Niewątpliwie najważniejszym warunkiem wpisywania zakupów do książki podatkowej jest związek tych zakupów z prowadzoną działalnością gospodarczą. Okazuje się jednak, że to nie wystarcza – liczy się też sposób udokumentowania wydatku. Takim podstawowym dokumentem jest oczywiście faktura.

Przepisy o prowadzeniu książki podatkowej dopuszczają wpisywanie zakupów na podstawie paragonu, jednak może mieć to miejsce wyłącznie w przypadku wydatków na:

  • materiały pomocnicze,
  • środki czystości i bhp oraz materiały biurowe,
  • zagraniczne zakupy paliwa i olejów.

Oznacza to, że zakup chociażby towarów handlowych czy podstawowych materiałów do produkcji na podstawie jedynie paragonu jest z mocy przepisów niedopuszczalne.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na ciekawy i stosunkowo nowy rodzaj dokumentu, nazywany „fakturą uproszczoną”. Otóż jeżeli dokonujemy zakupów na kwotę nieprzekraczającą 450zł, a sprzedawca umieści na paragonie nasz (czyli nabywcy) numer NIP, wtedy taki paragon staje się… fakturą właśnie.

Przedsiębiorca dokonujący zakupów na podstawie paragonów (oczywiście w przypadkach, kiedy przepisy na to pozwalają) powinien pamiętać każdorazowo o uzupełnieniu na odwrocie tego paragonu swoich danych (nazwa i adres firmy).

Paragon a VAT
Dla przedsiębiorcy, który jest podatnikiem VAT, zakupy na podstawie jedynie paragonu zamiast faktury są niekorzystne podatkowo. Wynika to z zakazu odliczania VAT, wykazanego na paragonach fiskalnych (z jednym wyjątkiem, jeżeli paragon jest jednocześnie fakturą uproszczoną – jak opisano powyżej).

VAT z paragonu można powiedzieć wręcz „przepada”, ponieważ nie dość że nie wolno go odliczyć w rozliczeniu VAT, to również kwota tego podatku nie może być zaliczona do kosztów – ten zakaz dotyczy sytuacji, gdy przedsiębiorca mógłby odliczyć ten VAT, dysponując fakturą.

Paragon a książka
Niewątpliwie najważniejszym warunkiem wpisywania zakupów do książki podatkowej jest związek tych zakupów z prowadzoną działalnością gospodarczą. Okazuje się jednak, że to nie wystarcza – liczy się też sposób udokumentowania wydatku. Takim podstawowym dokumentem jest oczywiście faktura. Przepisy o prowadzeniu książki podatkowej dopuszczają wpisywanie zakupów na podstawie paragonu, jednak może mieć to miejsce wyłącznie w przypadku wydatków na: