Krzysztof Ulicki
Główny Księgowy
Samochód osobowy w działalności gospodarczej wymaga znajomości podstawowych zasad zaliczania wydatków na jego eksploatację w koszty firmy. Należy przy tym wyróżnić fakt, iż może być on użytkowany w działalności na podstawie różnych form prawnych. Samochody osobowe oczywiście są używane w działalności, w której przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT ale i zwolnionym podatnikiem z VAT.
Jak to wszystko zweryfikować? Czytając i analizując niniejszą publikację.
Pojazd samochodowy w świetle ustawy o PIT
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 zwanej dalej ustawą o PDOF) nieco inaczej patrzy na fakt pojazdu samochodowego. Dlaczego?
W art. 5a pkt 19 ustawy o PDOF określono definicję samochodu osobowego (a nie pojazdu samochodowego).
Samochód osobowy to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.
Samochodem osobowym w świetle ustawy o PDOF nie są pojazdy wymienione w poniższej tabeli.
Samochody nie uznane za osobowe o DMC do 3,5 |
|
Typ pojazdu | Stwierdzenie wymagań dla |
Pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
| Na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań; |
Pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu |
|
Pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
| Na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym, z których musi wynikać, iż dany pojazd jest pojazdem specjalnym. |
Wydatki eksploatacyjne dotyczące samochodu osobowego
Typowe wydatki jakie może ponosić przedsiębiorca odnośnie eksploatacji używanego w firmie samochodu to:
- paliwo,
- części zamienne (opony),
- naprawy mechaniczne, blacharskie, lakiernicze, inne,
- ulepszenia np. założenie bagażnika dachowego, zmiana felg,
- ubezpieczenie,
- opłaty parkingowe, za przejazd autostradą,
- opłaty za najem, leasing, dzierżawę i pochodne,
- podatek VAT niepodlegający odliczeniu a dotyczący wydatków eksploatacyjnych,
Oczywiście należy podkreślić, iż ww. wydatki muszą być związane z autem firmowym oraz służyć celom działalności gospodarczej. Inaczej mogą być uznane przez fiskusa za wydatki prywatne.
W tym miejscu należałoby się zatrzymać i zadać fundamentalne pytania.
Czy wysokość kosztów możliwych do ujęcia jest od czegoś zależna?
Od formy prawnej użytkowania samochodu w działalności? Tak.
Od statusu podatnika względem podatku VAT? Tak.
Formy prawne użytkowania, status podatnika VAT i ich wpływ na wysokość wydatków eksploatacyjnych możliwych do ujęcia w działalności przedstawia poniższa tabela.
Formy prawne użytkowania samochodów osobowych w działalności oraz status VAT podatnika a wysokość wydatków eksploatacyjnych samochodu osobowego w działalności |
||
Forma prawna | Status podatnika VAT | Wysokość wydatków eksploatacyjnych w kosztach firmowych |
Samochód prywatny nie wprowadzony do działalności | Podatnik zwolniony podmiotowo, przedmiotowo (w całości) z VAT | 20% z faktury, innego dokumentu |
Czynny podatnik VAT |
||
| Podatnik zwolniony podmiotowo, przedmiotowo (w całości) z VAT | 75% albo 100% z faktury, innego dokumentu |
Czynny podatnik VAT |
||
Szczegóły przedstawiono poniżej.
Samochód osobowy w działalności gospodarczej a wydatki eksploatacyjne 75% albo 100%
Wszelkie poniższe zasady obowiązują dla samochodu osobowego używanego w działalności:
- jako środka trwałego,
- na podstawie umowy użyczenia,
- na podstawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy i innych umów o podobnym charakterze
– i nie dotyczą rat leasingowych, najmu, dzierżawy, amortyzacji, ubezpieczeń o czym będzie mowa w dalszej części publikacji.
Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT, gdy użytkuje samochód osobowy (nie swój prywatny) na cele mieszane, czyli w działalności i osobiście, do kosztów firmowych może ująć:
- 75% z (kwoty netto + 50% podatku VAT) z faktury za wydatek eksploatacyjny dotyczący tego samochodu osobowego.
Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT, gdy użytkuje samochód osobowy (nie swój prywatny) tylko w działalności (samochód jest zgłoszony do urzędu skarbowego formularzem VAT-26, prowadzona jest ewidencja kilometrów VAT, ustanowione zasady wykluczające użytek prywatny), wówczas do kosztów firmowych może ująć:
- 100% kwoty netto z faktury za wydatek eksploatacyjny dotyczący tego auta.
Powstaje jednak wątpliwość co z przedsiębiorcami, którzy są podatnikami zwolnionymi z VAT? O tym w poniższej tabeli.
Wydatki eksploatacyjne firmowego samochodu osobowego (nie prywatnego) |
|
75% z kwoty brutto w koszty firmowe | 100% z kwoty brutto w koszty firmowe |
Firmowy samochód osobowy używany do celów działalności i prywatnie | Firmowy samochód osobowy używany tylko na cele działalności |
Trzeba podkreślić, iż ustawa o PDOF nie przewiduje jakichkolwiek wymogów udowadniających, że przedsiębiorca używa samochodów osobowy tylko w działalności i przez to może ujmować 100% wydatków na to auto w kosztach eksploatacyjnych.
Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT sporządzają zazwyczaj oświadczenie, iż używają dane auto tylko w działalności. To jest jednak daleko niewystarczające i w rzeczywistości nie ma tak naprawdę żadnej wartości dowodowej.
Warto przypomnieć art. 180 § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383) – jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Zatem to podatnik jest odpowiedzialny za przedstawienie rzetelnego dowodu, którym może być wszystko.
W jaki więc sposób podatnik zwolniony z VAT może udowodnić, iż jest uprawniony do ujęcia 100% wydatków eksploatacyjnych do firmowego auta osobowego w koszty firmy?
Można po prostu zerknąć do zasad właściwych do ustawy o VAT. Wprawdzie nie może zgłosić tego samochodu do urzędu skarbowego, bo to jest przewidziane dla czynnych podatników VAT, ale może prowadzić ewidencję kilometrów VAT oraz stworzyć zasady wykluczające użytek prywatny (oczywiście je stosować).
Warto też wskazać tutaj jedną istotną rzecz na którą wskazał prawodawca.
Art. 23 ust. 5f do 5h ustawy o PDOF
5f. W przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji kilometrów VAT uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.
5g. Przepisu ust. 5f nie stosuje się, jeżeli podatnik na podstawie przepisów ustawy o VAT nie jest obowiązany do prowadzenia takiej ewidencji kilometrów VAT, z wyjątkiem podatników używających samochód osobowy do celów mieszanych.
5h. W przypadku ustalenia, że podatnik, niezgodnie ze stanem faktycznym, nie stosował ograniczenia ujęcia kosztów (do 75%) przepis ten stosuje się od dnia rozpoczęcia używania przez podatnika danego samochodu osobowego.
Co z leasingiem, najmem, dzierżawą?
W sytuacji gdy samochód osobowy jest używany w działalności na podstawie umowy leasingu, dzierżawy, najmu to rata (także wstępna) za leasing, najem czy dzierżawę podatnik:
- VAT czynny może ująć w kwocie netto w 100% w kosztach firmy, jeżeli wartość auta nie przekracza limitu 150.000 zł,
- zwolniony z VAT może ująć w kwocie brutto w 100% w kosztach firmy, jeżeli wartość auta nie przekracza limitu 150.000 zł.
Jeżeli wartość auta przekracza 150.000 zł wówczas w koszty firmy podatnicy ujmą wysokość raty ustalonej proporcją (np. 150.000 zł / 200.000 zł = 75% raty w koszty).
Co jeszcze? Amortyzacja, czyli ujmowanie wartości początkowej (zakupu) samochodu osobowego w koszty firmy, które to oznacza ujmowanie tej wartości w czasie rozłożonym najczęściej od 2,5 roku do 5 lat.
