Wszystko o zawieszeniu działalności

W takich sytuacjach definitywne zamknięcie firmy może być decyzją przedwczesną, szczególnie gdy przedsiębiorca nie wyklucza powrotu do jej prowadzenia. Ustawa Prawo przedsiębiorców daje mu prawo do zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, czyli do czasowego wstrzymania jej wykonywania bez wykreślenia wpisu przedsiębiorcy z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Rozwiązanie to pozwala zarówno przeczekać trudniejszy okres i ocenić, czy występujące problemy mają charakter przejściowy, zanim zostanie podjęta ostateczna decyzja o likwidacji działalności, jak i zaplanować przerwę wynikającą z konkretnych okoliczności, a po jej zakończeniu wznowić działalność.

Zawieszenie działalności gospodarczej nie oznacza jej zakończenia, lecz jedynie przerwę w jej wykonywaniu. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca decydujący się na zawieszenie firmy ma obowiązek wrócić do jej prowadzenia. W dowolnym momencie zawieszenia może podjąć decyzję o jej likwidacji, co oczywiście wymaga dopełnienia formalności wynikających z przepisów.

W trakcie zawieszenia wpis przedsiębiorcy nadal widnieje w CEIDG z informacją o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej, a numery NIP i REGON pozostają bez zmian. Po upływie minimalnego okresu zawieszenia przedsiębiorca może wznowić wykonywanie działalności.

Prawo do zawieszenia przysługuje co do zasady przedsiębiorcy, który nie zatrudnia pracowników. Jest jednak istotny wyjątek od tej zasady, ponieważ działalność może również zawiesić przedsiębiorca zatrudniający wyłącznie pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającym urlopie macierzyńskim, urlopie wychowawczym, urlopie opiekuńczym lub urlopie rodzicielskim.

W przypadku pracowników przebywających na urlopie rodzicielskim warunkiem jest, aby nie łączyli oni korzystania z tego urlopu z wykonywaniem pracy u pracodawcy, który go udzielił. Oznacza to, że samo zatrudnianie wyłącznie pracowników przebywających na wymienionych urlopach nie odbiera przedsiębiorcy prawa do zawieszenia działalności.

Należy przy tym mieć na uwadze, że w razie zakończenia korzystania z tych urlopów lub złożenia przez pracownika wniosku o łączenie korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, pracownik ma prawo do wynagrodzenia jak za przestój, określonego przepisami prawa pracy – do zakończenia okresu zawieszenia działalności gospodarczej.

W myśl art. 24 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej oraz wznowienie wykonywania działalności gospodarczej następują na wniosek przedsiębiorcy, chyba że przepis odrębny stanowi inaczej. Przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej zgłasza zarówno zawieszenie, jak i późniejsze wznowienie działalności poprzez złożenie wniosku o zmianę wpisu w CEIDG.

W celu dokonania zawieszenia jednoosobowej działalności gospodarczej nie składa się odrębnych zawiadomień dotyczących samego zawieszenia do urzędu skarbowego ani ZUS.

Wystarczające jest prawidłowe wypełnienie i złożenie wniosku CEIDG-1, ponieważ informacje są przekazywane do tych instytucji na podstawie wpisu w CEIDG. Wniosek CEIDG-1 o zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej można złożyć elektronicznie, osobiście w wybranym urzędzie gminy albo wysłać listem poleconym na adres wybranego urzędu gminy. Przy czym wniosek przesyłany pocztą musi być opatrzony własnoręcznym podpisem wnioskodawcy poświadczonym przez notariusza.

Zgodnie z aktualnymi przepisami przedsiębiorca wpisany do CEIDG może wskazać we wniosku datę rozpoczęcia zawieszenia wcześniejszą niż dzień złożenia wniosku, a więc zawiesić działalność z datą wsteczną. Ustawodawca nie zastrzegł bowiem, że dzień rozpoczęcia zawieszenia nie może być datą przeszłą.

