Zarządzanie wieloma magazynami z systemem WMS

Przedsiębiorcy stosują model wielomagazynowy, aby skrócić dystans między sklepem a odbiorcą końcowym. Zwłaszcza kiedy sprzedają produkty także poza granicami kraju. Obsługa kilku magazynów umożliwia im utrzymanie optymalnego tempa doręczenia paczek niezależnie od aktualnej lokalizacji klientów.

Przedsiębiorcy decydują się na prowadzenie kilku magazynów także po to, aby zyskać więcej miejsca na składowanie produktów, zwłaszcza nadmiernych. Wówczas pełnią one rolę tzw. magazynów buforowych (lub tranzytowych). Przechowuje się tam głównie towar rezerwowy lub taki, który ma trafić do sprzedaży dopiero w kolejnym sezonie.

Warto podkreślić, że istnieje wiele branż, gdzie ze względu na specyfikę towaru (głównie krótki termin przydatności) posiadanie kilku magazynów jest konieczne. Są to np. branża chemiczna, gastronomiczna, farmaceutyczna i okołomedyczna, a także ….. e – commerce.

Skoordynowana praca wielu magazynów to m.in.:

• szybsza wysyłka zamówień: to kluczowy czynnik wpływający na satysfakcję klientów. Obecnie oczekiwany czas doręczenia wynosi 24 h. Rozlokowanie magazynów w różnych lokalizacjach pozwala osiągnąć taki wynik.
• minimalizacja kosztów: lokowanie magazynów w regionach, w których jest duży popyt na towar, znacznie minimalizuje koszty transportu do klientów końcowych. Wynika to z prostego rachunku: mniej kilometrów do przebycia = mniejsze koszty transportu: paliwa, energii czy materiałów (smarów, olejów etc.).
• elastyczność w organizacji zapasów magazynowych: przedsiębiorca, który dysponuje kilkoma magazynami, ma szerokie możliwości organizacji zapasów. Na przykład, jeżeli w danej lokalizacji odnotował wyjątkowo duży popyt na dany towar, to może go składować głównie w obiekcie zlokalizowanym najbliżej tej konkretnej strefy sprzedaży.

Zarządzanie pracą magazynu to proces czasochłonny i złożony. Wiążę się z koniecznością ciągłego śledzenia przebiegu szeregu działań, takich jak: inwentaryzacja, przepływ towaru, wysyłka zamówień czy obsługa zwrotów. W modelu wielomagazynowym mnoży się to przez ilość obsługiwanych magazynów, co oznacza, że przed przedsiębiorcą stoi wiele zadań.

Wyzwanie stanowi tu zwłaszcza:

Obsługa wielu magazynów wymaga skoordynowanej pracy licznych zespołów pracowniczych. To wyzwanie, zwłaszcza że w każdym magazynie mogą obowiązywać odmienne standardy pracy wynikające, np. z innego układu przestrzeni, sposobu alokacji produktów czy śledzenia towaru. Stąd absolutnym must have jest jakościowa komunikacja, która minimalizuje ryzyko pomyłki, np. dwukrotnej wysyłki tego samego zamówienia.

Spójną komunikację zapewnia m.in. centralna oraz współdzielona baza danych, do której spływają informacje ze wszystkich magazynów w czasie rzeczywistym. Dzięki temu pracownicy korzystają z aktualnych i rzetelnych danych.

Kontrola zapasów może być złożona nawet w jednym magazynie, w kilku czy kilkunastu stanowi prawdziwe wyzwanie, którego nie można bagatelizować. W końcu brak precyzyjnej kontroli stanów magazynowych skutkuje rozbieżnością między ilością towaru widoczną w systemie, a fizycznym asortymentem na hali. Efektem tego są m.in. puste zamówienia (klient wybrał produkt, którego nie ma na stanie), czy decyzja o rezygnacji z dostaw wynikająca z nieaktualnej informacji o pełnych stanach. Jak temu zapobiegać?

