Każdy pracodawca powinien przygotować na początku roku plan urlopów. Warto podkreślić, że jest to obowiązek pracodawcy a nie pracowników. Oczywiście pracodawca powinien przy tym planowaniu wziąć pod uwagę:

  • organizację pracy, sezonowość itp. specyfikę występującą w danej organizacji,
  • konieczność zapewnienia obsady w sezonie urlopowym,
  • wymiar urlopu przysługującego poszczególnym pracownikom,
  • spodziewane nieobecności z tytułu urlopów macierzyńskich, rodzicielskich, szkoleniowych, delegacji itp.,
  • wnioski pracowników.

Wnioski pracowników na powyższej liście zostały wymienione na ostatniej pozycji, chociaż u niejednego pracodawcy jest to niemal wyłączna podstawa tworzenia planu urlopów.

Plan urlopów nie jest jednak bezwzględny. Oznacza to, że – u zdecydowanej większości pracodawców – późniejsze korzystanie z urlopu, wpisanego do planu urlopów, i tak musi być poprzedzone zatwierdzeniem przez pracodawcę wniosku urlopowego pracownika. Innymi słowy, zatwierdzenie wniosku pracownika poprzez wpisanie urlopu do planu urlopów, nie jest jeszcze ostateczną zgodą na wykorzystanie urlopu przez pracownika we wskazanym terminie. Plan urlopów ma przede wszystkim charakter organizacyjny, porządkowy.

W planie urlopów, zgodnie z brzmieniem odpowiedniego przepisu Kodeksu Pracy, nie uwzględnia się jedynie tej cząstki z wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi, który może być wzięty w formie „na żądanie”. W praktyce trudno jest jednak zaplanować dokładnie 22 dni urlopu na cały rok, zwłaszcza pojedyncze dni. Dlatego też wielu pracodawców ogranicza się w planie urlopów do wpisania urlopów:

  • dłuższych, czyli co najmniej tygodniowych lub dwutygodniowych, aby urlopy pracowników na tych samych stanowiskach nie pokrywały się oraz była zapewniona zastępowalność pracowników, co szczególnie odnosi się to do terminów urlopów przypadających w ferie zimowe oraz w wakacje;
  • zaplanowanych odgórnie na czas przerw technologicznych, aby pracownicy potrzebni w tym czasie byli na pewno obecni, a pozostali – mieli „odłożoną” na ten czas część z wymiaru urlopowego;
  • krótkich, a nawet jednodniowych urlopów, przypadających na terminy okołoświąteczne, tj. 24 grudnia czy 2 maja – w tych firmach, które muszą prowadzić działalność w te dni, a wielu pracowników mogłoby być zainteresowanych wolnym w tym czasie.

W planie urlopów pracodawca wpisuje urlopy wypoczynkowe, niemniej jednak przy układaniu tego planu trzeba uwzględnić nieobecności pracowników z innych tytułów czy powodów, o ile informacje te są pracodawcy znane.