Jak planować urlopy?

Prawie każdemu pracownikowi (pozostającemu w stosunku pracy) przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego, który ma obowiązek wykorzystać urlop do 30 września następnego roku.

Urlop wypoczynkowy jest niezbywalny. To oznacza, że nie można jego wymienić na jakikolwiek ekwiwalent pieniężny.

Jednakże, gdy z pracownikiem zostaje rozwiązana umowa, a do dnia rozwiązania nie wykorzystał on pełnego urlopu, wówczas należy mu się ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (niewykorzystany łącznie do dnia rozwiązania, ustania umowy o pracę).

Pracownik podejmujący pierwszą pracę uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Zgodnie z art. 154 § 1 i § 2 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277), zwanej dalej Kodeksem pracy wymiar urlopu wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Za urlop wypoczynkowy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie.

Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

Na gruncie dobrego zorganizowania pracy i wypoczynku pracowników oraz wypełnienia normy prawnej każdy pracodawca powinien przygotować:

• pod koniec poprzedniego roku, albo
• na początku roku

– plan urlopów.

W nawiązaniu do art. 163 Kodeksu Pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Plan urlopowy, choć układa pracodawca, to robi to w porozumieniu z pracownikami.
W tym celu:

• ogłasza termin składania propozycji urlopowych,
• zbiera preferowane terminy,

przypomina o urlopach zaległych.

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (e-mail, wewnętrzna sieć – komunikatory, systemy kadrowe, tablice ogłoszeń, inne).

Kodeks pracy nie narzuca żadnego formularza ani postaci, jaką powinien przybrać plan urlopowy. Warto natomiast, aby był utworzony w sposób przejrzysty i klarowny dla wszystkich stron, których dotyczy.

Plan urlopów ma charakter organizacyjny, porządkowy oraz wypełnienia normy prawnej.

Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.

Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Pracodawca planując pracownikom urlopy winien wziąć pod uwagę:

• profil działalności firmy (handlowy, usługowy, produkcyjny),
• otoczenie firmy (ile pracowników i na jakich stanowiskach dojeżdża do pracy a którzy są miejscowi),
• przedmiot (rodzaje) działalności firmy,
• organizację pracy,
• ciągłość (przerwy) pracy,
• okresy zwiększonej pracy – kwestia minimalnej, niezbędnej obsady do pracy oraz ich kompetencji,
• zastępstwa,
• sezonowość itp. specyfikę występującą w danej organizacji,
• konieczność zapewnienia obsady w sezonie urlopowym,
• wymiar urlopu przysługującego poszczególnym pracownikom (także urlop zaległy),
• spodziewane spiętrzenia nieobecności z tytułu urlopów macierzyńskich, rodzicielskich, szkoleniowych, delegacji itp.,
• wnioski pracowników.

O ile to możliwe, pojedynczy urlop dla danego pracownika powinien trwać przynajmniej 4-7 dni.

Warto zaznaczyć, iż pracodawcy, choć starają się trzymać planów urlopowych, to dopuszczają pewną elastyczność w zakresie jego modyfikacji lub zmiany.

Oznacza to, że – u zdecydowanej większości pracodawców – zmiany w terminie wykorzystania urlopów, wpisanych do planu urlopów i tak muszą być poprzedzone zatwierdzeniem przez pracodawcę wniosku urlopowego pracownika.

Zatwierdzenie wniosku pracownika poprzez wpisanie urlopu do planu urlopów nie jest jeszcze ostateczną zgodą na wykorzystanie urlopu przez pracownika we wskazanym terminie. Plan urlopów ma przede wszystkim za zadanie dostarczyć pracodawcy, ale i pracownikom, informacji o założeniach dotyczących terminów urlopowych.

W praktyce trudno jest zaplanować dokładnie 26 lub 20 dni urlopu na cały rok, zwłaszcza pojedynczych dni.

Dlatego też wielu pracodawców ogranicza się w planie urlopów do wpisania urlopów:

• dłuższych, czyli co najmniej 4-6 dniowych i dłuższych, aby urlopy pracowników na tych samych stanowiskach nie pokrywały się oraz była zapewniona zastępowalność pracowników, co szczególnie odnosi się to do terminów urlopów przypadających w ferie zimowe oraz w wakacje,
• zaplanowanych odgórnie na czas dłuższych przerw technologicznych, aby pracownicy potrzebni w tym czasie byli na pewno obecni, a pozostali mieli „odłożoną” na ten czas część z wymiaru urlopowego,
• krótkich, a nawet jednodniowych urlopów, przypadających na terminy okołoświąteczne, tj. 24 grudnia czy 2 maja – w tych firmach, które muszą prowadzić działalność w te dni, a wielu pracowników mogłoby być zainteresowanych wolnym w tym czasie.

W planie urlopów pracodawca wpisuje urlopy wypoczynkowe, niemniej przy układaniu tego planu trzeba uwzględnić nieobecności pracowników z innych tytułów czy powodów, o ile informacje te są pracodawcy znane.