Wymiar roczny urlopu należy rozliczać proporcjonalnie, w zależności od:

  • ilości miesięcy w ciągu roku, na które przypada zatrudnienie,
  • części etatu.

Stąd w Kodeksie Pracy znalazły się zapisy dotyczące sposobu obliczania, a dokładniej: zasad zaokrąglania wyliczeń urlopowych.

Zaokrąglanie miesiąca

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w trakcie miesiąca, lub zatrudnienie kończy się w trakcie miesiąca, to do celów obliczania urlopu ten miesiąc traktuje się jako pełny miesiąc, za który przysługuje 1/12 urlopu.

Przykład. Pani Joanna została zatrudniona 30 grudnia 2014r., na pełny etat, z prawem do wyższego wymiaru urlopu. Pracownica ma do przepracowania 2 dni robocze. Za rok 2014, nabywa prawo do urlopu według wyliczenia:

26 dni wymiaru / 12 miesięcy x 1 miesiąc zatrudnienia = 2,1666 po zaokrągleniu 3 dni.

Kolejny przepis wskazuje, że w sytuacji zatrudnienia u dwóch pracodawców w trakcie jednego miesiąca kalendarzowego, rozliczenia urlopu za ten miesiąc dokonuje pierwszy pracodawca.

Przykład 1. Pani Joanna była zatrudniona u poprzedniego pracodawcy od 25 stycznia do 05 grudnia 2014r., na pełny etat, z prawem do wyższego wymiaru urlopu. Dotychczasowy pracodawca powinien wykazać na świadectwie pracy wykorzystanie 26 dni urlopu. W tej sytuacji, u nowego pracodawcy, pracownicy nie będzie przysługiwał w ogóle urlop wypoczynkowy na rok 2014.

Zaokrąglanie przysługującego urlopu

Zgodnie z art. 1553 Kodeksu Pracy, przy obliczaniu urlopu, należy zastosować zaokrąglenie do pełnego dnia. Zaokrągleń dokonujemy zawsze w górę, a nie według zasad matematycznych!

Wprawdzie przepisy nie wskazują precyzyjnie metodologii obliczania przysługującego urlopu, ani na którym etapie obliczeń dokonywać zaokrągleń, to jednak w praktyce przyjęło się, że zaokrąglenia dokonuje się tylko raz – na ostatnim etapie obliczeń.

Przykład 2. Pan Jarosław jest zatrudniony na pół etatu, na okres od 26 stycznia do 7 lutego 2015r., i legitymuje się ponad 10-letnim stażem pracy. Pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy według wyliczenia:

26 dni wymiaru / 12 miesięcy x 2 miesiące zatrudnienia = 4,33 po zaokrągleniu 5 dni.

Wątpliwości…

Uwaga! Ww. przepis o zaokrągleniach (art. 1553) odnosi się do ustalania urlopu według przepisów art. 155, a tym samym pomija wyliczenia urlopu według przepisów art. 153, tj. przy pierwszej pracy. W związku z taką konstrukcją przepisu pracodawcy mają wątpliwości, czy przy wyliczaniu urlopu przy pierwszej pracy stosować zaokrąglenia do pełnego dnia, czy też nie. Bazując na zasadzie równego traktowania pracowników należy jednak uznać, że również w tym przypadku należy dokonywać zaokrągleń przysługującego urlopu do pełnego dnia. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku zatrudnienia w ramach pierwszej pracy na część etatu, czy 1/8 czy 99/100, zaokrąglenia są już wymagane przez Kodeks Pracy.