Wymierne rezultaty przynoszą regularne inwentaryzacje, a także wdrożenie narzędzia, które automatyzuje proces zliczania asortymentu w każdym z magazynów (w czasie rzeczywistym). Polecanym narzędziem jest system WMS (ang. Warehouse Management System).

WMS ma wbudowany algorytm zliczający wszystkie ruchy produktów (przyjęcia, wydania, alokacje i relokacje) w czasie rzeczywistym (bez blokowania sprzedaży). Usuwa to konieczność ręcznego prowadzenia statystyk i ciągłego śledzenia przepływu towaru w wielu obiektach. Dzięki algorytmowi wirtualne stany magazynowe zawsze odzwierciedlają realną ilość produktów dostępnych aktualnie we wszystkich magazynach. Klienci zyskują więc gwarancję, że składają zamówienia wyłącznie na artykuły dostępne na stanie, co wpływa korzystnie na jakość ich doświadczeń.

WMS gromadzi i obsługuje także informacje dotyczące wydajności wszystkich wykonywanych na hali procesów (np. ilość wysyłek, wydajność pracowników itd.).

Co więcej, system przechowuje zarówno dane najnowsze, jak i archiwalne. Oznacza to, że stawiając na WMS, managerowie zyskują szybki dostęp do kluczowych parametrów o wydajności pracy we wszystkich magazynach w różnych okresach … w jednym narzędziu. Dzięki temu mogą sprawnie kontrolować efektywność operacji i szybciej podejmować skuteczne działania, które przywracają odpowiedni poziom wydajności.

Przyjęcie, kompletacja i wydanie towaru … WMS zapewnia sprawny i intuicyjny przebieg wszystkich tych operacji. Szczególnie istotna jest tu zbiórka zamówień, którą można odpowiednio definiować, tworząc tzw. indywidualne logiki przejścia przez magazyn.
Przykład?

Kompletacja wg metod dostawy, płatności czy wybranych sposobów doręczenia (DHL, DPD, INPOST itd.). Taka elastyczność pozwala tworzyć schematy zbiórki z zachowaniem standardu różnych magazynów z poziomu jednego systemu. Przyspiesza to i upraszcza organizację pracy.

Na szybkość realizacji zamówień wpływa także szeroka integracja systemu z narzędziami zewnętrznymi, w tym skanerami RFID, QROCDE czy czytnikami kodów kreskowych. Między innymi dzięki temu 98% wysyłek z magazynów obsługiwanych przez WMS trafia do klienta w ciągu 24h od złożenia zamówienia.

Integracja systemu WMS z ERP zapewnia przedsiębiorcom więcej możliwości. Daje im pełną kontrolę nad każdym produktem, od chwili złożenia zamówienia aż do wydania (a dzięki integracji z systemami kurierskimi także podczas transportu).

ERP pełni rolę nadrzędną wobec WMS, integrując jednocześnie wszystkie procesy sprzedażowe, finansowe i logistyczne w jednym rozbudowanym narzędziu. Współpraca systemów zachodzi za pośrednictwem szyny danych ESB lub interfejsu API (dostępny jest też WMS w pełni zintegrowany z ERP). Dzięki temu każda zmiana dot. np. zamówienia czy warunków dostawy jest automatycznie przesyłana do WMS i widoczna dla pracowników każdego magazynu.

Nowoczesne systemy ERP, np. Streamsoft Verto dostarczają też szerokich możliwości w zakresie realizacji transakcji zagranicznych w modelu wielofirmowym. Optymalizuje to działania operacyjne przedsiębiorców, którzy lokują swoje obiekty magazynowe również poza granicami kraju.

Streamsoft Verto WMS optymalizuje procesy magazynowe w wielu firmach z branży e-commerce. Umów się na bezpłatną prezentację z naszym ekspertem, aby poznać działanie systemu w praktyce.