Zwrot za okulary – jak przechowywać dokumentację?

Pracuję w dość dużej firmie. W przeciągu kilku ostatnich tygodni aż 3 osoby od nas zwróciły się z prośba oz zwrot za okulary korekcyjne. Wszystko gra, poza tym, że nie mam pojęcia gdzie/jak legalnie mam przechowywać te dokumenty. – Basia

Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników w oparciu o umowę o pracę, powinien prowadzić dla nich teczki osobowe. Teczki osobowe składają się z trzech części (A, B i C) oraz są przechowywane przez 50 lat po ustaniu stosunku pracy z danym pracownikiem.

Część A

W części A akt osobowych pracownika powinny znaleźć się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie przez pracownika, np.:

• kwestionariusz osobowy, który pracownik musiał wypełnić w celu stworzenia umowy o pracę,
• świadectwo pracy wydane przez poprzedniego pracodawcę.

Część B

Cześć B akt osobowych jest powierzona dokumentom dotyczących nawiązaniu stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, np.:

• umowa o pracę,
• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi takimi jak regulamin pracy oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.

Część C

W części C akt osobowych powinny znaleźć się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, np.:

• oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• kopie wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
• umowy o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę.

Zwrot kosztów poniesionych na zakup okularów korekcyjnych dla pracownika dokonywany jest na podstawie dostarczonych dokumentów:

• zaświadczenia od lekarza wskazującego na konieczność stosowania okularów korekcyjnych do pracy,
• faktura potwierdzająca zakup okularów,
• wniosek o dofinansowanie poniesionych kosztów.

W związku z powyższym dokumenty te związane są z przebiegiem zatrudnienia pracownika, dlatego według przepisów praca, powinny one być przechowywane w części B akt osobowych pracownika.