Mariusz Smoliński
Ekspert ds. Technologii, Kierownik ds. Kluczowych Klientów
Optymalizacja kosztów produkcji jest jednym z kluczowych wyzwań dla współczesnych przedsiębiorców. Podpowiadamy, od czego zacząć, aby osiągać pozytywne rezultaty!
Co to są koszty produkcji?
W poczet kosztów produkcji wchodzą wszystkie środki poniesione na procesy wytwórcze, w tym wydatki na działania pomocnicze, np.: sprzedaż, transport czy promocje gotowych produktów.
Koszty produkcyjne dzielą się na:
- Koszty bezpośrednie: obejmują wydatki na materiały, wynagrodzenia, energię elektryczną oraz inne koszty ściśle związane z procesem wytwórczym.
- Koszty pośrednie: obejmują głównie wydatki wydziałowe (np. dotyczące prac remontowych), koszty promocji czy sprzedaży gotowych artykułów.
Zgodnie z inną klasyfikacją koszty dzielą się:
- Koszty stałe: to koszty, które pozostają na stałym poziomie niezależnie od wielkości produkcji, np. wartość ubezpieczeń.
- Koszty zmienne: są to koszty, które zmieniają się proporcjonalnie do wielkości produkcji, takie jak surowce czy energia.
Kiedy pojawia się myśl o optymalizacji kosztów produkcyjnych?
Wynika ona zazwyczaj z chęci utrzymania konkurencyjnej pozycji na rynku. Nawet jeśli obecnie firma osiąga duże korzyści, to przedsiębiorca szuka sposobów, które zagwarantują mu podobną pozycję w przyszłości.
Na czym polega optymalizacja kosztów produkcyjnych?
Optymalizacja kosztów produkcyjnych (ang. cutting cost) polega na wdrażaniu działań, mających na celu minimalizację wydatków przeznaczanych na procesy wytwórcze, m.in.:
- Eliminacja zbędnych zadań na hali: przedsiębiorca rezygnuje z operacji, które nie przynoszą wartości dodanej, np. wydruk dokumentów (wprowadza ewidencję elektroniczną). Jednocześnie dąży do zwiększenia efektywności pracowników, np. poprzez przemyślane systemy motywacyjne i poprawę ergonomii stanowisk pracy.
- Racjonalne planowanie zakupu surowców: dzięki tworzeniu precyzyjnych planów zakupów i dostaw surowców można zapobiegać kumulowaniu nadwyżek materiałowych. Pomagają w tym m.in. algorytmy obliczające określone minima zakupowe czy czas reakcji dostawców.
- Minimalizacja przestojów na produkcji: płynnej produkcji sprzyja m.in.: precyzyjny harmonogram działań (np. przemyślana kolejka zleceń, sprawne przezbrojenia maszyn) a także szybkie interwencje działu SUR (utrzymanie ruchu).
- Redukcja kosztów w innych obszarach działalności: oszczędności w sektorach powiązanych z działem produkcji, np. optymalizacja kosztów utrzymania magazynów czy innych miejsc, w których przechowuje się gotowe wyroby.
Od czego zacząć optymalizację kosztów produkcji?
Pierwszym krokiem na drodze do optymalizacji kosztów produkcyjnych jest poznanie źródeł poszczególnych wydatków oraz identyfikacja operacji i czynności, które generują ich najwięcej. Wówczas łatwiej opracować skuteczną strategię ich redukcji.
Jak to robić?
W tym celu warto zastosować nowoczesne systemy IT, które eliminują konieczność ręcznego gromadzenia danych, np. system ERP.
Rola systemu ERP w optymalizacji kosztów produkcji
Przykładem ERP, który przyspiesza gromadzenie i analizę danych o kosztach produkcji jest Streamsoft Prestiż. Oprogramowanie ma system meldunków zwrotnych, które umożliwiają sprawny transfer informacji o bieżącym postępie zlecenia produkcyjnego do kierowników hali (a później działów finansowych). Meldunki informują o ilości zużytych surowców czy ukończonych wyrobów, umożliwiając oszacowanie kosztów częściowych zlecenia nawet w toku procesu produkcji.
Podstawą takiego rozliczenia jest utworzony dokument RW (rozchód wewnętrzny), który pracownicy hali przekazują za pośrednictwem intuicyjnych dotykowych ekranów.
Równie istotna jest precyzyjna analiza wydatków uwzględniająca szczegółowe kategorie (oraz wiedza o różnicy między TKW a kosztami rzeczywistymi na poziomie poszczególnych składników). Sprawdzają się tu funkcje modułu Finanse i Księgowość systemu Streamsoft Prestiż.
