Zaokrąglenia w urlopach

Zdecydowana większość osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego (poza wyjątkowymi sytuacjami, kiedy to urlop ten nie przysługuje).

Urlop wypoczynkowy jest niezbywalny. Pracownik nie może go w żaden sposób przenieść na inną osobę – nie może dokonać jego zbycia (nie może zrzec się prawa do urlopu).

Natomiast gdy do dnia rozwiązania umowy o pracę pracownik nie wykorzysta urlopu wypoczynkowego, wówczas należy mu się ekwiwalent pieniężny za ten niewykorzystany urlop.

Warto w tym miejscu napisać o pewnym wyjątku od reguły. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie będzie przysługiwał pracownikowi tylko wtedy, gdy wraz z pracodawcą uzgodnią, iż urlop ten będzie wykorzystany w naturze, ale już podczas kolejnej umowy o pracę.

Czas na wykorzystanie urlopu z poprzedniego roku (w tym zaległego) pracownik ma do 30 września następnego roku.

Zgodnie z art. 154 § 1 i § 2 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 zwanej dalej Kodeksem pracy) wymiar urlopu wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony, co najmniej 10 lat.

Wymiar roczny urlopu pracownika ustala się proporcjonalnie, w zależności od:

• liczby miesięcy w ciągu roku, na które przypada zatrudnienie,
• części etatu.

Stąd w Kodeksie pracy znalazły się zapisy dotyczące sposobu obliczania, a dokładniej: zasad zaokrąglania wyliczeń urlopowych.

Ogólna zasada przeliczania – zaokrąglania urlopów mówi o tym, że jeżeli wynik urlopu wyjdzie po przecinku, wówczas pracodawca dokonuje zaokrąglenia w górę do pełnego dnia.

Urlopu wypoczynkowego udziela się w dniach (w niektórych przypadkach w godzinach). Urlopu udziela się w dniach, które dla pracownika są dniami pracy. Natomiast przeliczenia dokonuje się w ujęciu godzinowym z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy wynikającego z zawartej umowy o pracę (np. pełny etat – 1/1), a także dobowego wymiaru czasu pracy pracownika (np. 8 godzin).

Powyższe zasady są właściwe wobec pracowników zatrudnionych na niepełny etat oraz dla których dobowy wymiar czasu pracy jest niższy niż 8 godzin.

Pracownik, który podejmuje pracę:

• po raz pierwszy w życiu – w roku kalendarzowym rozpoczęcia tej pracy nabywa prawo do urlopu z upływem każdego kolejnego miesiąca pracy (1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku),
• po raz drugi i kolejny, prawo do urlopu nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

Przedstawione zasady ustalania urlopu wymagają od pracodawcy stosowania zaokrągleń w górę do pełnego dnia (poza przypadkiem pracownika podejmującego pierwszą pracę w stosunku do urlopu za miesiące roku rozpoczęcia tej pracy).

Jeżeli pracodawca oblicza urlop za niepełny miesiąc, to wynik tego obliczenia także zaokrągla w górę do pełnego miesiąca (zatrudnienie w ciągu miesiąca, rozwiązanie stosunku pracy w ciągu miesiąca – art. 155^2a § 2 Kodeksu pracy).

Zasada uzupełnienia miesiąca nie ma zastosowania do osób, które po raz pierwszy zostają zatrudnione na umowę o pracę w pierwszym roku pracy.

W sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony w trakcie miesiąca, lub zatrudnienie kończy się w trakcie miesiąca, wówczas na cele obliczenia urlopu miesiąc ten należy potraktować jak pełny miesiąc, za który przysługuje 1/12 urlopu.

Zgodnie z art. 155^2a §3 Kodeksu pracy, jeżeli rozwiązanie umowy o pracę z dotychczasowym pracodawcą i nawiązanie stosunku pracy z nowym pracodawcą ma miejsce w tym samym miesiącu wówczas zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.

Kolejny przepis wskazuje, że w sytuacji zatrudnienia u dwóch pracodawców w trakcie jednego miesiąca kalendarzowego, rozliczenia urlopu za ten miesiąc dokonuje dotychczasowy (a nie kolejny – nowy) pracodawca.

Kolejny urlop przysługujący pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje jeden stosunek pracy a rozpoczyna się kolejny

W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:

U dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy chyba, że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

U kolejnego pracodawcy – w wymiarze:

• proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
• proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Zgodnie z art. 155³ Kodeksu pracy, przy obliczaniu urlopu, należy zastosować zaokrąglenie do pełnego dnia. Zaokrągleń należy dokonywać zawsze w górę, a nie według zasad matematycznych!

Przepisy nie wskazują precyzyjnie metodologii zaokrągleń w czasie obliczania przysługującego urlopu, ani na którym etapie obliczeń dokonywać zaokrągleń. W praktyce jednak przyjęto, że zaokrąglenia dokonuje się tylko raz – na ostatnim etapie obliczeń.

W tym miejscu należy podkreślić, iż przepis o zaokrągleniach, tj. art. 155³ Kodeksu pracy odnosi się do ustalania urlopu według przepisów art. 155¹ i 155² Kodeksu pracy, a tym samym pomija wyliczenia urlopu według przepisów art. 153 Kodeksu pracy, tj. przy pierwszej pracy.

Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy wskazuje, że przy obliczaniu urlopu przy pierwszej pracy (w roku rozpoczęcia pierwszej pracy) pracodawca nie ma obowiązku dokonywać jego zaokrągleń w górę do pełnych dni.

Niemniej pracodawca może podjąć inną, korzystniejszą decyzję, czyli o dokonywaniu zaokrągleń wyniku urlopu w górę do pełnych dni.

Niepełny dzień urlopu u pracowników zatrudnionych na niepełny wymiar czasu pracy nawet, jeśli jest to pierwsza praca należy zaokrąglać w górę do pełnego dnia. Od tej reguły nie występują póki co wyjątki.