Ujęcie w kosztach i odprowadzanie VAT w kontekście transakcji zagranicznych

Zanim przedsiębiorca zaliczy wydatek na nabycie usługi do kosztów uzyskania przychodów, musi sprawdzić, czy dany wydatek spełnia warunki uznania go za koszt uzyskania przychodów.

Zgodnie z [art. 22 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592)], zwanej dalej ustawą o PDOF, wydatek będzie uznany za koszt uzyskania przychodu, jeżeli:

1. przedsiębiorca poniósł go w związku z działalnością, a nie na cele prywatne,
2. został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,
3. nie został zwrócony przedsiębiorcy w jakiejkolwiek formie (np. w formie subwencji, dotacji lub innego zwrotu),
4. nie występuje w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów,
5. został właściwie udokumentowany.

Tylko wydatek, który jest kosztem uzyskania przychodów, obniża wysokość podatku dochodowego.

To podatnik odpowiada za uzasadnienie związku każdego wydatku z prowadzoną działalnością.

Należy tu podkreślić, że celowość zakupu różnego rodzaju usług, zwłaszcza o znacznej wartości, np. administracyjnych, organizacyjnych, pośrednictwa, konsultingowych, doradczych czy marketingowych, może budzić zainteresowanie fiskusa podczas ewentualnej kontroli podatkowej. Nie ma przy tym znaczenia, czy dana usługa jest kupowana od firmy polskiej, czy też od zagranicznej.

Kwotę w walucie należy przeliczyć na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub rachunku.

Zanim podatnik zwolniony z VAT dokona importu usług, musi sprawdzić, czy powinien zarejestrować się na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Jeżeli chce kupić usługę od kontrahenta mającego siedzibę poza UE, nie ma takiego obowiązku. Natomiast jeśli chce nabyć usługę od kontrahenta z siedzibą w UE, ale w innym kraju niż Polska, wówczas ma obowiązek rejestracji za pomocą formularza VAT-R do transakcji wewnątrzwspólnotowych jeszcze przed dokonaniem pierwszego importu usług.

W formularzu VAT-R w wersji 18, składanym w trybie aktualizacji, podatnik zwolniony z VAT zaznacza w części C.3:

1. pole nr 69, jeżeli będzie dokonywał wyłącznie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, albo
2. pole nr 70, jeżeli będzie importował usługi od kontrahenta mającego siedzibę w UE lub świadczył usługi na rzecz takiego kontrahenta.

Jeżeli podatnik zwolniony z VAT zaznaczy oba pola, będzie mógł realizować wszystkie wyżej wymienione rodzaje transakcji.

Przy każdej transakcji wewnątrzwspólnotowej przedsiębiorca będzie posługiwał się numerem NIP poprzedzonym prefiksem PL.

Rejestracja ta nie oznacza utraty zwolnienia z VAT.
Jest ona jednym z wymogów formalnych, które należy spełnić w celu prawidłowego rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Podatnik otrzymuje tzw. numer VAT UE, służący wyłącznie do identyfikacji w takich transakcjach.

Identyfikator ten nie jest wykorzystywany w rozliczeniach VAT z kontrahentami mającymi siedzibę poza UE.
Należy podkreślić, że niedopełnienie obowiązku rejestracji jako podatnik VAT UE może prowadzić do pociągnięcia podatnika do odpowiedzialności za naruszenie obowiązków ewidencyjnych.

Przy zakupie usług od zagranicznych kontrahentów – zarówno mających siedzibę w UE, jak i poza nią – do naliczenia i odprowadzenia VAT jest co do zasady zobowiązany nabywca usługi. Wyjątek stanowią m.in. usługi związane z nieruchomościami.

Firma mająca siedzibę w Polsce, która nabywa usługę od kontrahenta z UE lub spoza UE, jest zobowiązana do naliczenia i odprowadzenia VAT od importu usług.

Dzieje się tak dlatego, że zgodnie z art. 28b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej ustawą o VAT, miejscem opodatkowania importu usług jest miejsce, w którym nabywca usługi ma siedzibę działalności gospodarczej.

