Mały podatnik w VAT - czy warto?

Zgodnie z art. 2 ust. 25 ustawy o podatku od towarów i usług przez małego podatnika rozumie się podatnika podatku od towarów i usług:

1. a) u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro,
2. b) prowadzącego przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzającego funduszami inwestycyjnymi, zarządzającego alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będącego agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45.000 euro

– przy czym przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1.000 zł.

Oznacza to, że w celu uzyskania statusu małego podatnika VAT pozwalającego na korzystanie z przywilejów takich jak metoda kasowa czy kwartalne rozliczenie VAT, przedsiębiorca musi spełniać określone kryteria, przede wszystkim dotyczące rocznych obrotów. Całkowita wartość sprzedaży włącznie z podatkiem VAT, nie może przekroczyć limitu 2 000 000 euro, przeliczanego na złote według średniego kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października poprzedniego roku podatkowego w zaokrągleniu do 1 000 zł. Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność maklerską, limit ten wynosi 45 000 euro.

Limit uprawniający do korzystania ze statusu małego podatnika w 2024 roku wynosi 9 218 000 zł. Zgodnie z tabelą nr 190/A/2023 z dnia 2 października 2023 roku, kurs euro wynosił 4,6091 zł, zatem ustalając limit należy dokonać następujących obliczeń:

2 000 000 euro × 4,6091 zł = 9 218 200 zł.

Ostatecznie równowartość 2 000 000 euro po zaokrągleniu do 1 000 zł wynosi 9 218 000 zł.

Limit uprawniający do korzystania ze statusu małego podatnika w 2024 roku dla przedsiębiorców prowadzących działalność maklerską wynosi 207 000 zł (45 000 euro x 4,6091 zł = 207 409,5 zł ≈ ≈ 207.000 zł).

Mali podatnicy VAT mają możliwość wyboru kwartalnego rozliczania VAT, co jest jedną z istotnych preferencji podatkowych przysługujących tej grupie przedsiębiorców. Czynni podatnicy VAT rozliczający się kwartalnie, sporządzają i składają plik JPK_V7K. Możliwość kwartalnego rozliczania VAT zmniejsza częstotliwość regulowania zobowiązań z tytułu podatku VAT. Jest to korzystne szczególnie dla firm, które mają nieregularne wpływy lub działają sezonowo, ponieważ mogą dłużej dysponować środkami finansowymi przed koniecznością zapłaty podatku. Kwartalne rozliczenie zmniejsza również częstotliwość formalności, co przekłada się na uproszczenie procesów księgowych.

Trzeba jednak pamiętać, że kwartalne rozliczenie VAT nie zwalnia z obowiązku comiesięcznego sporządzania i składania części ewidencyjnej pliku JPK czy informacji podsumowującej VAT-UE. W praktyce oznacza to, że podatek do zapłaty lub ewentualną nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym, ustala się kwartalnie na podstawie sporządzonej części deklaracyjnej pliku JPK, jednak rejestry sprzedaży i zakupu muszą być prowadzone na bieżąco, co umożliwi sporządzenie części ewidencyjnej pliku JPK i w razie potrzeby także informacji podsumowującej VAT-UE za każdy miesiąc danego kwartału.

Za ostatni miesiąc kwartału podatnicy muszą złożyć nie tylko część ewidencyjną, ale również część deklaracyjną pliku JPK. Oprócz standardowego raportowania transakcji, trzeba wówczas rozliczyć także należny podatek VAT za cały kwartał.

Należy mieć na uwadze, że mali podatnicy mogą zdecydować się na kwartalne rozliczanie VAT tylko pod warunkiem, że minęło co najmniej 12 miesięcy od momentu ich rejestracji jako czynni podatnicy VAT. Aby skorzystać z tej opcji, przedsiębiorca musi złożyć odpowiednie zgłoszenie do urzędu skarbowego (aktualizację formularza VAT-R), informując o zamiarze zmiany częstotliwości rozliczeń najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy złożona kwartalna deklaracja podatkowa.

Metoda kasowa to rozwiązanie, które może być stosowane przez małych podatników VAT. Zasady stosowania metody kasowej określone zostały w art. 21 ustawy o VAT. Istotą metody kasowej jest to, że obowiązek podatkowy w odniesieniu do dokonywanych przez podatnika dostaw towarów i świadczenia usług powstaje:

1) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty – w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny,

2) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi – w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu innego, niż czynny podatnik VAT.

Przy czym otrzymanie zapłaty w części, powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części. Trzeba mieć na uwadze, że metoda kasowa musi być stosowana zarówno do rozliczania podatku należnego, jak i do podatku naliczonego. Oznacza to, że nie tylko podatek VAT z tytułu sprzedaży jest odprowadzany dopiero po otrzymaniu zapłaty od kontrahenta, ale także odliczenie VAT naliczonego z tytułu dokonanych zakupów, następuje dopiero po uregulowaniu należności wobec dostawcy.

Wybór metody kasowej następuje po uprzednim zawiadomieniu na piśmie naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który podatnik będzie stosował tę metodę. Stosowanie metody kasowej wiąże się także z kwartalnym rozliczeniem VAT, dzięki czemu podatek VAT odprowadzany jest do urzędu skarbowego co kwartał, co powoduje jednak konieczność zapłaty jednorazowo większej kwoty VAT niż ma to miejsce przy standardowym rozliczeniu VAT w okresach miesięcznych.

Przykład

Przedsiębiorca, będący małym podatnikiem, wystawia fakturę za usługę dla innego czynnego podatnika VAT 15 września z datą sprzedaży 10 września, termin płatności ustalony został na 60 dni. Kontrahent dokonał płatności 5 listopada 2024 roku. Gdyby przedsiębiorca rozliczał się według zasad ogólnych, obowiązek zapłaty VAT powstałby już za wrzesień, co oznaczałoby konieczność uiszczenia podatku VAT do 25 października, mimo że nie otrzymałby jeszcze zapłaty od kontrahenta. Stosując metodę kasową, przedsiębiorca ma jednak możliwość odroczenia płatności VAT do momentu, gdy faktycznie otrzyma środki od kontrahenta. Skoro kontrahent uregulował płatność w listopadzie, to przedsiębiorca będzie musiał zapłacić VAT dopiero w terminie rozliczenia za czwarty kwartał, czyli do 25 stycznia następnego roku. Dzięki temu firma unika konieczności finansowania podatku z własnych środków, co znacząco poprawia jej płynność finansową, szczególnie w sytuacjach, gdy klienci korzystają z dłuższych terminów płatności.

Decydując się na metodę kasową należy mieć na uwadze, że mały podatnik może zrezygnować z metody kasowej, nie wcześniej jednak niż po upływie 12 miesięcy, w trakcie których rozliczał się tą metodą, po uprzednim zawiadomieniu na piśmie naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do końca kwartału, w którym stosował tę metodę. Mały podatnik traci prawo do rozliczania podatku metodą kasową, począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym przekroczył limit małego podatnika VAT.