Analiza przedwdrożeniowa: czym jest? Jak przebiega?

Analiza przedwdrożeniowa jest jednym z kluczowych etapów projektu wdrożenia. Polega na diagnozowaniu procesów biznesowych konkretnej firmy. Uwzględnia zarówno rozpoznanie celów i oczekiwań klienta, jak i specyfiki pracy w przedsiębiorstwie (infrastruktura, hierarchia, ilość pracowników i podział zadań). Istotnym celem analizy jest określenie, co należy zrobić, aby zrealizować potrzeby klienta.

Efektem prac jest tzw. dokument analizy przedwdrożeniowej.

Wyobraź sobie aktora grającego bez scenariusza. Artysta improwizuje, w trakcie szuka odpowiednich środków wyrazu… i pomocy kolegów na scenie. Chociaż taka formuła ma swoich zwolenników, to lepsze efekty osiąga się zazwyczaj ze scenariuszem u boku. Podobnie jest z dokumentem analizy przedwdrożeniowej, który można też porównać do mapy wytyczającej odpowiednie kierunki prac i ułatwiającej realizację zadania.

Analiza przedwdrożeniowa zawierająca precyzyjny opis procesów biznesowych dostarcza wskazówek pomocnych na dalszych etapach projektu (wdrożenie, migracja danych, szkolenia, testy itd.). Zapewnia to ciągłość prac, minimalizując zbędne przerwy czy przestoje, które są przeważnie wynikiem nieplanowanych wydarzeń wymagających reorganizacji dotychczasowych działań w trybie ad – hoc (zabierają czas i są niekiedy kosztowne).

Podsumowując, korzyści z analizy przedwdrożeniowej odczuwa zarówno dostawca, jak i klient. Pierwszy otrzymuje przede wszystkim kompletny harmonogram działań i wie, ile osób zaangażować w projekt. Drugi m.in. informacje o czasie trwania i całkowitych kosztach wdrożenia (i ROI – zwrot z inwestycji).

Dobrze kiedy w analizie przedwdrożeniowej uczestniczą dostawca oraz pracownicy wdrażanego przedsiębiorstwa. Profesjonalny zespół składa się z analityków IT, specjalistów od wdrożeń oraz pracowników kluczowych działów firmy klienta (wspieranych przez Zarząd). Tych ostatnich włącza się do teamu, kierując się głównie kryterium merytorycznym (znajomością poszczególnych procesów) oraz poziomem ich zaangażowania, rzadziej stażem czy doświadczeniem. Dlaczego?

Głównie dlatego, że nowych pracowników cechuje większa elastyczność i mniejsze przywiązanie do schematów organizacji pracy firmy. Dzięki świeżej perspektywie potrafią celniej wskazać proces wymagający optymalizacji i poprzeć to obiektywnym argumentem.

Taka komplementarność kompetencji członków zespołu wpływa korzystnie na późniejsze prace wdrożeniowe.

Choć obie strony powinny przygotować się do analizy przedwdrożeniowej, to większa odpowiedzialność spoczywa na barkach dostawcy oprogramowania. Dobrze więc, żeby zebrał on wszystkie kluczowe informacje ze spotkań handlowych (wielkość firmy, branża, struktura, wstępne wymagania itp.). To dobry punkt wyjścia dla dalszych rozmów o pełnej koncepcji wdrożenia. Istotny, ponieważ w toku analizy obie strony odbędą ich wiele.

Z kolei klient powinien spisać wszelkie pytania, które nasunęły mu się w trakcie kontaktów z dostawcą. Zarówno te dot. samej funkcjonalności, jak i wdrożenia, np. w jaki sposób dane z poprzedniego systemu zostaną przeniesione do bazy nowego itp. Warto przy tym kierować się klasyczną zasadą – nie ma głupich pytań, pamiętając jednocześnie, że doświadczony dostawca pomoże i ukierunkuje nasze przemyślenia.

