Zmiana wymiaru etatu (czasu pracy) to nierzadka czynność, która może skutkować przeliczeniem określonych wskaźników kadrowych. Wobec tego należałoby się zastanowić, w jakim stopniu zmiana wymiaru etatu wpływa na urlop.
Czym jest urlop?
Niemal każdej osobie zatrudnionej na podstawie stosunku pracy przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego. Podstawową cechą urlopu wypoczynkowego jest to, iż jest on niezbywalny (brak możliwości zamiany na ekwiwalent pieniężny). Niemniej z ustania stosunku pracy pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (niewykorzystany łącznie do dnia rozwiązania, ustania umowy o pracę).
Pracownik ma obowiązek wykorzystać urlop do 30 września następnego roku.
Czym jest wymiar etatu?
Wymiar etatu, czyli wymiar czasu pracy to dzienna (miesięczna) ilość godzin pracy pracownika.
Kiedy pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego ?
Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.
W nawiązaniu do z art. 154 § 1 i § 2 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 zwanej dalej Kodeksem Pracy) wymiar urlopu wynosi:
- 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
- 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony, co najmniej 10 lat.
Za urlop wypoczynkowy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie.
Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego na niepełny etat ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu określony w ww. punktach 1 albo 2.
Ważne
Pracownik, który pracuje u dwóch lub więcej różnych pracodawców nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego odrębnie u tych pracodawców.
Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.
Co podlega zaliczeniu do stażu urlopowego?
W nawiązaniu do art. 1541 Kodeksu Pracy do stażu urlopowego pracownika należy wliczać wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia i to bez względu na przerwy w tych okresach zatrudnienia czy sposoby ustania stosunku pracy (praca u dwóch lub kilku pracodawców na etacie nie powoduje zwielokrotnionego naliczania okresu zatrudnienia natomiast do stażu urlopowego doliczony jest tylko jeden [wspólny] okres zatrudnienia u obu pracodawców).
Ważne
Jeżeli pracownik pozostaje w 2 lub więcej stosunkach pracy to do stażu urlopowego należy wliczyć okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.
Poza tym w art. 155 Kodeksu Pracy ustawodawca wskazuje, iż do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:
- zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
- średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
- średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
- średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
- szkoły policealnej – 6 lat,
- szkoły wyższej – 8 lat.
Okresy nauki, o których mowa w pkt 1-6, nie podlegają sumowaniu.
Jeżeli pracownik uczył się w szkole, uczelni jeszcze w czasie zatrudnienia, to do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu pracodawca wlicza:
- okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, albo
- okres nauki.
Pracodawca bierze pod uwagę to co jest korzystniejsze dla pracownika.
Jakie są zasady przeliczania urlopu?
Zmiana wymiaru etatu (np. z pełnego na 1/2 albo odwrotnie) nie powoduje po prostu „przeniesienia” urlopu. Wymaga od pracodawcy ponownego jego przeliczenia według zasady proporcjonalności.
Niemniej przeliczenia dokonuje się już według nowego (zmienionego) wymiaru etatu z zachowaniem poniżej wymienionych zasad:
- urlop przelicza się proporcjonalnie do wymiaru etatu (oddzielnie dla każdego okresu zatrudnienia – przed zmianą etatu i po zmianie etatu),
- urlop zawsze przelicza się na godziny,
- niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia,
- dzień urlopu to 8 godzin (pełny etat), 4 godziny (pół etatu) itd.,
- urlop przelicza się według godzin (zamiast dni),
- kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi,
jeżeli zmiana wymiaru etatu następuję w trakcie miesiąca (np. po 15-tym) nierzadką praktyką jest zaliczenie tego miesiąca do nowego wymiaru etatu (niektórzy pracownicy kadr większą część miesiąca przypisują do wyższego wymiaru czasu pracy).
Ważne
W przypadku zmiany wymiaru etatu (wymiaru czasu pracy) pracodawca ma obowiązek przeliczenia urlopu od nowa.
