Udzielanie a rozliczanie urlopu

Urlop wynikający ze stosunku pracy to niezbywalne prawo pracownika do okresu, w którym nie wykonuje on pracy.

Zgodnie z art. 152 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 zwanej dalej Kodeksem Pracy) pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego.

Udzielanie urlopu oznacza zasady, według których pracownik może skorzystać z urlopu.

Rozliczanie urlopu oznacza natomiast reguły, zgodnie z którymi należy ustalić wymiar urlopu, rozliczyć jego wykorzystanie oraz wypłacić wynagrodzenie urlopowe albo ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Warto zaznaczyć, że można prawidłowo obliczyć wymiar urlopu, a jednocześnie nieprawidłowo go udzielić. Możliwa jest też sytuacja odwrotna.

Udzielanie urlopu obejmuje m.in.:

• organizację i planowanie urlopów,
• ustalenie, kto wyraża zgodę na urlop pracownika,
• określenie czasu, w którym pracownik może skorzystać z urlopu,
• możliwość przesunięcia terminu urlopu,
• możliwość odwołania pracownika z urlopu,
• decyzję dotyczącą wykorzystania urlopu zaległego.

Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy terminy urlopów powinny być ustalane w porozumieniu z pracownikami. Pracodawca powinien przy tym uwzględnić konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w firmie. Efektem tych ustaleń powinien być plan urlopów.

Zgody na rozpoczęcie urlopu udziela wyłącznie pracodawca. Samo złożenie przez pracownika wniosku urlopowego nie oznacza jeszcze, że pracownik może rozpocząć urlop.

Plan urlopów nie obejmuje 4 dni urlopu na żądanie. W nawiązaniu do art. 167² Kodeksu pracy pracownik ma prawo do maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym. Nie jest to jednak osobna pula urlopowa, lecz część urlopu wypoczynkowego.

Pracownik powinien zgłosić żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, przed godziną rozpoczęcia pracy, zgodnie z zasadami przyjętymi u danego pracodawcy. Nadal jednak nie oznacza to, że może samodzielnie, czyli bez zgody pracodawcy, rozpocząć urlop.

W razie potrzeby, na mocy art. 164 Kodeksu pracy termin urlopu można przesunąć:

• z inicjatywy pracodawcy — jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy,
  • na wniosek pracownika — jeżeli wniosek jest umotywowany ważnymi przyczynami.

Co więcej, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop na termin późniejszy.

Dotyczy to w szczególności sytuacji takich jak:

1. czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
2. odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
3. powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienie się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie — na czas do 3 miesięcy,
4. urlop macierzyński.

Jeżeli wskazane wyżej przeszkody wystąpią już w trakcie rozpoczętego urlopu, pracodawca ma obowiązek udzielić niewykorzystanej części urlopu w późniejszym terminie.

Tak, ale wyłącznie na mocy art. 167 § 1 Kodeksu Pracy. Przepis ten pozwala odwołać pracownika z urlopu tylko wtedy, gdy:

• po rozpoczęciu urlopu pojawiły się okoliczności, których wcześniej nie można było przewidzieć,
• obecność pracownika w zakładzie pracy jest rzeczywiście konieczna.

Ponadto pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi koszty pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Co z urlopem zaległym?

Jeżeli pracownik nie wykorzystał urlopu w roku, w którym nabył do niego prawo, to zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy powinien wykorzystać go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Termin ten nie dotyczy urlopu udzielanego na żądanie pracownika.

Pracodawca nie powinien odkładać kwestii wykorzystania zaległych urlopów na później. Ma to znaczenie m.in. z uwagi na możliwość kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

W wyroku SN z 24.01.2006 r., I PK 124/05 orzeczono, że – „(…) Sąd Okręgowy podkreślił, że pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi zaległego urlopu, nawet bez jego zgody.

Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (por. art. 152 § 2 k.p.) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy. (…)”.

Rozliczanie urlopu obejmuje m.in.:

• ustalenie, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi,
• obliczenie stażu urlopowego,
• rozliczenie urlopu przy niepełnym etacie,
• ustalenie urlopu proporcjonalnego,
• określenie, kiedy wypłaca się wynagrodzenie urlopowe, a kiedy ekwiwalent.

Na mocy art. 161 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Jeżeli w dniu rozwiązania umowy o pracę pracownik nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie będzie przysługiwał tylko wtedy, gdy pracownik i pracodawca ustalą, że urlop zostanie wykorzystany w naturze podczas kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą.

Zgodnie z art. 154 § 1 i § 2 Kodeksu pracy wymiar urlopu wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony, co najmniej 10 lat.