Należy jednak mieć na uwadze, że wskazanie daty wstecznej musi odpowiadać stanowi faktycznemu. Zawieszenie z datą wsteczną będzie prawidłowe tylko wtedy, gdy od wskazanego dnia przedsiębiorca nie wykonywał bieżącej działalności gospodarczej ani nie osiągał z niej bieżących przychodów, z wyjątkiem czynności i przychodów dozwolonych w okresie zawieszenia.

Zgodnie z art. 23 ustawy Prawo przedsiębiorców przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na czas nieokreślony albo określony, nie krótszy jednak niż 30 dni.

Z kolei zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej i trwa do dnia wskazanego w tym wniosku albo we wniosku o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej albo do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego.

W praktyce oznacza to, że jednoosobowa działalność może pozostawać zawieszona bezterminowo, co do zasady aż do jej wznowienia albo zakończenia prowadzenia działalności i wykreślenia przedsiębiorcy z CEIDG. Jeżeli we wniosku o zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie zostanie podana data wznowienia, zawieszenie trwa bezterminowo. Jeżeli natomiast przedsiębiorca wskaże taką datę, działalność zostanie automatycznie wznowiona w wybranym dniu, bez konieczności składania dodatkowego wniosku o jej wznowienie.

Minimalny okres zawieszenia wynosi 30 dni. Ustawa przewiduje przy tym szczególną regulację dla lutego, który ma 28 albo 29 dni w zależności od roku. Jeżeli bowiem okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej obejmuje wyłącznie pełny miesiąc luty danego roku kalendarzowego, za minimalny okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przyjmuje się liczbę dni miesiąca lutego przypadającą w danym roku kalendarzowym.

Zawieszenie działalności gospodarczej wiąże się z pewnymi konsekwencjami. W art. 25 ustawy Prawo przedsiębiorców określono, czego nie wolno robić podczas zawieszenia działalności, a także wskazano prawa i obowiązki przedsiębiorcy w tym okresie.

Decydując się na zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej, przede wszystkim należy mieć na uwadze, że w myśl art. 25 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Niedopuszczalne jest obchodzenie tego zakazu przez wykonanie usługi w czasie zawieszenia i wystawienie za nią faktury dopiero po wznowieniu działalności. O zgodności zawieszenia z przepisami decyduje nie tylko wpis w CEIDG, lecz także faktyczne powstrzymanie się od wykonywania bieżącej działalności gospodarczej.

Ustawa dopuszcza jednak wykonywanie określonych czynności oraz osiąganie niektórych przychodów, a także wskazuje prawa i obowiązki przedsiębiorcy w tym okresie. Wynika to z art. 25 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców. W myśl tego przepisu w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca:

1. może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów;
2. może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
3. może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
4. ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
5. wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;
6. może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
7. może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą;
8. może powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w ustawie o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw.

Oznacza to, że podczas zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca może wykonywać czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywać wcześniej zawarte umowy, przyjmować należności powstałe przed dniem zawieszenia oraz regulować zobowiązania, które powstały przed tym dniem, zbywać własne środki trwałe i wyposażenie, a także osiągać przychody finansowe, również związane z działalnością prowadzoną przed zawieszeniem, np. z tytułu odsetek od lokat lub środków zgromadzonych na firmowym rachunku bankowym oraz różnic kursowych.

Nie należy przy tym zapominać, że zawieszenie działalności nie powoduje automatycznego wygaśnięcia wszystkich obowiązków przedsiębiorcy związanych z działalnością gospodarczą. Zawieszenie nie jest tym samym co likwidacja, a wpis przedsiębiorcy nadal widnieje w CEIDG.

Przedsiębiorca pozostaje obowiązany do wykonywania w tym czasie obowiązków nakazanych przepisami, w tym do prowadzenia księgowości w zakresie wymaganym przepisami. Musi również liczyć się z tym, że może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.

W okresie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca prowadzący Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (PKPiR) może ponosić i ujmować w kosztach podatkowych wydatki służące zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów, jeżeli spełniają ogólne warunki uznania ich za koszty uzyskania przychodów.

