Co wpisywać w pole NIP w fakturach dla osób fizycznych

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT faktura powinna zawierać numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27. W praktyce oznacza to obowiązek podania numeru NIP nabywcy w sytuacji, gdy nabywca występuje jako podatnik VAT czynny lub podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT i nabywa towary lub usługi w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Osoby takie nie są identyfikowane na potrzeby podatku VAT, dlatego przepisy nie wymagają wskazywania ich numeru NIP na fakturze. W konsekwencji faktura wystawiana konsumentowi może zostać wystawiona bez numeru NIP nabywcy.

Przepisy ustawy o VAT nie przewidują obowiązku umieszczania numeru PESEL na fakturach wystawianych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej.

Numer PESEL nie jest numerem identyfikacji podatkowej, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku od towarów i usług. Oznacza to, że brak obowiązku podawania numeru NIP na fakturze wystawianej osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie oznacza konieczności wpisania w jego miejsce numeru PESEL. W praktyce pole przeznaczone na NIP nabywcy może pozostać niewypełnione. Nie ma również obowiązku wpisywania w tym miejscu ciągu zer, znaków zastępczych ani innych oznaczeń technicznych.

Zasada niepodawania numeru NIP na fakturze wystawianej na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej pozostaje aktualna również w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur. Co ważne, faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są wyłączone z obowiązkowego KSeF. Podatnik może jednak wystawiać takie faktury w KSeF dobrowolnie. Wystawiając fakturę dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej w Krajowym Systemie e-Faktur, podatnik nadal nie ma obowiązku podawania numeru NIP ani numeru PESEL nabywcy.

Faktura powinna zawierać dane wymagane przepisami dla tego rodzaju transakcji, natomiast pole dotyczące numeru identyfikacji podatkowej nabywcy może pozostać niewypełnione. Oznacza to, że jeżeli podatnik zdecyduje się na dobrowolne wystawienie faktury dla konsumenta w KSeF, brak numeru NIP nabywcy nie stanowi przeszkody do jej wystawienia.

Wątpliwości mogą pojawić się jednak w zakresie odbioru faktury wystawionej w KSeF przez nabywcę, którym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniach dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur odpowiada na to pytanie w następujący sposób: „Faktury dla konsumentów są wystawiane w KSeF dobrowolnie. Jeśli sprzedawca zdecyduje się na wystawienie faktury na rzecz konsumenta w KSeF, musi wówczas przekazać ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony, np. poza KSeF jako fakturę w postaci papierowej opatrzoną kodem, pod którym będzie widniał numer KSeF/kodami QR. Jeśli konsument zdecyduje się na otrzymanie faktury w KSeF wówczas wystawca faktury musi zapewnić mu dostęp do tej faktury przekazując kod QR wraz z danymi faktury, które umożliwią pobranie faktury z systemu”.

Zatem dobrowolne wystawienie faktury dla konsumenta w KSeF nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku przekazania jej nabywcy. Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie korzysta z KSeF na zasadach właściwych dla podatników prowadzących działalność gospodarczą. W związku z tym sprzedawca powinien udostępnić jej fakturę w uzgodnionej formie, np. w postaci papierowej lub elektronicznej, wraz z elementami umożliwiającymi identyfikację faktury w systemie.

Obowiązek zapewnienia dostępu do faktury osobom niebędącym podatnikami VAT czynnymi wynika z art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem w przypadku gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy, o którym mowa w ust. 4 pkt 5 i 6, i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez podanie kodu, o którym mowa w ust. 5, oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Jeżeli faktura ma zostać udostępniona konsumentowi za pośrednictwem KSeF, sprzedawca powinien przekazać mu kod QR oraz dane pozwalające na pobranie faktury z systemu.

Podsumowując, można stwierdzić, że w przypadku faktur wystawianych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, podatnik nie ma obowiązku podawania numeru NIP nabywcy. Nie ma również obowiązku wpisywania numeru PESEL ani innych oznaczeń zastępczych. Zasada ta pozostaje aktualna także w zakresie faktury wystawianych w Krajowym Systemie e-Faktur. Faktury wystawiane na rzecz konsumentów są wyłączone z obowiązkowego KSeF, choć mogą być wystawiane w tym systemie dobrowolnie. Przy czym numer NIP powinien być wskazywany na fakturze wyłącznie wtedy, gdy nabywca występuje jako podatnik i dokonuje zakupu w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.