Faktura na paliwo bez numeru rejestracyjnego: czy można odliczyć VAT?

Posiadam w firmie 3 samochody: 2 ciężarowe i 1 osobowy. Pracownicy tankując paliwo nie zawsze pamiętają, aby poprosić sprzedawcę o wpisanie numeru rejestracyjnego na fakturę, w związku z czym zdarza się, że na fakturze za paliwo nie ma numeru rejestracyjnego samochodu lub jest numer, ale akurat nie tego tankowanego auta. Czy od takich błędnych faktur można odliczyć VAT?

Już jakiś czas temu z przepisów vatowskich został usunięty nakaz umieszczania numeru rejestracyjnego na fakturach, dokumentujących zakup paliwa. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi mieć tego numeru rejestracyjnego wpisanego przez sprzedawcę na fakturze, aby mieć prawo do odliczenia VAT.

Na tym moglibyśmy zakończyć naszą odpowiedź, jednak… to nie rozwiązuje problemów przedsiębiorcy. Dlaczego? Wyobraźmy teraz sobie, że do księgowego tej firmy dociera wiele faktur za paliwo, a żadna z nich nie jest opatrzona numerem rejestracyjnym; do tego dodajmy, że w myśl przepisów firma może odliczyć, w zależności od statusu samochodu, 100% lub 50% podatku VAT (czyli nie dla wszystkich aut przysługuje takie samo odliczenie). Skąd w takiej sytuacji księgowy ma wiedzieć, która faktura którego auta dotyczy, a co za tym idzie – ile VAT z każdej z tych faktur można odliczyć?

Jeżeli sprzedawca nie umieścił numeru rejestracyjnego na fakturze – powinien to zrobić sam podatnik, najlepiej użytkownik samochodu. Sporządzanie samodzielnie takich adnotacji na odwrocie faktury jest właściwą formą zakwalifikowania wydatku przez przedsiębiorcę, i kontrole skarbowe nie mogą tego kwestionować.

Innym sposobem rozwiązania problemu braku numeru rejestracyjnego na fakturze może być wysyłanie not korygujących do sprzedawcy, którą to notą dodaje się do treści faktury numer rejestracyjny. Byłoby to świetne rozwiązanie, gdyby nie fakt, że stacje benzynowe, w szczególności te sieciowe, często nie odsyłają podpisanych not korygujących.

Podsumowując: numer rejestracyjny powinien być umieszczony na fakturze za paliwo, przez sprzedawcę lub – równie dobrze – przez przedsiębiorcę, aby można było przyporządkować fakturę do pojazdu i odliczyć właściwy  podatku VAT.

Jako ciekawostkę na koniec dodajmy, że dla kontroli skarbowych umieszczenie numeru rejestracyjnego na fakturze przez sprzedawcę jest bardziej wiarygodne, ponieważ wyklucza nadużycia typu tankowanie innych prywatnych samochodów na numer rejestracyjny auta firmowego.