Typowymi przykładami wydatków ponoszonych w trakcie zawieszenia działalności, zwykle możliwymi do rozliczenia jako koszty uzyskania przychodów, są koszty stałe wynikające z umów zawartych przed zawieszeniem, takie jak czynsz najmu, abonamenty telekomunikacyjne, opłaty za media, obsługa księgowa czy utrzymanie firmowej strony internetowej.

Trzeba przy tym mieć na uwadze, że sama data zaciągnięcia zobowiązania nie jest jedynym kryterium. Zgodnie z art. 25 ustawy Prawo przedsiębiorców w okresie zawieszenia dopuszczalne są wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, dlatego decydujące znaczenie ma rzeczywisty związek wydatku z zachowaniem albo zabezpieczeniem tego źródła.

Wydatki ponoszone w trakcie zawieszenia działalności muszą być racjonalne i gospodarczo uzasadnione, a także w dalszym ciągu spełniać ogólne przesłanki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie mogą również należeć do wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 tej ustawy.

Do kosztów uzyskania przychodów rozliczanych za okres zawieszenia nie należy natomiast zaliczać wydatków wynikających z bieżącego wykonywania działalności gospodarczej. Należy bowiem ponownie podkreślić, że działalność ta nie może być w tym czasie prowadzona.

Odrębne zasady dotyczą amortyzacji środków trwałych w trakcie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. Brak prawa do amortyzacji składników majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, wynika wprost z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie bowiem z art. 22c pkt 5 tej ustawy nie podlegają amortyzacji składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

W praktyce oznacza to, że odpisów amortyzacyjnych zaprzestaje się od miesiąca następującego po miesiącu, w którym działalność zawieszono. W przypadku dokonywania odpisów amortyzacyjnych co miesiąc ostatni odpis ujmuje się więc za miesiąc, w którym doszło do zawieszenia, a od kolejnego miesiąca składniki majątku nieużywane na skutek zawieszenia nie podlegają amortyzacji.

Po wznowieniu działalności amortyzację kontynuuje się na dotychczasowych zasadach. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że art. 22c pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych odnosi się do składników majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. Oznacza to, że samo zawieszenie działalności nie wyłącza automatycznie amortyzacji składnika majątku, który w tym okresie jest nadal faktycznie wykorzystywany do wykonywania czynności dozwolonych, w szczególności czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Możliwość dalszego dokonywania odpisów amortyzacyjnych wymaga jednak każdorazowo oceny rzeczywistego sposobu wykorzystywania danego składnika majątku oraz jego związku z działalnością gospodarczą. Może to dotyczyć na przykład magazynu wykorzystywanego w okresie zawieszenia do przechowywania i zabezpieczenia firmowego majątku, jednak nie należy traktować dalszej amortyzacji jako zasady mającej automatycznie zastosowanie w każdym takim przypadku.

Zawieszenie działalności gospodarczej co do zasady nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązków związanych z prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów, choć liczba zapisów dokonywanych w okresie zawieszenia jest zwykle ograniczona albo nie ma ich wcale.

Należy również pamiętać, że przedsiębiorca prowadzący PKPiR musi założyć księgę na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego, także wtedy, gdy działalność pozostaje zawieszona. Musi również sporządzić i wpisać do księgi spis z natury na koniec każdego roku podatkowego. Jeżeli w kolejnym roku przedsiębiorca nadal prowadzi PKPiR, spis ten wpisuje do nowej księgi zakładanej na dzień 1 stycznia.

W okresie objętym zawieszeniem podatnik korzysta z ustawowego zwolnienia z obowiązku obliczania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy dotyczących zawieszonej działalności.

Nie oznacza to jednak, że w tym czasie nie mogą wystąpić przychody podatkowe lub wpływy związane z działalnością prowadzoną przed zawieszeniem. Przedsiębiorca może między innymi otrzymywać należności powstałe przed zawieszeniem, uzyskiwać przychody finansowe oraz sprzedawać własne środki trwałe i wyposażenie. W okresie zawieszenia może również regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia oraz ponosić wydatki niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Przychody podatkowe osiągnięte oraz koszty uzyskania przychodów poniesione w okresie zawieszenia działalności gospodarczej podlegają ujęciu w odpowiednich kolumnach PKPiR. Sposób ich rozliczenia zależy natomiast od momentu wznowienia działalności.

