Planujesz wdrożenie systemu ERP w swojej firmie? Zastanawiasz się, jak uniknąć błędów, które mogą zaszkodzić sukcesowi całego projektu? W tym artykule przeanalizujemy dziesięć najczęstszych błędów. Ich eliminacja przekłada się na sprawny przebieg wdrożenia.
W artykule omówimy:
- Jak zrozumieć potrzeby kadry zarządzającej i użytkowników końcowych
- Jak wybrać właściwy system ERP
- Dlaczego plan wdrożenia jest istotny
- Jak właściwie ocenić złożoność wdrożenia systemu
- Dlaczego zaangażowanie zarządu jest kluczowe dla sukcesu
- Jak uwzględnić zmiany związane z rozwojem firmy
- Jak stworzyć skuteczny zespół projektowy
- Jak zaplanować i przeprowadzić zarządzanie zmianami
- Dlaczego przed uruchomieniem należy przetestować system
- Dlaczego warto przewidzieć przyszłe potrzeby firmy
Dzięki zrozumieniu tych aspektów, można lepiej przygotować się do wdrożenia systemu ERP i zapewnić firmie sprawny przebieg tego procesu.
Zaniedbanie potrzeb kadry zarządzającej
Podstawowy błąd, który występuje podczas wdrażania systemu ERP, polega na zaniedbaniu potrzeb kadry zarządzającej i tym samym celów biznesowych firmy. Np. jeżeli celem jest szybsza realizacja zamówień, to dyrekcja powinna skonsultować się z pracownikami działów obsługujących te konkretne procesy. Określić złożoność obecnie używanych narzędzi, a także poziom komfortu pracy z nowymi technologiami. Pozwoli to wskazać te, które są nieintuicyjne i wydłużają realizację zadań. Przełoży się to na wprowadzenie zmian, które zapewniają realne korzyści i pozwalają osiągać ustalone cele.
Wybór niewłaściwego systemu
Kolejny błąd to wybór systemu ERP, który jest niedopasowany do potrzeb i struktury firmy. Producenci ERP oferują oprogramowanie dla różnych branż, np. produkcyjnych, e – commerce czy retail. Dlatego przed zakupem warto sprawdzić, czy ten wybrany sprawdza się w twojej branży. Jeśli ERP jest zbyt rozbudowany i posiada wiele funkcji zbędnych firmie, to użytkownicy mogą mieć trudności z obsługą nowego narzędzia, a przedsiębiorca poniesie dodatkowe koszty. Więcej na temat kosztów systemu ERP dowiesz się z artykułu: Ile kosztuje system ERP?
Aby tego uniknąć, dobrze przeprowadzić dogłębną analizę potrzeb firmy, zrozumieć działanie wszystkich obszarów. A następnie wybrać system pasujący do jej specyfiki.
Brak planu wdrożenia
Brak precyzyjnego planu wdrożenia może komplikować i wydłużać proces implementacji systemu ERP. Dlatego wspólnie z dostawcą oprogramowania należy opracować szczegółowy harmonogram uwzględniający wszystkie etapy wdrożenia, terminy realizacji zadań oraz rolę każdego z uczestników projektu. Przełoży się to na sprawny przebieg pracy.
Brak dokładnej oceny złożoności wdrożenia
Implementacja trwa nawet kilka/kilkanaście miesięcy, jednak bez dokładnej oceny złożoności projektu, proces może się wydłużać. Np. kiedy dostawca nie uwzględni w planie pracy czasu potrzebnego na zintegrowanie systemu z autorskimi rozwiązaniami klienta. Taka sytuacja zmusza zespół wdrożeniowy do reorganizacji działań ad – hoc i wydłuża realizację projektu, narażając firmę na dodatkowe koszty.
Dlatego kluczowa jest tu sprawna komunikacja z dostawcą oprogramowania, który ocenia skalę całego przedsięwzięcia dzięki informacjom uzyskanym od klienta i precyzyjnej analizie wszystkich obszarów firmy. Uwzględnia potencjalne przeszkody i wspiera przedsiębiorstwo w przygotowaniu skutecznej strategii ich pokonania.
