Przedsiębiorca, który chciał zweryfikować swojego kontrahenta, zwłaszcza przed podpisaniem większego kontraktu, sprawdzał przedsiębiorcę w ten sposób, że wymagał dostarczenia odpisu KRS lub zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej, oraz zaświadczenia o rejestracji do VAT w urzędzie skarbowym. Pozyskanie tych dokumentów zabierało i pieniądze, i czas. Obecnie przedsiębiorcy mają dużo większe możliwości sprawdzenia kontrahenta w dosłownie kilka minut, za pomocą narzędzi online udostępnionych przez urzędy.
Jeżeli przedsiębiorca jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, można dane jego firmy sprawdzić w rejestrze CEIDG. Wystarczy wejść na stronę www.firma.gov.pl i w zakładce „znajdź przedsiębiorcę” wpisać dowolną informację, np. nazwisko i adres. Z tego systemu CEIDG, prowadzonego prze Ministerstwo Gospodarki, dowiemy się m.in. jaka jest dokładna nazwa firmy, czy przedsiębiorca nie zawiesił działalności, jakiego rodzaju działalność ma zarejestrowaną. Co ważne, wydruk z tej wyszukiwarki ma status dokumentu urzędowego.
Dokładnie na tych samych zasadach funkcjonuje wyszukiwarka firm, które są zarejestrowane w KRS. Znajdziemy ją na oficjalnych stronach Ministerstwa Sprawiedliwości, pod adresem Portal Rejestrów Sądowych (ms.gov.pl)
Ministerstwo Finansów ma też ciekawą ofertę sprawdzania podmiotów gospodarczych online. Na Portalu Podatkowym można sprawdzić zarówno status firmy do celów VAT, jak i – co jest nowością – sprawdzić numer NIP. Sprawdzenia tego warto dokonać za każdym razem przed zawarciem transakcji znacznej wartości, a szczególnie polecamy używanie wyszukiwarki statusu VAT dla firm, które uczestniczą w transakcjach typu „odwrotne obciążenie”. Zakładki prowadzące do formularzy elektronicznych sprawdzających status firmy w podatku VAT, VAT-UE oraz poprawność numeru NIP znajdziemy na stronie Portalu Podatkowego http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp lub bezpośrednio na stronie Ministerstwa Finansów http://www.finanse.mf.gov.pl.