Jeżeli podatnik opodatkowany według skali podatkowej albo podatkiem liniowym, ustalający zaliczki na podstawie dochodu osiągniętego od początku roku, wznowi działalność przed końcem roku podatkowego, przychody podatkowe i koszty uzyskania przychodów dotyczące okresu zawieszenia uwzględnia przy obliczaniu pierwszej zaliczki po wznowieniu działalności gospodarczej. Jeżeli zawieszenie trwa do końca roku podatkowego, rozlicza je w zeznaniu rocznym.

Przypomnijmy, że w przypadku podatników PIT rokiem podatkowym jest rok kalendarzowy. Natomiast podatnicy opłacający ryczałt od przychodów ewidencjonowanych rozliczają przychody uzyskane w okresie zawieszenia w terminach określonych w art. 21 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Co do zasady ryczałt dotyczący okresu zawieszenia wpłaca się po wznowieniu działalności. Jeżeli jednak zawieszenie obejmuje przełom lat, ryczałt od przychodów uzyskanych w okresie zawieszenia w zakończonym roku podatkowym należy obliczyć i wpłacić do 20 stycznia następnego roku, nawet jeżeli działalność nie została jeszcze wznowiona.

Zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia też przedsiębiorcy z obowiązku złożenia właściwego zeznania rocznego. Podatnik rozliczający działalność według skali podatkowej, podatkiem liniowym albo ryczałtem składa zeznanie także wtedy, gdy działalność była zawieszona przez cały rok i nie wystąpiły żadne przychody ani koszty. Jeżeli w okresie zawieszenia powstały dopuszczalne przychody, na przykład ze sprzedaży środka trwałego, wykazuje się je w rozliczeniu rocznym zgodnie z właściwymi zasadami.

Czynny podatnik VAT, który zawiesił działalność gospodarczą, co do zasady nie musi przesyłać JPK_V7 za okresy rozliczeniowe w całości objęte zawieszeniem. Wynika to z art. 99 ust. 7a ustawy o podatku od towarów i usług, z uwzględnieniem wyjątków określonych w art. 99 ust. 7b tej ustawy.

Jeżeli w tych okresach podatnik nie dokonuje żadnych zapisów w ewidencji VAT, co do zasady nie przesyła JPK_V7. Obowiązek przesłania JPK_V7 powstaje jednak między innymi wtedy, gdy przedsiębiorca dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu usług lub nabycia towarów, w zakresie których jest podatnikiem, jest obowiązany rozliczyć podatek należny z tytułu czynności podlegającej opodatkowaniu, na przykład opodatkowanej VAT sprzedaży firmowego środka trwałego, albo ma obowiązek dokonania korekty podatku naliczonego. W takich przypadkach podatnik ujmuje odpowiednie czynności lub zdarzenia w ewidencji VAT i przesyła JPK_V7 za właściwy okres.

Jeżeli zawieszenie działalności gospodarczej nie obejmuje pełnego miesiąca u podatnika rozliczającego VAT miesięcznie, podatnik składa JPK_V7M za ten miesiąc. Jeżeli natomiast zawieszenie nie obejmuje pełnego kwartału u podatnika rozliczającego VAT kwartalnie, podatnik składa część deklaracyjną JPK_V7K za ten kwartał. Nie musi jednak przesyłać części ewidencyjnych za pełne miesiące zawieszenia, jeżeli nie dokonuje w tych miesiącach żadnych zapisów w ewidencji VAT.

Samo otrzymanie faktury zakupowej w okresie zawieszenia działalności nie oznacza, że podatnik musi za ten okres przesłać JPK_V7. Odliczenie podatku naliczonego jest prawem podatnika, a nie jego obowiązkiem.