Przebieg analizy przedwdrożeniowej może różnić się w zależności od dostawcy i przyjętej metodyki pracy. Istotną rolę zawsze odgrywa komunikacja, ponieważ informacje o firmie pochodzą głównie z wywiadów z członkami zespołu klienta. Następnie przeprowadza się tzw. mapowanie procesów (wizualizacja przepływu pracy).

Poszczególne etapy wyglądają mniej więcej tak:

• analiza celów i opis tła biznesowego firmy: klient mówi o swoich oczekiwaniach i wymaganiach dot. systemu (np. szybsza produkcja, lepszy przepływ danych itd.). Dostawca dowiaduje się więc, w czym ma pomagać narzędzie i jak funkcjonuje model biznesowy organizacji. Często też zestawia wizję zarządu z perspektywą, która wyłania się z rozmów z pracownikami operacyjnymi. Pozwala to stworzyć szerszy obraz potrzeb przedsiębiorstwa.
• ocena zasobów: na tym etapie opisuje się dostępność i jakość zasobów, takich jak: sprzęt, personel czy stosowane oprogramowanie. Dostawca weryfikuje, np. stopień wykorzystania serwerów czy urządzeń mobilnych. Wspólnie z klientem analizuje też, jakie moduły wdrożyć oraz gdzie wprowadzić np. większy stopień automatyzacji, aby zapewnić lepsze workflow.
• analiza ryzyka: etap poświęcony identyfikacji potencjalnych barier, które mogą pojawić się w czasie implementacji. Jest to istotne, ponieważ nawet najlepszy plan nie uchroni przed nieprzewidzianymi zdarzeniami. Dobrze obrazuje to sytuacja z eksportem danych. Kiedy w toku wdrożenia wyzwaniem okazuje się przeniesienie technologii czy kartotek magazynowych do nowej bazy. Doświadczony dostawca już podczas analizy przedwdrożeniowej opracowuje alternatywne scenariusze działań na wypadek takich sytuacji. Jedną z propozycji może być np. skorzystanie z pomocy zewnętrznej firmy.
• harmonogram prac i budżet: ostatni etap analizy przedwdrożeniowej polega na przełożeniu założeń biznesowych na szczegółowy plan działania informujący o czasie wdrożenia i koszcie projektu. Poszczególne fazy szereguje się wg priorytetu. Dzięki temu zespół projektowy zna kolejne kroki i wie, w jakim kierunku podążać, aby spełnić wyznaczone cele. Upraszcza to także monitorowanie postępów prac i pozwala na szybką reakcję w przypadku jakiegokolwiek odstępstwa od normy. Co istotne – bez konieczności reorganizacji całego planu.

Podanie dokładnego czasu trwania analizy przedwdrożeniowej stanowi wyzwanie. Zależy to m.in. od przyjętej metodyki wdrożenia czy ilości osób zaangażowanych w projekt. Trwa zazwyczaj od kilku do kilkunastu miesięcy. Kluczową rolę odgrywa doświadczenie dostawcy. Im więcej lat wypełnionych licznymi sukcesami, tym szansa na szybkie zakończenie wdrożenia wzrasta.

Po zakończeniu procesu analizy rozpoczyna się wdrożenie systemu informatycznego. Dzięki harmonogramowi wszystko przebiega zgodnie z planem. Specjaliści pracują, a wyraźne rozgraniczenie poszczególnych etapów, pozwala im reagować zawsze, kiedy klient chce nieco przemodelować koncepcję. Pamiętając jednocześnie, żeby zmieścić się w budżecie i zrealizować projekt na czas.

Warto wiedzieć, że producent oprogramowania powinien wspierać klienta również w początkowym okresie użytkowania narzędzia. W tym celu producent systemu Streamsoft Prestiż oferuje usługę tzw. asysty powdrożeniowej, w ramach której doświadczeni konsultanci służą klientom pomocą przez okres 2 – 3 miesięcy od chwili rozpoczęcia pracy z nowym systemem.

Więcej o skutecznym przebiegu wdrożenia systemu informatycznego ERP dowiesz się tu:  https://www.streamsoft.pl/systemy-erp/jak-wyglada-wdrozenie-systemu-erp/