Urlop bezpłatny - limity i zasady

Urlop bezpłatny oznacza czasowe niewykonywanie przez pracownika pracy wynikającej ze stosunku pracy. W okresie urlopu bezpłatnego pracownik nie świadczy pracy, a pracodawca nie wypłaca mu wynagrodzenia. Pociąga to za sobą określone skutki kadrowe i związane z ubezpieczeniami społecznymi. Stosunek pracy nadal jednak istnieje.

Zgodnie z art. 174 § 1 Kodeksu Pracy pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego na jego wniosek.

Oznacza to, że pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego, ale może również odmówić. Odmowa nie musi być przez niego uzasadniona. Co więcej, pracownikowi nie przysługuje od niej odwołanie, również na drodze postępowania sądowego.

Pracodawca może więc udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego albo odmówić jego udzielenia bez podania przyczyny.

Udzielenie urlopu bezpłatnego musi zostać poprzedzone wnioskiem pracownika. Pracodawca nie może z własnej inicjatywy wysłać pracownika na urlop bezpłatny.

Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12.08.2004 r., sygn. III PK 42/04, w którym stwierdzono, że udzielenie urlopu bezpłatnego wymaga zgodnego oświadczenia woli obu stron i nie może nastąpić na podstawie jednostronnej decyzji pracodawcy.

Przepisy nie określają limitu długości urlopu bezpłatnego. Jego wymiar ustalają wspólnie pracownik i pracodawca.

W czasie urlopu bezpłatnego pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie ani świadczenia pracownicze.

Na mocy art. 174 § 3 Kodeksu Pracy w sytuacji, jeżeli pracodawca udzielił pracownikowi urlopu bezpłatnego dłuższego niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć możliwość odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.

Oznacza to, że pracodawca i pracownik mogą zawrzeć porozumienie odwołujące się do wskazanego przepisu. Pozwoli ono pracodawcy odwołać pracownika z urlopu bezpłatnego z ważnych przyczyn leżących po jego stronie. Możliwość ta dotyczy wyłącznie urlopu bezpłatnego trwającego dłużej niż 3 miesiące.

Artykuł 174¹ Kodeksu pracy umożliwia udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy. Wymaga to uprzedniej zgody pracownika wyrażonej w postaci papierowej lub elektronicznej.

Warunkiem udzielenia takiego urlopu jest zawarcie porozumienia między pracodawcami oraz uzyskanie zgody pracownika.

Pracodawca może udzielić urlopu bezpłatnego w tym celu, ale może też odmówić jego udzielenia bez podania przyczyny.

Poza niektórymi wyjątkami okres urlopu bezpłatnego nie wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, takie jak:

• wymiar urlopu wypoczynkowego zależny od stażu pracy,
• nagrody jubileuszowe przewidziane w przepisach zakładowych,
• dodatki stażowe,
• inne świadczenia uzależnione od okresu zatrudnienia.

Dłuższy urlop bezpłatny wpływa również na wymiar urlopu wypoczynkowego.

Jeżeli pracownik wraca do pracy w trakcie roku kalendarzowego po urlopie bezpłatnym trwającym co najmniej miesiąc, roczny wymiar urlopu wypoczynkowego podlega proporcjonalnemu obniżeniu zgodnie z art. 155² Kodeksu pracy.

W niektórych przypadkach okres urlopu bezpłatnego jest jednak wliczany do stażu pracy. Dotyczy to:

1. urlopu wychowawczego,
2. urlopu bezpłatnego udzielonego za zgodą pracownika w celu podjęcia zatrudnienia u innego pracodawcy, na okres ustalony w porozumieniu zawartym między pracodawcami,
3. urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi powołanemu do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie oraz żołnierzowi rezerwy,
4. urlopu bezpłatnego udzielonego w okresie ferii pracownikowi młodocianemu będącemu uczniem szkoły dla pracujących,
5. urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy,
6. pozostałych przypadków.

W okresie urlopu bezpłatnego pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia. Nie ma więc podstawy do naliczenia składek ZUS. W czasie urlopu bezpłatnego pracownik:

• nie podlega ubezpieczeniom społecznym, w tym ubezpieczeniu chorobowemu, a więc nie otrzyma za ten okres świadczeń chorobowych; nie są też za niego odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne,
• nie podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu, a więc nie jest za niego odprowadzana składka zdrowotna.

Prawo do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego przysługuje jeszcze przez 30 dni, licząc od dnia ustania tego ubezpieczenia. W związku z tym po 30 dniach urlopu bezpłatnego pracownik traci prawo do bezpłatnej opieki zdrowotnej finansowanej przez NFZ.

Jeżeli po tym okresie pracownik nie uzyska innego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego, utraci prawo do świadczeń zdrowotnych finansowanych przez NFZ.

W praktyce często konieczne jest zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia jako członka rodziny albo uzyskanie przez niego innego tytułu ubezpieczeniowego, na przykład poprzez przystąpienie do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego.

W czasie urlopu bezpłatnego pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia. W konsekwencji:

• nie powstaje przychód ze stosunku pracy,
• pracodawca nie pobiera od wynagrodzenia zaliczek na podatek dochodowy wykazywanych w deklaracji PIT-4R,
• okres urlopu nie generuje obowiązków podatkowych związanych z wypłatą wynagrodzeń.

Jeżeli w trakcie urlopu pracownik uzyskuje dochody z innych źródeł, rozlicza się je według zasad właściwych dla danego rodzaju przychodu.

Pracodawca nie powinien natomiast zapominać o zgromadzeniu odpowiedniej dokumentacji kadrowej dotyczącej urlopu bezpłatnego pracownika.