Jeżeli zakup jest związany z czynnościami opodatkowanymi i zostały spełnione warunki odliczenia, podatnik zachowuje prawo do odliczenia VAT. Jeżeli w okresie zawieszenia nadal jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, może wykazać podatek naliczony w JPK_V7 składanym w tym okresie. Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych może również wykazać go w pierwszym JPK_V7 składanym po wznowieniu działalności, o ile nie upłynął termin na skorzystanie z prawa do odliczenia. Takie stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej z dnia 23 lipca 2021 roku, nr 0111-KDIB3-2.4012.324.2021.3.AZ, wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Fragment uzasadnienia interpretacji: „(…) odliczenie podatku naliczonego jest prawem podatnika nie obowiązkiem. Zatem podatnik może złożyć deklarację w okresie zawieszenia działalności i wykazać w niej kwotę podatku naliczonego do odliczenia poprzez jego zadeklarowanie w terminie określonym w art. 86 ust. 10b pkt 1 lub ust. 11 ustawy. Złożenie deklaracji podatkowej w okresie zawieszenia, wiąże się z tym, że podatnik w przypadku braku czynności opodatkowanych w okresie zawieszenia działalności wykazuje kwotę tego podatku do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy. W konsekwencji takiego rozliczenia kwota ta zwiększa kwotę podatku naliczonego do odliczenia w następnym okresie rozliczeniowym i w efekcie »dalszego przenoszenia« może być rozliczona z podatkiem należnym (przy braku czynności opodatkowanych w okresie zawieszenia) dopiero w deklaracji złożonej po wznowieniu działalności gospodarczej. Mając na uwadze fakt, że w okresie zawieszenia podatnik nie jest zobowiązany do składania deklaracji podatkowych, prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego może zostać zrealizowane również poprzez wykazanie tej kwoty w pierwszej deklaracji po odwieszeniu działalności gospodarczej. Powyższa zasada ma zastosowanie do wszystkich wydatków, do których prawo do odliczenia powstaje w okresie zawieszenia, zarówno tych wykorzystywanych do działalności przed zawieszeniem działalności gospodarczej jak też niezbędnych do utrzymania tej działalności poniesionych w okresie zawieszenia. W konsekwencji Wnioskodawcy przysługuje prawo do składania deklaracji VAT-7 i odliczenia kosztów stałych, związanych z utrzymaniem działalności gospodarczej w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej.”

Podatnik, który zawiesił działalność gospodarczą na okres co najmniej sześciu kolejnych miesięcy, co do zasady podlega wykreśleniu z urzędu z rejestru VAT. Jeżeli podczas zawieszenia zamierza wykonywać czynności wymienione w art. 5 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, ma obowiązek zawiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego przed dniem rozpoczęcia ich wykonywania i wskazać okres, w którym będzie je wykonywał.

W takim przypadku urząd nie wykreśla podatnika z rejestru albo przywraca jego rejestrację na wskazany okres. Po wznowieniu działalności podatnik zostaje ponownie zarejestrowany z takim samym statusem VAT, jaki posiadał przed zawieszeniem, bez konieczności ponownego składania zgłoszenia VAT-R.

Zawieszenie działalności gospodarczej nie oznacza, że przedsiębiorca może pozostawić bez rozliczenia wszystkie wcześniejsze sprawy finansowe firmy. W tym okresie nadal mogą być dokonywane płatności wynikające z czynności wykonanych przed zawieszeniem.

Przedsiębiorca może przyjmować należności powstałe przed datą zawieszenia, natomiast w przypadku powstałych wcześniej zobowiązań ustawa wprost nakłada na niego obowiązek ich regulowania. Samo zawieszenie działalności nie powoduje bowiem wygaśnięcia tych zobowiązań ani nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku ich uregulowania.

Otrzymywanie zapłaty od kontrahentów za usługi wykonane przed zawieszeniem oraz regulowanie wcześniejszych zobowiązań związanych z firmą nie jest traktowane jako wykonywanie działalności gospodarczej. Przedsiębiorca może więc przyjmować takie wpłaty, a jednocześnie powinien nadal spłacać ciążące na nim zobowiązania, bez ryzyka, że samo dokonywanie tych rozliczeń zostanie uznane za prowadzenie działalności.

