytych opłat. Dzięki temu dowiemy się, czy zakup konkretnego systemu mieści się w zakładanym budżecie.

Warto jeszcze pamiętać, że na cenę systemu ERP wpływają też koszty wdrożenia, które zależą od trwania i złożoności tego procesu oraz koszty utrzymania. Z czego składa się wdrożenie? Projekt wdrożeniowy, instalacja infrastruktury oraz rozwiązań dedykowanych, migracji danych, a także szkolenia i dalszej asysty, która trwa ok. 3 miesięcy.

Procesy wdrożenia systemu ERP są złożone, dlatego warto postawić na dostawcę, który oferuje wsparcie na każdym etapie wdrożenia i zapewnia sprawną asystę powdrożeniową. Wtedy przedsiębiorca zyskuje pewność, że proces przebiegnie sprawnie i stosunkowo szybko. Pozwoli to uniknąć dodatkowych kosztów.

Sprawny przebieg wdrożenia zapewniają dostawcy z długoletnim doświadczeniem wdrożeniowym i solidnymi referencjami. Takie zalety posiada też Streamsoft, czyli polski producent i dostawca systemu ERP obecny na rynku od ponad 33 lat.

Główne produkty tego producenta skierowane są dla firm produkcyjnych, handlowych i usługowych) oraz dla nowoczesnej sprzedaży retail,  e – commerce oraz omnichannel 

Systemy ERP zapewniają m.in. :

• Pełna kontrola kosztów: Z rozróżnieniem na działy, która pozwala np. poznać wydajność procesu produkcyjnego, handlowego, czy logistycznego itd.
• Sprawna współpraca w obrębie całej firmy: Zapewnia to jedna, spójna baza danych dla wszystkich obszarów przedsiębiorstwa. Jak to wygląda w praktyce? Każda informacja rejestrowana w konkretnym obszarze, np. na produkcji, jest też widoczna dla pracowników magazynu, kadr i płac itd.
• Szybsze wprowadzanie i obieg dokumentów oraz danych: To możliwe dzięki automatyzacji powtarzalnych czynności. Przykład? Akceptacja faktury przebiega sprawnie dzięki optymalnym ścieżkom akceptacji.

Nawet najlepsze rozwiązanie warto sprawdzić przed zakupem. Jak to zrobić? Pomoże w tym prezentacja systemu ERP pod okiem doświadczonych konsultantów, którzy odpowiedzą na twoje pytania. Dzięki prezentacji prześledzisz wygląd poszczególnych interfejsów w danym systemie ERP i poznasz jego ogólne działanie.

Wgląd w mocne strony rozwiązania pomaga ocenić, czy narzędzie spełnia oczekiwania i ułatwia wybór odpowiedniego systemu ERP.

Tak więc zanim zdecydujesz się na wdrożenie ERP, umów się na bezpłatną prezentację.