Pozyskiwanie dotacji*, w szczególności ze środków unijnych, jest wciąż niezwykle popularne wśród przedsiębiorców. Jak poprawnie ująć dotację w książce przychodów i rozchodów? Jak otrzymanie dotacji wpływa na rozliczenia podatkowe przedsiębiorcy? Oto krótki poradnik po gąszczu przepisów związanych z dotacjami.

1. Dotacje, które nie są w ogóle przychodem
Przepisy podatkowe wyłączają z definicji przychodu szczególny rodzaj dotacji: mianowicie te, które są związane z zakupem, otrzymaniem lub wytworzeniem przez firmę środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. Mówiąc w skrócie, dotacja na coś, co będzie w firmie amortyzowane, nie jest przychodem. Oznacza to, że takiej dotacji nie wpisuje się do książki przychodów i rozchodów, ani do zeznania podatkowego.

2. Dotacje, które są przychodem zwolnionym z opodatkowania
Dotacje, inne niż na środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne są przychodem. Na szczęście kolejny  przepis wymienia takie różne przychody, które są zwolnione z opodatkowania. Są wśród nich trzy kluczowe, dotyczące dotacji:

  • dotacje na rozpoczęcie działalności gospodarczej przez bezrobotnego,
  • dotacje otrzymane ze środków budżetu państwa lub jednostek samorządu terytorialnego;
  • dotacje pochodzące z projektów unijnych.

Efekt zwolnienia przychodu z podatku dochodowego to również: brak wpisu w książce przychodów i rozchodów, brak przychodu w zeznaniu podatkowym.

3.    Dotacje, które są przychodem opodatkowanym
Jeżeli dotacja nie jest przeznaczona na środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, nie pochodzi z urzędu pracy (na rozpoczęcie działalności), ani ze środków publicznych (krajowych lub europejskich) – będzie przychodem, od którego trzeba będzie zapłacić podatek dochodowy. Mogą być to przykładowo dotacje od podmiotów komercyjnych lub organizacji pozarządowych, jednak w praktyce zdecydowana większość dotacji nie będzie opodatkowana na postawie wcześniejszych punktów.

Dotacja opodatkowana musi być wpisana do książki przychodów i rozchodów, w kolumnie pozostałe przychody, pod datą otrzymania, tj. faktycznego wpływu pieniędzy. Kwota tej dotacji będzie, wraz z wszystkimi innymi przychodami z działalności, objęta obowiązkiem odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy, oraz wykazana w rocznym zeznaniu podatkowym.

4. Zakup środka trwałego z dotacji
Przedsiębiorca, po otrzymaniu faktury środek trwały lub wartość niematerialną i prawną, wprowadza wartość tej faktury (netto,  ile jest VATowcem) na ewidencję środków trwałych. Dla wartości środka trwałego w ewidencji nie ma znaczenia, z jakich środków jest sfinansowany zakup, jak również w jaki sposób jest regulowana płatność. Podsumowując, przedsiębiorca traktuje przyjęcie środka trwałego sfinansowanego dotacją na stan (do ewidencji) tak samo, jak każdego innego środka trwałego.

5. Amortyzacja środka trwałego sfinansowanego dotacją
O ile dotacja nie wpływa na wartość początkową środka trwałego, to na amortyzację już tak. Otóż jeżeli zakup środka trwałego został sfinansowany dotacją, to amortyzacja tego środka trwałego nie może być wpisana do książki przychodów i rozchodów, a tym samym – nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu. W efekcie, sfinansowanie środka trwałego dotacją będzie całkowicie neutralne pod względem podatku dochodowego.

Jeżeli środek trwały został tylko częściowo sfinansowany dotacją, to odpowiednia część amortyzacji nie będzie mogła być wykazana w kosztach. Przykładowo, jeżeli dotacja stanowi 35,7% wartości początkowej środka trwałego, to z każdego odpisu amortyzacyjnego tylko dokładnie 64,3% będzie wpisane do książki przychodów i rozchodów jako koszt.

6. Amortyzacja środka trwałego sfinansowanego dotacją dla bezrobotnych
Amortyzacja środków trwałych, zakupionych z dotacji dla bezrobotnych na rozpoczęcie działalności, również nie może być uznana za koszt podatkowy.

7.  Koszty zakupów innych niż środki trwałe z dotacji
Jeżeli przedsiębiorca otrzymał fakturę na zakup inny, niż środka trwałego (lub wartości niematerialnej i prawnej), a faktura ta jest płacona środkami z dotacji, to wartość tej faktury nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu, analogicznie jak amortyzacja.

8. Koszty zakupów innych niż środki trwałe z dotacji dla bezrobotnych
Jedynym przypadkiem, kiedy zakup sfinansowany dotacją może zostać wpisany do książki przychodów i rozchodów jako koszt, jest sfinansowanie dotacją dla bezrobotnych na rozpoczęcie działalności zakupów innych, niż środki trwałe, przykładowo zakup towaru handlowego lub podręczników.

*Dotacja to również dofinansowanie, subwencja, dopłata, zwrot wydatków.