TOP temat! Savoir-vivre w mailach służbowych

Jak pisać, by zostać poprawnie zrozumianym i dostać info zwrotne od ręki? Czego unikać, by nie przypięto nam etykiety nerda biznesowych e-relacji? Przed Tobą mailowa netykieta w pigułce.

Wysłane maile służbowe, które pozostały bez żadnej reakcji odbiorcy. Albo te, które których treść adresat odczytał kompletnie niezgodnie z Twoim zamierzeniem. Wątpliwości jak adresować, jak pisać, co odpisać, czy dziękować za odpowiedź… Brzmi znajomo? Czy to nam się podoba czy nie, mailing jest obecnie najpopularniejszą formą kontaktów biznesowych. I choć nie jest sam w sobie ściśle formalną drogą komunikacji, to poza nośnikiem informacji, jest także elementem wizerunkowym. Tym bardziej warto zbadać temat i przyswoić sobie podstawowe zasady mailowej e-kultury!

Zważ na język

Czyli bądź poprawny. Bezbłędna ortografia, stylistyka, gramatyka, interpunkcja. To podstawa podstaw, obowiązująca w każdym rodzaju korespondencji, tym bardziej oficjalnej. Jeśli chodzi o ortografię, naprawdę wystarczy znajomość podstawowych zasad. Obecnie bowiem niemal wszystkie programy i przeglądarki automatycznie wykrywają błędy. Co do stawiania przecinków, zachowania odpowiedniego stylu i budowy zdań – tu wypada nieustannie pracować nad swoim warsztatem. Nic tak bowiem nie drażni odbiorcy jak nadmiar przecinków (lub – uwaga – ich zupełny brak!), oraz brak celowości i sensu wypowiedzi. Równie irytujący jest brak poszanowania nadawcy do reguł językowych (i to niezależnie od języka, jakiego używa). Dlatego podstawowa rada – zawsze przeczytaj swoją wiadomość raz jeszcze, przed samą wysyłką.

Nie bądź Caps Lockiem!

Czyli zważ na formę. Ona rzuca się w oczy tak samo mocno, jak ewentualne błędy językowe. Brak nagłówków, akapitów i stopki z podpisem może kompletnie zniszczyć Twój przekaz, poprzez odebranie mu waloru czytelności i przejrzystości. Równie mocnym faux pas będzie (nad)używanie klawisza Caps Lock, który w kulturze treści internetowych uważany jest za krzyk oraz niewyróżnianie cytatów cudzysłowem lub kursywą. Unikaj również skrótowców z angielszczyzny pokroju ASAP czy BTW. Owszem, spora część odbiorców je zrozumie, ale na pewno nie wszyscy. Podsumowując. Nikogo chyba nie dziwi, że odbiorcy nienawidzą „przeciskania się” przez zlany, mało czytelny blok treści w nadziei, że dotrą do meritum sprawy. Zwróć też uwagę na sam adres mailowy, unikaj nieoficjalnych przydomków i wielkich liter, które niewątpliwie drażnią. Równie ważny jest tytuł maila – krótki, zwięzły, czytelny i – co najważniejsze – od razu naprowadzający na problem.

Krótko trzymaj temat

Czyli bądź konkretny i merytoryczny. Pod każdym względem. Po pierwsze pamiętaj, by pisząc od razu przechodzić do sedna. Zważ na to, że większość osób z którymi się komunikujesz to ludzie zabiegani i zajęci. Maile odczytują często w biegu, nierzadko na ekranie smartfona. Stąd najlepiej, by od pierwszego zdania wiedzieli w jakiej sprawie piszesz i, że jesteś pewien tego, o czym mówisz. Po drugie, w ogóle unikaj zbyt długich form i pisania o kilku różnych problemach w jednej wiadomości. Na nic się to nie zda, jeśli odbiorca nie dobrnie dalej niż do połowy. Dodatkowa rada na koniec? Jeśli piszesz z jakąś prośbą do przełożonych, najlepiej od razu ją uargumentuj. Zaoszczędzisz czasu obu stronom. Szefom na zadawanie pytań, sobie na kolejnego maila. Trzymaj się też zasady, że na maile odebrane, odpisujemy nie dłużej niż 24 h.