Jednym z najważniejszych i najbardziej odczuwalnych finansowo skutków zawieszenia działalności gospodarczej jest brak obowiązku opłacania przez przedsiębiorcę składek na własne ubezpieczenia społeczne oraz własnej składki zdrowotnej za miesiące w całości objęte zawieszeniem, co może stanowić istotne odciążenie w okresie, w którym działalność nie przynosi bieżących przychodów. Jeżeli przedsiębiorca nie rozlicza żadnych innych ubezpieczonych, za pełne miesiące zawieszenia co do zasady nie składa również własnych dokumentów rozliczeniowych do ZUS.

Zawieszenie nie zwalnia jednak z obowiązku dokonania rocznego rozliczenia składki zdrowotnej, jeżeli przedsiębiorca jest zobowiązany do jego złożenia. Rozliczenie wykazuje się w dokumencie ZUS DRA albo ZUS RCA składanym za kwiecień kolejnego roku, także wtedy, gdy w chwili jego przekazania działalność pozostaje zawieszona.

Należy jednak mieć na uwadze, że w okresie zawieszenia przedsiębiorca nie podlega z tytułu prowadzonej działalności obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym ani ubezpieczeniu zdrowotnemu, co może mieć istotne konsekwencje. W okresie zawieszenia przedsiębiorca nie opłaca również składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, nawet jeżeli podlegał temu ubezpieczeniu przed zawieszeniem działalności.

Prawo do świadczeń opieki zdrowotnej co do zasady ustaje po upływie 30 dni od dnia wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego. Jeżeli przedsiębiorca nie jest objęty ubezpieczeniem zdrowotnym z innego tytułu ani nie może zostać zgłoszony jako członek rodziny osoby ubezpieczonej, po spełnieniu wymaganych warunków może zawrzeć umowę o dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne z Narodowym Funduszem Zdrowia, a następnie dokonać zgłoszenia w ZUS i opłacać składkę.

Należy mieć na uwadze, że brak obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz składki zdrowotnej dotyczy miesięcy w całości objętych zawieszeniem działalności gospodarczej. Jeżeli zawieszenie rozpoczyna się lub kończy w trakcie miesiąca, przedsiębiorca przez część tego miesiąca nadal podlega ubezpieczeniom, dlatego składki należy rozliczyć według zasad właściwych dla miesiąca niepełnego.

Szczególnej uwagi wymagają zatem miesiące, w których zawieszenie rozpoczyna się lub kończy w trakcie miesiąca. Za taki miesiąc przedsiębiorca składa dokumenty rozliczeniowe i opłaca należne składki, ale według odmiennych reguł dla poszczególnych ubezpieczeń.

Najniższą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne można pomniejszyć proporcjonalnie do liczby dni podlegania ubezpieczeniom w danym miesiącu, co wynika z art. 18 ust. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Proporcjonalne pomniejszenie dotyczy jednak wyłącznie najniższej podstawy wymiaru. Jeżeli przedsiębiorca zadeklarował podstawę wyższą od minimalnej, nie może automatycznie pomniejszyć całej zadeklarowanej kwoty w tej samej proporcji. Inaczej rozliczana jest składka zdrowotna, która jest miesięczna i niepodzielna.

Za miesiąc, w którym przedsiębiorca podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu choćby przez jeden dzień, składkę zdrowotną opłaca się w pełnej wysokości należnej zgodnie z przyjętą formą opodatkowania, bez jej proporcjonalnego pomniejszenia.

Zawieszenie działalności gospodarczej nie oznacza, że przedsiębiorca przestaje podlegać kontroli. Właściwe organy mogą przeprowadzić ją również w okresie zawieszenia, między innymi w celu zweryfikowania rozliczeń i zdarzeń dotyczących działalności wykonywanej przed jego rozpoczęciem, a także przestrzegania obowiązków ciążących na przedsiębiorcy w czasie zawieszenia.

Przedsiębiorca może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą. Ma również prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością wykonywaną przed datą zawieszenia. Udział w takich kontrolach i postępowaniach jest dopuszczalny w okresie zawieszenia i nie stanowi naruszenia zakazu wykonywania działalności gospodarczej.