Faktura otrzymana z opóźnieniem

Podstawową zasadą obowiązującą podatników prowadzących Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów jest to, że koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Oznacza to, że wydatek powinien być ujęty w kosztach uzyskania przychodów w tym samym roku podatkowym, w którym został faktycznie poniesiony.

Dodatkowo przedsiębiorcy rozliczający się w oparciu p PKPiR w celu rozliczenia poniesionych wydatków stosują przepis art. 22 ust. 6b ustawy o PIT zgodnie z którym za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Przepis ten budził wątpliwości podatników i księgowych, dlatego zasady rozliczenia faktur kosztowych otrzymanych z opóźnieniem wyjaśniono w interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 23 lutego 2023 roku nr DD2.8202.3.2022.

MF wyjaśniło że przepis art. 22 ust. 6b ustawy PIT precyzuje dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu przez podatników prowadzących PKPiR, co pozwala na rozliczenie tego kosztu przy obliczaniu dochodu (straty) w konkretnym roku podatkowym. Przepis ten nie oznacza jednak, że podatnik ma prawo do potrącenia tego kosztu tylko w dniu wystawienia dowodu stanowiącego podstawę ujęcia kosztu w PKPiR. W konsekwencji oznacza to, że dowód stanowiący podstawę do ujęcia kosztu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w późniejszym terminie, może być zaksięgowany w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego. Powinno to jednak nastąpić do końca danego roku podatkowego, w którym koszt ten może być potrącony.

Przykład 1

Pan Adam prowadzi działalność handlową i rozlicza się na zasadach ogólnych, prowadząc PKPiR. 5 sierpnia 2024 roku zakupił usługę marketingową, jednak fakturę za ten zakup otrzymał z opóźnieniem – dopiero 22 września 2024 roku. W związku z tym faktura dotarła do niego już po sporządzeniu PKPiR za sierpień oraz po zapłaceniu zaliczki na podatek dochodowy za ten miesiąc.  Czy Pan Adam może ująć fakturę zakupu w PKPiR we wrześniu, czyli w dacie otrzymania faktury stanowiącej podstawę do zaksięgowania kosztu w księdze?

Tak, w razie otrzymania faktury zakupu z opóźnieniem Pan Adam prowadzący PKPiR może ująć fakturę dokumentującą dokonany zakup we wrześniu, czyli w miesiącu w którym otrzymał dowód stanowiący podstawę do ujęcia kosztu w księdze. Należy pamiętać, że ujęcie kosztu w PKPiR powinno nastąpić do końca danego roku podatkowego, w którym koszt ten może być potrącony. Jeżeli zatem zakup został dokonany w sierpniu 2024 roku, to wydatek może zostać zaksięgowany w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów tylko w 2024 roku, niezależnie od daty otrzymania faktury potwierdzającej zakup. Jak wyjaśnia Minister Finansów w przytoczonej powyżej interpretacji, księgując ten dowód w PKPiR, w kolumnie drugiej podatnicy wpisują datę zdarzenia gospodarczego. Zgodnie z objaśnieniami do PKPiR, jest to dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). Zatem, późniejsze wpisanie danego kosztu nie powoduje zmiany daty jego poniesienia, o której mowa w art. 22 ust. 6b ustawy PIT. Dodatkowo w przypadku faktury otrzymanej z opóźnieniem i wykazanej w podatkowej księdze w miesiącu jej otrzymania, w kolumnie 17 „Uwagi”, można opisać przyczyny późniejszego ujęcia danego kosztu w prowadzonej księdze.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Przy czym prawo do odliczenia VAT powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Oznacza to, że prawo do odliczenia VAT powstaje wówczas, gdy powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów/usług, ale podatnik nabywający te towary/usługi musi także dysponować fakturą VAT dokumentującą ich nabycie. Dodatkowo, jeżeli podatnik nie dokona odliczenia w okresie rozliczeniowym, w którym nabył prawo do odliczenia VAT, to może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za:

• jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych – w przypadku rozliczenia miesięcznego;
• jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych – w przypadku rozliczenia kwartalnego.

Dokonując odliczenia podatku naliczonego, należy mieć także na uwadze ogólne zasady odliczenia podatku VAT określone w art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, na mocy tego przepisu czynnemu podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Przykład 2

Pani Katarzyna prowadzi działalność usługową. 10 grudnia 2024 roku zleciła naprawę sprzętu, a usługa została zrealizowana tego samego dnia. Pani Katarzyna jest czynnym podatnikiem VAT, rozlicza VAT miesięcznie, a nabycie miało związek z działalnością opodatkowaną. Fakturę za wykonaną usługę Pani Katarzyna otrzymała 10 stycznia 2025 roku, data wystawienia faktury to także 10 stycznia 2025 roku. Kiedy Pani Katarzyna może odliczyć VAT z tej faktury?

Pomimo, że obowiązek podatkowy u sprzedawcy nastąpił w grudniu 2024 roku, to Pani Katarzyna nabyła prawo do odliczenia VAT dopiero w miesiącu otrzymania faktury, czyli pliku JPK JPK_V7M za styczeń 2025 roku.