Jeżeli więc polski przedsiębiorca kupuje usługę od firmy mającej siedzibę poza UE, np. od kontrahenta z USA, Wielkiej Brytanii, Szwajcarii, Kanady lub Australii, miejscem opodatkowania VAT będzie, co do zasady, Polska. Zasada ta obowiązuje niezależnie od tego, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia z VAT.

W praktyce oznacza to, że polski podatnik zwolniony z VAT, który nabył usługę od firmy mającej siedzibę poza terytorium RP, ma obowiązek:

• rozliczyć VAT od tego zakupu w deklaracji VAT-9M składanej za miesiąc, w którym dokonano importu usług;

• zapłacić VAT obliczony i wykazany w deklaracji VAT-9M.

Polski nabywca wykaże import usług w deklaracji VAT-9M za miesiąc, w którym sprzedawca wykonał usługę. Data jej wykonania najczęściej znajduje się na otrzymanej fakturze lub rachunku. Jeżeli nie została podana, przyjmuje się, że jest nią data wystawienia faktury lub rachunku.

VAT staje się dla przedsiębiorcy rzeczywistym kosztem działalności. Podmiot zwolniony z VAT nie ma bowiem prawa do odliczenia VAT od importu usług.

W przypadku importu usług stosuje się taką stawkę VAT, jaka obowiązywałaby dla identycznej usługi świadczonej w Polsce. Najczęściej będzie to stawka 23%. Może jednak obowiązywać również stawka 8% lub 5% albo zwolnienie z VAT, jeżeli dana usługa korzystałaby z takiego zwolnienia na gruncie polskich przepisów.

Przedsiębiorca, który płaci wynagrodzenie za otrzymaną usługę firmie mającej siedzibę poza Polską, musi przed dokonaniem zapłaty sprawdzić, czy będzie zobowiązany do potrącenia i odprowadzenia podatku u źródła.

Wykaz usług, od których należy pobrać i odprowadzić podatek u źródła, znajduje się w art. 29 oraz 30 ustawy o PDOF. Dotyczy to m.in. usług doradczych, księgowych, badania rynku, prawnych, reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze.

Do potrącenia podatku u źródła z przekazywanej należności i odprowadzenia go do urzędu skarbowego zobowiązany jest nabywca usługi.

Wysokość podatku zależy od rodzaju nabytej usługi. Może on wynosić 10% lub 20%.

Przykładowo przy fakturze o wartości 1000 EUR polska firma płaci sprzedawcy 800 EUR, natomiast pozostałe 200 EUR – po przeliczeniu na złote – stanowi podatek u źródła, który polska firma wpłaca w kolejnym miesiącu do urzędu skarbowego.

Przy nabywaniu usług od kontrahentów mających siedzibę poza Polską polski podatnik powinien każdorazowo sprawdzić, czy:

1. Polska zawarła z krajem siedziby sprzedawcy umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania;
2. zagraniczny sprzedawca posiada certyfikat rezydencji podatkowej potwierdzający jego siedzibę lub miejsce zamieszkania dla celów podatkowych.

Jeżeli obowiązuje odpowiednia umowa, a zagraniczny sprzedawca usług posiada certyfikat rezydencji, polska firma może zastosować jej postanowienia. Umowa często przewiduje niższą stawkę podatku u źródła albo zwolnienie z obowiązku jego poboru.

Niezależnie od tego, czy polski nabywca zapłaci podatek u źródła, czy – po spełnieniu wymaganych warunków – nie będzie miał takiego obowiązku, po zakończeniu roku, w którym dokonał płatności na rzecz zagranicznego usługodawcy, musi wystawić dla niego informację podatkową na odpowiednim formularzu:

• IFT-2R – gdy zagraniczny usługodawca jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). Informację należy złożyć w urzędzie skarbowym i przekazać zagranicznemu kontrahentowi do 31 marca roku następującego po roku podatkowym, w którym nabyto usługę;
• IFT-1R – gdy zagraniczny usługodawca jest osobą fizyczną niemającą miejsca zamieszkania w Polsce, czyli podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). Informację należy złożyć w urzędzie skarbowym i przekazać zagranicznemu kontrahentowi do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, w którym nabyto usługę.