Jak przygotować się do wdrożenia systemu WMS ?

Przedsiębiorcy stawiają na nowoczesne systemy magazynowe w konkretnym celu. Przeważnie zależy im na szybkiej realizacji zamówień i sprawnej inwentaryzacji itp. Często chcą też zminimalizować ilość błędów przy wysyłce. Są też tacy, którzy planują optymalizację wszystkich wewnętrznych procesów logistycznych. Dlatego oczekują od systemu WMS pełnego zakresu wsparcia – zarówno przy zarządzaniu łańcuchem dostaw, jak i przy uzupełnianiu zapasów i ich kontroli.

Stąd jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia warto zbadać potrzeby. To zadanie powierza się zazwyczaj specjalistom od zarządzania logistyką i liderom magazynów. Zdobyta wiedza pozwala łatwiej skomunikować się z zespołem dostawcy, co przekłada się na sprawny przebieg całego procesu oraz gwarantuje, że wdrożony system zarządzania magazynem zapewnia dokładnie takie wsparcie, jakiego oczekuje klient.

Nawet najlepszy dostawca nie przeprowadzi udanego i szybkiego wdrożenia WMS bez wsparcia zespołu wdrożeniowego po stronie klienta. Dlatego kluczowe jest aktywne uczestnictwo przedstawicieli firmy w całym procesie implementacji. W tym celu należy wytypować tzw. zespół projektowy.

Kto wchodzi w jego skład ?

To osoba, która czuwa nad przebiegiem całego procesu i kontroluje pracę teamu zaangażowanego w projekt. Odpowiada m.in. za delegowanie pracowników do określonych zadań oraz podejmowanie kluczowych decyzji w trakcie wdrożenia. Kierownik ma swojego odpowiednika w zespole dostawcy systemu WMS.

Sprawdzają się tu osoby, które najlepiej znają specyfikę konkretnych operacji magazynowych. O czym warto pamiętać, wybierając skład? O tym, że poza liderami magazynów, wiele wnoszą do zespołu pracownicy zajmujący się np. wysyłką i weryfikacją paczek. To oni obsługują dane stanowisko na co dzień i wiedzą, co ulepszyć, aby zwiększyć efektywność danej czynności.

Kolejna kwestia – doświadczenie. Oprócz osób z wieloletnim stażem do zespołu warto włączyć też nowych pracowników ze świeżym spojrzeniem na firmę. Często potrafią oni zaskoczyć nieszablonowym pomysłem, pomocnym przy wdrożeniu.

Po analizie potrzeb i skompletowaniu zespołu projektowego czas przystąpić do procesu wdrożenia. Jak to wygląda? Choć dostawcy stosują różne metodyki wdrożeniowe, to zwykle cały proces przebiega podobnie i dzieli się na kilka etapów.  

Na pierwszym etapie wdrożenia dostawcy diagnozują ogólny stan procesów magazynowych i opisują planowany rezultat prac po zakończeniu projektu. Oceniają m.in. potrzebny zakres integracji wewnętrznych i zewnętrznych czy poziom obecnej i przyszłej automatyzacji. Czerpią przy tym z wiedzy zdobytej podczas analizy potrzeb.

Konsultacje z zespołem projektowym klienta są kluczowe, ale doświadczeni specjaliści potrafią też sami proponować skuteczne rozwiązania. Jeśli wiedzą, że dana usługa pozytywnie wpłynie na wydajność pracy magazynu, to sugerują np. zastąpienie niektórych ręcznych procesów – automatycznymi czy wprowadzenie większej ilości urządzeń zewnętrznych (kolektorów, czytników itp.).

W efekcie tego powstaje tzw. dokument analizy przedwdrożeniowej, który zawiera m.in.:

• Dokładny plan prac z uwzględnieniem dostępnych zasobów
• Zakres wdrożenia
• Opis wszystkich procesów magazynowych
• Proponowane rozwiązania
• Cele wdrożenia
• Ocenę rozwiązań technicznych stosowanych w firmie.

Analiza przedwdrożeniowa jest drogowskazem, który dostarcza zespołom wdrożeniowym czytelnego spisu wszystkich kroków wymaganych do skutecznej implementacji.

Przed właściwym uruchomieniem systemu przychodzi czas na sprawdzenie wersji testowej. Pozwala to odpowiedzieć na pytanie, czy wszystko działa poprawnie i spełnia oczekiwania klienta. Przeprowadza się szkolenia przyszłych użytkowników w środowisku testowym, które kończą egzaminy weryfikujące wiedzę uzyskaną podczas szkoleń. Seria praktycznych zadań może polegać na np. obsłudze panelu weryfikacyjnego, kompletacji zamówienia przy użyciu urządzeń mobilnych, czy przeprowadzeniu inwentaryzacji.

System został uruchomiony, ale przez kolejnych kilka miesięcy (2 – 3) magazyn pracuje jeszcze przy wsparciu dostawcy WMS. To tzw. asysta powdrożeniowa, w czasie której dostawca monitoruje, czy klient nie napotyka większych wyzwań w zakresie obsługi systemu. W tym okresie możliwe jest także przeprowadzanie dodatkowych szkoleń pracowników.

Co jeszcze ?

Doświadczony dostawca oferuje klientowi również usługi serwisowe, np. gdy po okresie asysty powdrożeniowej potrzebuje on pomocy przy aktualizacji systemu.

Forma wsparcia? Mailowo, zdalnie lub bezpośrednio w siedzibie firmy.

Na czas wdrożenia wpływa wiele czynników, m.in. zakres i skala procesu czy wielkość magazynu. Znaczenie ma też liczba pracowników, którą należy przeszkolić i przygotować do pracy z nowym systemem.

Wiele zależy też od jakości analizy przedwdrożeniowej. Profesjonalnie przygotowana dostarcza gotowego opisu wszystkich funkcji magazynu i precyzyjnego harmonogramu prac pomocnego przy wdrożeniu WMS. Przekłada się to na sprawny przebieg całego procesu i tym samym krótszy czas trwania implementacji.

Koszt wdrożenia systemu WMS zależy od wielu czynników, m.in. od modelu sprzedaży firmy (retail, e – commerce itd.), zakresu wymaganych integracji (kurierzy, urządzenia zewnętrzne), czy typu magazynu (przeładunkowy, wysokiego składowania itp.).
Znaczenie ma też model zakupu, np. kiedy klient zdecydował się na wynajem licencji, to skala wdrożenia systemu WMS i tym samym jego koszt będą mniejsze.

Przy wycenie uwzględnia się też indywidualne potrzeby klienta. Z kolei umawiając się na bezpłatną prezentację z naszym ekspertem, poznasz orientacyjny koszt systemu WMS.

Wypełnij formularz i sprawdź orientacyjny koszt wdrożenia.