Przedsiębiorca „na książce” ma obowiązek  sporządzić spis z natury na koniec roku, czyli na dzień 31 grudnia, po zakończeniu wszystkich transakcji tego dnia. Ten spis z natury jest jednocześnie spisem z natury na dzień 1 stycznia kolejnego roku.

Niektóre firmy robią inwentaryzację np. na koniec listopada. Czy zrobić spis z natury innego dnia niż 31 grudnia?
Firmy stosujące ustawę o rachunkowości mogą sporządzać spis z natury w innych terminach, jednak przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów nie mają takiej możliwości.

Po co robi się spis z natury?
Istotą zeznań podatkowych jest to, aby koszty towarów i materiałów przyporządkowywać do tego roku, w którym towary te i produkty zostały sprzedane – a nie zakupione czy zapłacone. Zgodnie z zasadami prowadzenia księgi podatkowej, przedsiębiorcy wykazują takie wydatki jako koszt na bieżąco. Spis z natury na koniec roku jest w praktyce odjęciem z kosztów wartości tych towarów i materiałów, które nie zostały jeszcze sprzedane. Można powiedzieć, że spis z natury „przesuwa” koszty do kolejnego roku.

Co się wpisuje się do spisu z natury?
Spis z natury obejmuje niesprzedane:

  • towary,
  • materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze do produkcji (dotyczy to również „produkcji” usług),
  • produkcję w toku, półwyroby, niewykończone produkty,
  • wyroby gotowe,
  • odpady.

W spisie z natury należy również uwzględnić te rzeczy, które są na dzień 31 grudnia poza firmą, np. półprodukty z blachy przekazane podwykonawcy do malowania lub towary, które jeszcze nie dotarły do firmy, chociaż faktura za nie została wystawiona jeszcze w grudniu.

Jak wygląda spis z natury?
Spis z natury to sporządzenie listy ww. artykułów, z opisem, podaniem ilości oraz wartości. Wszystkie pozycje powinny być ponumerowane. Nie można również zapomnieć o podpisie!

Jak określić wartość spisywanych rzeczy?
Towary i materiały należy wpisać do spisu z natury według takich cen, z jakimi były wpisywane do księgi podatkowej.
Półprodukty i produkcję w toku należy wycenić według kosztów wytworzenia, czyli uwzględniając faktyczne ceny zakupu surowców i usług wykorzystanych w tej produkcji.

Natomiast w przypadku odpadów, należy oszacować ich wartość – uwzględniając przydatność do dalszego użytkowania.

Prowadzę działalność usługową, moje koszty to tylko „pozostałe wydatki” i „wynagrodzenia”. Czy muszę robić spis z natury, skoro nie ma co spisywać?
Tak, sporządzenie spisu z natury jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców „na książce”, nawet jeżeli oznacza to wpisanie stanu zerowego.

Czy spis z natury wpisuje się do księgi podatkowej?
Tak, spis z natury należy wpisać do księgi podatkowej. Spis z natury jest zawsze:

  • ostatnim wpisem, kończącym księgę podatkową za dany rok,
  • pierwszym wpisem, otwierającym księgę podatkową na nowy rok.

Czy można robić spis z natury częściej niż raz w roku?
Tak, przedsiębiorca ma prawo sporządzić dodatkowy spis z natury w ciągu roku, na koniec wybranego miesiąca. Należy przy tym pamiętać o obowiązkowym zawiadomieniu urzędu skarbowego o zamiarze dokonania spisu z natury, w terminie co najmniej 7 dni przed spisem.