Planowanie Produkcji w Excelu: czy to zawsze dobre rozwiązanie?

Microsoft Excel zadebiutował na rynku w 1987, szybko zyskując popularność. Obecnie wraz z programami Word, Outlook, OneNote i PowerPoint tworzy podstawowy pakiet biurowy Microsoft. Próbna wersja Excel’a jest dostępna w każdy systemie operacyjnym Windows. Między innymi dlatego jest to jedna z najbardziej rozpoznawalnych aplikacji biurowych na świecie. Dostępność i bogata funkcjonalność narzędzia sprawiają, że z sukcesem stosują go w codziennej pracy przedstawiciele różnych branż i dziedzin m.in. edukacji, nauki, biznesu.

Excel umożliwia tworzenie arkuszy kalkulacyjnych, które ułatwiają zarządzanie danymi i wykonywanie rozmaitych obliczeń. Dzięki wbudowanym formułom można m.in. sumować, mnożyć czy zaokrąglać wartości w poszczególnych komórkach. Użytkownicy znajdą w narzędziu również zestaw gotowych szablonów (np. oś czasu projektu, rachunek zysków itd.) pomocnych w realizacji różnorodnych projektów np. biznesowych, finansowych itp. W ich realizacji pomaga także możliwość wizualizacji danych w formie czytelnych wykresów, schematów czy tabel.

Planiści produkcyjni często używają Excela do porządkowania danych produkcyjnych. Zapasy, braki czy proponowane ilości surowców do zakupu – wszystko można wpisać w komórki i przeliczyć. Podobnie z planowaniem kolejności realizacji zleceń i ustalaniem kalendarza pracy zasobów.

Wydaje się więc, że wszystko zawsze przebiega gładko. Niezupełnie. Organizacja procesu wytwórczego o dużym wolumenie może trwać długo i skutkować wąskimi gardłami.

Dlaczego?

Aby rozjaśnić tę kwestię, warto przybliżyć cechy nowoczesnej produkcji.

Planowanie produkcji w nowoczesnej firmie wymaga kompleksowych i zintegrowanych działań oraz zaangażowania różnych działów okołoprodukcyjnych przedsiębiorstwa, np. sprzedaży, marketingu i zaopatrzenia. Sam proces składa się natomiast z trzech głównych elementów: prognoz, planu sprzedaży i szczegółowego planu produkcji. Poniżej omówimy każdy z nich.

Prognozy tworzy dział marketingu, uwzględniając zasięg kampanii promocyjnych oraz np. plany poszerzenia oferty produktowej. Równie istotną rolę odgrywa analiza rynku i preferencji konsumenckich. W końcu artykuł jest przygotowywany z myślą o przyszłych użytkownikach.

Plan sprzedaży powstaje na bazie prognoz marketingowych oraz zamówień. Za jego kształt odpowiadają zarówno szeregowi pracownicy, jak i dyrektorzy czy kierownicy działu handlowego. Ważne, żeby uwzględniać tu różne kanały sprzedaży i podaż w poprzednich okresach (np. w ostatnim kwartale czy roku). Wówczas proponowane ilości nie są przeszacowane.

Warto zaznaczyć, że na tym poziomie artykuły zagregowane są jeszcze w tzw. grupy produktowe, które odpowiadają ogólnym kategoriom, np. buty, samochody itd.

Z kolei plan produkcji powstaje na podstawie planu sprzedaży. Cechuje go wysoki poziom szczegółowości, określa się w nim, jakie wyroby oraz w jakich ilościach mają zostać wytworzone. Innymi słowy, na tym etapie szacunkowe dane to za mało, liczą się konkrety, które można przełożyć na realizację poszczególnych zleceń produkcyjnych i wykaz materiałów potrzebnych do produkcji. Ze względu na precyzję ogólne kategorie zastępują tu pojedyncze indeksy.

Ze względu na specyfikę Excela, który nie został stworzony z myślą o rozbudowanych projektach produkcyjnych, realizacja zintegrowanego planu produkcji może być wyzwaniem.

• Kontrola dziesiątek stron i setek arkuszy

W Excelu rozbudowane plany produkcji mogą składać się z setek powiązanych arkuszy. Głównie dlatego, że wymagają one dostępu do pełnych informacji o technologiach czy strukturach wyrobów – BOM (Bill of materials) potrzebnych do budowania precyzyjnych planów materiałowych. Oznacza to, że główny arkusz stopniowo zyskuje kolejne komórki, siatki czy podstrony, więc jego analiza zabiera często dużo czasu.

• Ręczna aktualizacja danych

Konieczność ręcznego wprowadzania danych sprawia, że utrzymanie spójności i aktualności informacji stanowi wyzwanie, zwłaszcza w branżach, gdzie powstaje ich dużo, a popyt często się zmienia (np. zależy od mody). Zmiana popytu pociąga za sobą konieczność edycji planów sprzedażowych i produkcyjnych. To z kolei wymaga ręcznej modyfikacji ilości na poszczególnych poziomach. Dodatkowo proces wydłuża fakt, że w tym samym czasie plik może edytować wyłącznie jedna osoba.

• Agregowanie danych z różnych okresów

Przy obliczeniach uwzględniających dane z dawniejszych okresów (np. kwartałów) stosuje się odpowiednie mechanizmy agregowania, których w Excelu brak. Dlatego w większych firmach, z bogatym zasobem danych handlowych, tego typu obliczenia mogą wymagać ręcznego przeszukiwania archiwalnych arkuszy… i trwać zdecydowanie dłużej.

Polecanym systemem, który pomaga w organizacji wieloetapowego procesu planowania jest ERP Streamsoft Prestiż. Oprogramowanie ma jedną wspólną bazę danych, dzięki temu wszystkie działy firmy korzystają z aktualnych informacji. Ta spójność przekłada się na szybkość i efektywność działań.

Działy definiują przypisane im sekcje arkusza zgodnie z odpowiadającym im horyzontem planistycznym (np. sprzedaż – 1 rok, produkcja – 4 tygodnie), więc prognozy sprzedaży skoncentrowane są na długookresowych działaniach. A plany produkcji ukierunkowane na realizację krótkoterminowych celów.

Co więcej, istnieje możliwość bieżącego przeliczania wartości na każdym poziomie.  Przykład? Wzrosły prognozy, więc zwiększył się także wolumen produkcji. Dzięki dostępnemu w systemie algorytmowi deagregacji (mechanizm dedykowany) można szybko rozbijać grupy produktowe na pojedyncze indeksy i tym samym modyfikować plan produkcji. Umożliwia to szybką reakcję na wszelkie zmiany na rynku.

Warto podkreślić, że algorytm uwzględnia przy tym dane z poprzednich okresów, analizując np. faktury sprzedażowe za ostatni rok. Dzięki temu ilości zagregowane w planie są zgodne z planami zakupów, co przekłada się na wykonalny i realistyczny harmonogram produkcji.

Przedsiębiorcy, którzy wdrożyli system Streamsoft Prestiż, zauważyli szereg korzyści. Lepsza organizacja procesu wytwarzania przełożyła się na większą efektywność oraz krótszy czas realizacji poszczególnych zadań.

Interesuje Cię więcej informacji na temat systemu Streamsoft Prestiż, który z sukcesem stosuje już ponad 500 firm produkcyjnych? Pobierz katalog modułu Zarządzanie Produkcją i sprawdź, jak system ERP wspiera przedsiębiorstwo w osiąganiu wysokich wyników.