Zmiana wymiaru etatu a urlop
Zmiana wymiaru etatu oznacza, że pracownik będzie pracował mniej lub więcej godzin w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca i roku.
Wobec tego, jakich przeliczeń należy dokonać, jeżeli pracownik w trakcie roku ma zmieniany wymiar czasu pracy: z całego na część etatu lub odwrotnie?
Urlop w przypadku zmiany wymiaru etatu należy liczyć dla każdego okresu zatrudnienia oddzielnie zgodnie z przyjętym wzorem: (roczny wymiar urlopu × etat) × (liczba miesięcy / 12)
Przykład 1
Pani Jadwiga jest zatrudniona na umowę o pracę na czas nieokreślony na 1/2 etatu i posiada ponad 12-letni staż pracy. Do 25 lipca 2026r. nie wykorzystała ani jednego dnia urlopu z wymiaru za rok 2026r. Od tego też dnia pracodawca dokonał zmiany wymiaru jej dotychczasowego etatu z 1/2 na pełny etat. Pracodawca przeliczy przysługujący pani Jadwidze wymiar urlopu wypoczynkowego.
Miesiąc lipiec 2025r. zaliczył jeszcze do poprzedniego wymiaru etatu a więc do 1/2 etatu:
- za okres od stycznia do lipca 2026r. (26 dni x 0,5 etatu x 7/12) à 7,5833, oraz
- za okres od sierpnia grudnia lipca 2026r. (26 dni x 1 etat x 5/12) à 10,8333
- razem 7,5833 + 10,8333 = 19 dni.
Zasadniczo zaokrągleń dokonuje się na ostatnim etapie obliczeń. Jeżeli jednak zaokrąglenie zostanie dokonane na wcześniejszym etapie – osobno za miesiące styczeń – czerwiec a osobno za miesiące lipiec– grudzień, będzie to z korzyścią dla pracownika.
Przykład 2
Pani Joanna jest zatrudniona w wymiarze czasu pracy: pełny etat na umowę na czas nieokreślony. U obecnego pracodawcy nie osiągnęła jeszcze 10-letniego urlopowego stażu pracy. Do końca sierpnia 2026 roku wykorzystała 18 dni urlopu wypoczynkowego. W październiku podpisuje z pracodawcą aneks do umowy, według którego od 1 listopada jej wymiar czasu pracy zostaje obniżony do 1/4 etatu.
Tego dnia pracodawca przeliczy przysługujący pani Joannie wymiar urlopu wypoczynkowego:
- za okres od stycznia do października 2026r. (20 dni x 1 etat x 10/12) à 16,6667, oraz
- za okres od listopada do grudnia 2026r. (20 dni x 1/4 etatu x 2/12) à 0,8333
- razem 16,6667 + 0,8333 = 18 dni.
Od tak wyliczonego wymiaru należy odjąć jeszcze 18 dni wykorzystanego urlopu do końca sierpnia 2026r. Pani Joannie na dzień 1 listopada 2026r. nie przysługuje już ani jeden dzień urlopu wypoczynkowego.
Inne okresy zatrudnienia wliczane do stażu urlopowego
Państwowa Inspekcja Pracy regularnie przypomina, iż zgodnie z art. 1541 § 1 i art. 155 Kodeku pracy do stażu urlopowego pracodawca powinien doliczyć także inne okresy niebędące okresami zatrudnienia, niemniej traktowane jako równorzędne na mocy przepisów Kodeksu Pracy albo przepisów szczególnych.
Do tych innych okresów zatrudnienia zalicza się:
- okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
- okres zatrudnienia u zagranicznego pracodawcy,
- skrócony okres wypowiedzenia umowy o pracę przyczyn niedotyczących pracowników (np. upadłość lub likwidacja pracodawcy), za które przysługuje odszkodowanie,
- okres prowadzenie gospodarstwa rolnego,
- okres służby wojskowej.
Krzysztof Ulicki
Główny Księgowy
Krzysztof Ulicki
Główny Księgowy