Kompleksowa kontrola kosztów w systemie ERP
Moduł Finanse i Księgowość gwarantuje pełną kontrolę kosztów produkcyjnych. Umożliwia m.in. budowanie wielopoziomowych planów kont i dostarcza mechanizmów pomocnych w rozdzielaniu kosztów ogólnych na bardziej precyzyjne kategorie.
Elastyczne plany kont
W systemie można definiować wielopoziomowe plany kont, które gromadzą dane bilansowe oraz pozabilansowe i podlegają elastycznej rozbudowie. Korzystając z czytelnego okna edycyjnego, użytkownik może je rozwijać o wielopoziomowe analityki (wymiary). Zapewnia to kompletną kontrolę nad wszystkimi kosztami produkcyjnymi.
Automaty księgowe i rozdzielniki kosztów
Automaty księgowe to mechanizm, który automatycznie przypisuje środki do poszczególnych kont w zależności od wybranego parametru (np. hurt czy detal). Umożliwia szybkie zestawianie konkretnych wydatków produkcyjnych z danymi księgowymi, dostarczając informacji o rzeczywistym koszcie np. zlecenia produkcyjnego.
Z kolei rozdzielniki kosztów służą do rozbijania środków na kontach na mniejsze kategorie. Przykład? Rozliczanie ogólnych kosztów wydziałowych z podziałem na grupy produktowe i wg ustalonego klucza dla danego rodzaju wydatku (np. koszty wynagrodzeń można rozdzielać, uwzględniając czas pracy pracowników bezpośrednio produkcyjnych na konkretnym typie wyrobów w danym okresie) Efekt? Pełny i przejrzysty obraz wydatków z podziałem na poszczególne zasoby, grupy produktowe itd. Warto też wspomnieć o pełnej automatyzacji w tym zakresie, która eliminuje konieczność ręcznego porządkowania finansów i tym samym przyspiesza pracę.
Kompleksowe budżetowanie
Budżetowanie polega na tworzeniu planów wydatków przewidzianych na dany okres (tygodniowy, miesięczny, kwartalny itd.). Plany zawierają szereg pozycji wraz z precyzyjnie określonym sposobem naliczania kosztów (np. wg obrotów) oraz zdefiniowanymi limitami. Dzięki temu użytkownicy mogą szybciej odnaleźć pozycję, w ramach której przekroczyli zakładane koszty.
Analiza budżetu pozwala więc uzyskać odpowiedź na pytanie – o ile przekroczyliśmy zakładany na produkcję budżet w poprzednim miesiącu, kwartale, czy półroczu.
Przekrojowa analiza danych
Raporty i zestawienia plus szerokie opcje sortowania danych oraz personalizacji widoków – to kolejne zalety modułu, które upraszczają analizę wydatków. Użytkownik może korzystać z szerokiego zestawu: dzienników, raportów czy kalkulatorów kont. Z kolei inteligentny mechanizm zapisuje w pamięci układ interfejsów, okien czy preferowane metody sortowania danych. Efekt? Sprawne wyłapywanie zależności między danymi i tym samym możliwość szybkiego rozpoczęcia wdrażania konkretnych strategii optymalizacji kosztów produkcji.
Karta pracy zasobu: efektywność zasobów produkcyjnych w szerokim kontekście czasowym
Karta Pracy Zasobu pozwala uzyskać informacje o całościowej pracy zasobów w wymiarze dziennym, tygodniowym czy miesięcznym. Czytelna forma prezentacji wyników w układzie tabelarycznym zapewnia komfort podczas analizy wszystkich istotnych danych.
Dzięki temu osoby zarządzające produkcją mają rzetelną wiedzą nie tylko o wydajności pracy podczas realizacji konkretnego zlecenia, ale szeroki ogląd sytuacji na linach produkcyjnych.
Kiedy przedsiębiorca poznał już koszty… co dalej?
Optymalizacja kosztów produkcji wymaga zaangażowania i odpowiedniej strategii. Zaczyna się od zebrania informacji o wszystkich kosztach. Pomaga w tym system ERP Streamsoft Prestiż, który sprawdza się obecnie w ponad 500 firmach produkcyjnych.
Narzędzie dostarcza managerom i kierownikom produkcji skutecznych rozwiązań, które upraszczają proces identyfikacji i zarządzania kosztami. Z kolei w ich optymalizacji sprawdzają się bogate funkcjonalności rozbudowanego modułu Zarządzanie Produkcją, o którym dowiesz się więcej, pobierając katalog.
