Znajomy prowadzi działalność jednoosobową w branży pośrednictwa finansowego na terenie Polski, są to usługi zwolnione z VAT. Będąc za granicą, poza terenem Unii Europejskiej, w kraju X, znalazł usługę, która może pomóc rozwinąć jego biznes. Usługa jest zakupywana od firmy na terytorium kraju X i poszukiwanie współpracy ma miejsce na terenie kraju X. Czy przy zakupie usługi z kraju X mój znajomy może sobie ją wliczyć w koszty uzyskania przychodu? Czy kupujący musi odprowadzić VAT z tego tytułu? Jakie ustawodawstwo obowiązuje i do jakich kodeksów się odnieść przy prawidłowym rozliczaniu podatku?
pyta Pan Konrad

Odpowiadając na kolejne pytania:

Ujęcie w kosztach

W koszty można wliczyć zakup niemalże każdej usługi. Jednak zanim przedsiębiorca wpisze fakturę zakupu do księgi podatkowej, musi odpowiedzieć sobie na pytanie: czy ten wydatek jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu? Lub w celu utrzymania funkcjonowania firmy? Na pozytywnej odpowiedzi na to pytanie nie możemy zakończyć. Przedsiębiorca powinien nie tylko być pewien, że dany zakup służy działalności, ale również móc to udowodnić przed fiskusem. Należy tu podkreślić, że celowość zakupu różnego rodzaju usług (zwłaszcza o znacznej wartości) np. administracyjnych, organizacyjnych, pośrednictwa, konsultingowych, doradczych czy marketingowych, może budzić zainteresowanie fiskusa podczas ewentualnej kontroli kosztów. Nie ma przy tym znaczenia, czy dana usługa jest kupowana od firmy polskiej, czy też od zagranicznej.

Kwotę w walucie należy przeliczyć na złotówki, stosując kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Rozliczenie VAT

Przedsiębiorca, dokonujący transakcji zagranicznych, takich tak: sprzedaż towarów do kraju UE, zakup towarów z krajów UE, sprzedaż usług dla przedsiębiorstw zagranicznych, zakup usług od przedsiębiorstw zagranicznych, powinien zaznaczyć na formularzu rejestracyjnym VAT-R odpowiednie pozycje (w części C3). Jeżeli te okienka nie zostały zaznaczone przy rejestracji – należy złożyć formularz VAT-R w celu aktualizacji. Przy każdej transakcji zagranicznej przedsiębiorca będzie się legitymował numerem NIP, poprzedzonym prefiksem PL.

Zakup tego rodzaju usługi z zagranicy, będzie skutkował w rozliczeniu VAT przejęciem obowiązku zapłaty VAT od danej usługi w Polsce (taką operację nazywamy „import usług”). Polski nabywca będzie miał obowiązek wykazania tej usługi w deklaracji VAT za ten miesiąc, w którym nastąpiło wykonanie usługi (prawdopodobnie będzie to jednocześnie data wystawienia faktury). Kwotę netto oraz podatek VAT wykazuje się w linii: import usług, w części deklaracji przeznaczonej dla sprzedaży. Kwota podatku jest liczona według stawki polskiej, właściwej dla tego rodzaju usług (23%).

Ponieważ zakupione usługi służą przedsiębiorcy do działalności, która jest z VAT zwolniona, przedsiębiorca ten nie będzie miał prawa do odliczenia tego VAT. W efekcie, będzie musiał zapłacić do urzędu skarbowego ten VAT, niejako za sprzedawcę.

Uwaga – nie każdą usługę zakupioną od firmy zagranicznej rozlicza się w ten sposób! Nie zawsze nabywca usługi musi rozliczyć VAT od tej usługi w Polsce (przepisy przewidują szereg wyjątków od opisanej zasady), ponadto nie zawsze kwota podatku od kupowanej usługi wyniesie 23% (czasem można zastosować stawkę obniżoną lub nawet ZW – według zasad krajowych).

Podatek „u źródła”

Przedsiębiorca, wypłacający innej firmie zagranicznej wynagrodzenie za tzw. usługi niematerialne, np. doradcze lub podobne, może mieć obowiązek zapłacenia podatku dochodowego za tą firmę w Polsce. Podatek ten wynosi 20%. Przykładowe rozliczenie podatku wygląda w ten sposób, że dla faktury o wartości 1000 EUR, 800 EUR wypłacamy bezpośrednio sprzedawcy, a 200 EUR (przeliczone na złotówki) płacimy w kolejnym miesiącu do urzędu skarbowego.

Można uniknąć płacenia tego podatku, jeżeli będą spełnione dwa następujące warunki:

  1. umowa międzynarodowa pomiędzy Polską a krajem dostawcy „w sprawie unikania podwójnego opodatkowania” powinna przewidywać możliwość zaniechania poboru podatku;
  2. dostawca przedstawi nam dokument ze swojego urzędu skarbowego, zwany certyfikatem rezydencji.

Bez względu na to, czy zapłacimy ten podatek, czy też nie (po spełnieniu ww. warunków), będziemy mieć obowiązek po roku, w którym dokonano płatności, wystawić dostawcy informację podatkową na formularzu IFT-2R.