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie.

Wymiar urlopu pracownika zatrudnionego na niepełny etat ustala się proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy. Podstawą jest wymiar urlopu określony powyżej, czyli 20 albo 26 dni.

Pracownik, który pracuje u dwóch lub więcej różnych pracodawców, nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego odrębnie u każdego z nich.

Do stażu urlopowego wlicza się także poprzednie okresy zatrudnienia oraz okresy nauki wskazane w art. w art. 155 Kodeksu Pracy, np. szkołę średnią albo studia. Okresów nauki nie sumuje się. Uwzględnia się jeden, najkorzystniejszy wariant.

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Urlop rozlicza się w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.

Przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Zasady te stosuje się również do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy wynikająca z odrębnych przepisów jest niższa niż 8 godzin.

Warto również zaznaczyć, że na podstawie art. 154 § 2 Kodeksu pracy, gdy pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, np. na pół etatu, pracodawca ustala urlop proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

• pracownik ma prawo do 26 dni urlopu,
• pracuje na 1/2 etatu,
• jego wymiar urlopu wynosi 13 dni.

Inaczej rozlicza się urlop pracownika podejmującego pierwszą pracę.

Zgodnie z art. 153 § 1 Kodeksu pracy w pierwszym roku kalendarzowym zatrudnienia pracownik uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy. Wymiar tego urlopu wynosi 1/12 wymiaru przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Od kolejnego roku kalendarzowego pracownik nabywa urlop „z góry”, na zasadach ogólnych.

Co z zatrudnieniem i zwolnieniem pracownika w trakcie roku? Obszary te
reguluje art. 155¹ i 155² Kodeksu pracy.

Jeżeli pracownik podejmuje zatrudnienie w trakcie roku u kolejnego pracodawcy, przysługuje mu urlop proporcjonalny do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy.

Jeżeli stosunek pracy ustaje przed końcem roku, pracodawca rozlicza urlop proporcjonalnie do okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym.

W uproszczeniu przyjmuje się 1/12 rocznego wymiaru urlopu za każdy miesiąc pozostawania w zatrudnieniu.
Przy wyliczeniach trzeba jednak uważać m.in. na:

• zmianę etatu w trakcie roku,
• wykorzystanie urlopu u poprzedniego pracodawcy,
• przejście z jednej umowy na drugą,
• prawidłowe zaokrąglenia.

Wynagrodzenie urlopowe a ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Ostatnią ważną kwestią przy rozliczaniu urlopów jest błędne utożsamianie wynagrodzenia za urlop z ekwiwalentem za
niewykorzystany urlop.

Zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy za czas urlopu pracownik powinien otrzymać takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

Oznacza to, że:

• składniki stałe przyjmuje się w wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu,
• składniki zmienne ustala się według zasad wynikających z przepisów wykonawczych, przede wszystkim z
  rozporządzenia urlopowego.

Z kolei w art. 171 § 1 Kodeksu pracy wskazuje, że ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje
pracownikowi tylko w przypadku:

• rozwiązania stosunku pracy albo
• wygaśnięcia stosunku pracy.

Ekwiwalent nie jest więc alternatywą dla wynagrodzenia urlopowego należnego w trakcie zatrudnienia.

Najpierw pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu. Dopiero gdy po zakończeniu zatrudnienia pozostanie niewykorzystany urlop, którego nie można już udzielić w naturze, pracodawca nalicza i wypłaca ekwiwalent.

Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 29.03.2001 r. o sygn. akt I PKN 336/00 w którym orzeczono, iż –
„(…) Prawo pracownika do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany w całości lub części urlop wypoczynkowy powstaje
w dniu rozwiązania umowy o pracę – zdarzenia uniemożliwiającego realizację prawa do urlopu wypoczynkowego w naturze
(art. 171 § 1 pkt 1 KP). W tym też dniu prawo do urlopu w naturze przekształca się w jego pieniężny ekwiwalent.
Ekwiwalent przysługuje za urlopy nieprzedawnione w chwili powstania do niego prawa. (…)”.

Na koniec warto jeszcze wspomnieć o art. 167¹ Kodeksu pracy.

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik ma obowiązek wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca udzieli mu go w tym okresie.

W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi za dany rok.

Jest to jedno z nielicznych rozwiązań, w których zgoda pracownika nie jest potrzebna.

Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12.04.2007 r. o sygn akt  I PK 261/06, w którym stwierdzono, iż – w okresie wypowiedzenia pracodawca może samodzielnie udzielić pracownikowi urlopu, a pracownik ma obowiązek podporządkować się tej decyzji.