Nieskompletowanie zespołu projektowego
Nieskompletowanie zespołu projektowego wydłuża proces wdrożenia ERP i wpływa negatywnie na koordynację całego projektu. Aby tego uniknąć, kluczowe jest wyznaczenie zespołu złożonego z pracowników wszystkich wdrażanych obszarów oraz kierownika odpowiedzialnego za zarządzanie całą operacją, planowanie działań i komunikację z zarządem.
Brak zaangażowanie zarządu
Firma, w której kadra zarządzająca nie traktuje implementacji jako zadania priorytetowego, nie zapewnia zespołowi wdrożeniowemu odpowiedniego wsparcia. Obniża to poziom zaangażowania wszystkich uczestników wdrożenia i wydłuża cały proces.
Dobrze więc kiedy zarząd już od początku angażuje się w projekt. Regularnie uczestniczy w spotkaniach i wymienia informacje o postępach, zapewniając motywację oraz pełne wsparcie zespołowi.
Brak dokładnych testów systemu
Przed uruchomieniem systemu należy przeprowadzić szereg testów akceptacyjnych. Brak lub pobieżne potraktowanie tego etapu może opóźnić start systemu ERP. Dlatego, aby tego uniknąć, warto przeprowadzić szczegółowe testy z uwzględnieniem różnych scenariuszy użytkowania oraz sprawdzić, czy narzędzie spełnia swoją funkcję. Istotną rolę odgrywa tu doświadczony dostawca, który wspiera klienta podczas tego procesu.
Brak planu zarządzania zmianami
Brak planu zarządzania zmianami może wydłużyć proces wdrożenia systemu ERP. Bez strategii adaptacji do zmian pracownicy mogą nieprzychylnie patrzeć na cały proces i obsługę nowego narzędzia. Dlatego kluczowe jest opracowanie skutecznego planu, który pomaga pracownikom „wejść’ w nowe narzędzie oraz lepiej zrozumieć obecne procesy biznesowe. W tym celu warto np. wyjaśnić, na czym polega nowa metoda pracy i jak usprawnia pracę.
Nieuwzględnienie zmian w procesach biznesowych
Nieuwzględnienie zmian w procesach biznesowych to kolejny błąd, który firmy często popełniają podczas wdrażania systemu ERP. Może skutkować nieefektywnym wykorzystaniem potencjału nowego narzędzia. Przykładem jest przedsiębiorstwo, w którym pracownicy realizują zamówienia do dostawców ręcznie, pomimo tego, że nowy system umożliwia automatyzację tego procesu.
Aby tego uniknąć, niezbędne jest uwzględnienie zmian w procesach biznesowych wynikających z wdrożenia systemu ERP. Powinno to obejmować przegląd obecnych procesów, identyfikację obszarów do poprawy i opracowanie strategii ich implementacji.
Nieuwzględnianie rozwoju firmy
Nieuwzględnianie długoterminowych celów firmy to kolejny powszechny błąd. Dla przykładu jeżeli przedsiębiorca planuje intensywny rozwój biznesu w ciągu kilku lat po starcie nowego systemu, to powinien też przewidzieć wzrost ilości zamówień i tym samym procesów (niedługo np. zamiast 100 kontrolerów jakości będzie potrzebował 200). To istotne, ponieważ każdy nich może w przyszłości przełożyć się na kolejne kosztowne wdrożenia. Aby temu zapobiec, warto ocenić potencjał wzrostu firmy i wybrać skalowalny system, który będzie dostarczał odpowiednich narzędzi w miarę jej rozwoju.
Podsumowując, skuteczne wdrożenie systemu ERP to złożony proces, przed którym warto przemyśleć wiele kwestii. Wyeliminowanie powszechnych błędów zagwarantuje sprawny przebieg wdrożenia i przyniesie firmie oczekiwane korzyści.
Więcej o skutecznym przebiegu wdrożenia przeczytasz tutaj: Jak wygląda wdrożenie systemu ERP?
Ile kosztuje wdrożenie ERP?
Wypełnij formularz i sprawdź orientacyjny koszt wdrożenia.
