Powszechnie przyjęło się, że pomyłki w danych kupującego trzeba poprawić za pomocą noty korygującej, a w przypadku udzielenia rabatu – należy wystawić fakturę korygującą. To jednak nie wszystkie przypadki, w których faktura wymaga korekty. Warto wiedzieć, czym różni się nota korygująca od faktury korygującej, aby w określonych przypadkach użyć właściwego dokumentu korygującego.
- Pierwsza różnica jest taka, że fakturę korygującą może wystawić wyłącznie sprzedawca (firma, która wystawiła fakturę pierwotną), a notę korygującą może wystawić wyłącznie nabywca, który otrzymał fakturę zawierającą błędy. Przepisy nie dają zatem sprzedawcy możliwości wystawiania not korygujących w imieniu nabywcy.
- Kluczowym kryterium decydującym o tym, kiedy należy zastosować notę, a kiedy fakturę jest to, jaki element faktury pierwotnej wymaga zmiany.
- Notą korygującą można poprawić nie tylko błędy w nazwie, numerze NIP czy adresie nabywcy, ale również takie pozycje faktury jak chociażby data sprzedaży czy opis transakcji. Można powiedzieć, że notą korygującą można poprawić prawie wszystko. Prawie, ponieważ noty nie wolno użyć, jeżeli do poprawienia jest: ilość, jakakolwiek kwota bądź stawka podatku.
- Do korekty tych danych (ilość, kwoty, stawki VAT), można użyć tylko faktury korygującej. Jeżeli jednak sprzedawca zauważy błąd w innej pozycji faktury, nie musi czekać, aż nabywca wystawi notę, ponieważ – wbrew powszechnej opinii – faktura korygująca może zostać zastosowana również do poprawiania pozostałych pozycji faktury.
- Podsumowując: jeżeli do poprawienia jest ilość, kwota, cena, stawka podatku – należy wystawić fakturę korygującą; jeżeli do poprawienia jest jakakolwiek inna pozycja faktury (np. dane firmy, data, opis, numer faktury) – korekty można dokonać zarówno za pomocą noty, jak i faktury korygującej.
- Wystawienie odpowiedniego dokumentu korygującego to jeszcze nie wszystko. W przypadku wystawienia faktury korygującej, która zmniejsza kwotę podatku (czyli najczęściej w przypadku rabatów, zwrotów) – sprzedawca musi czekać na potwierdzenie odbioru tej faktury korygującej przez nabywcę. Natomiast kupujący, który wystawił notę korygującą, powinien uzyskać od sprzedawcy akceptację tej noty.