Niestety samochody osobowe nie podlegają jednorazowej amortyzacji stąd ich obowiązek amortyzacji rozłożonej w czasie.
Jedynie samochody osobowe do wartości 10.000 zł można ująć jednorazowo w koszty firmy, ale można też wprowadzić je na stan środków trwałych i ująć jednorazowo lub amortyzować w czasie.
W sytuacji gdy samochód osobowy jest używany w działalności i stanowi środek trwały w firmie albo jest używany na podstawie leasingu finansowego, gdzie korzystający ma prawo do amortyzacji tego auta podatnik czynny albo zwolniony z VAT ma prawo ujmować w koszty firmy:
- 100% wartości amortyzacji rozłożonej w czasie, jeżeli wartość auta nie przekracza limitu 150.000 zł,
- taki % wartości amortyzacji rozłożonej w czasie ustalonej proporcją (np. 150.000 zł / 200.000 zł = 75% odpisu amortyzacyjnego w koszty), jeżeli wartość auta przekracza limit 150.000 zł.
Należy podkreślić, iż powyższe zasady nie dotyczą ujmowania w kosztach polis ubezpieczeniowych dotyczących firmowego samochodu osobowego. O tym w dalszej części publikacji.
Prywatny samochód osobowy w działalności gospodarczej a wydatki eksploatacyjne 20%
Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na używanie prywatnego samochodu osobowego w firmie, to może zaliczyć jedynie 20% wydatków eksploatacyjnych w koszty firmowe. W tym wypadku tyczy się to wszystkich wydatków eksploatacyjnych.
Oczywiście nie wystąpi tu wydatek raty leasingu, dzierżawy, najmu.
Podatnik nie ma w tym wypadku prawa do jakiejkolwiek amortyzacji tego samochodu z uwagi na to, iż nie jest on wprowadzony do działalności i do ewidencji środków trwałych.
Tak więc przedsiębiorca, czynny podatnik VAT, gdy użytkuje prywatny samochód osobowy w działalności, do kosztów firmowych może ująć:
- 20% z (kwoty netto + 50% podatku VAT) z faktury za wydatek eksploatacyjny dotyczący tego samochodu osobowego.
Z kolei przedsiębiorca, podatnik zwolniony z VAT podmiotowo czy przedmiotowo (w całości), gdy użytkuje prywatny samochód osobowy w działalności, do kosztów firmowych może ująć:
- 20% z kwoty brutto z faktury za wydatek eksploatacyjny dotyczący tego samochodu osobowego.
Jest jeszcze jedna wątpliwość. Co z ubezpieczeniem majątku firmowego, prywatnego, którym są używane w działalności samochody?
Co z polisami ubezpieczeniowymi?
Jeżeli mowa o samochodach osobowych, to wszelkie zależności zaprezentowano w poniższej tabeli. Nie ma przy tym znaczenia czy polisa dotyczy auta używanego przez czynnego podatnika VAT czy zwolnionego z VAT (to ma znaczenie przy powstaniu ewentualnej szkody i likwidacji szkody, ale o tym będzie mowa w odrębnej publikacji).
Wydatki na polisy ubezpieczeniowe samochodów osobowych a wysokość kosztów w działalności |
||
Sposób użytkowania auta osobowego w działalności | Rodzaj polisy na auto osobowe | Wysokość wydatków na polisy do ujęcia w kosztach |
Samochód prywatny przedsiębiorcy niewprowadzony do działalności | OC, AC, NNW, SZYBY, KRADZIEŻ, GAP, INNE | 20% |
| OC, NNW, SZYBY, ASISTANCE (ubezpieczenia ustalane niezależnie od wartości auta) | 100% |
AC, KRADZIEŻ, GAP i INNE (ubezpieczenia ustalane od wartości auta) |
|
|
Na koniec należałoby jeszcze wspomnieć o wartości pojazdu – jak ją ustalić na cele porównania do limitu 150.000 zł?
Wartość samochodu osobowego podatnik bierze z polisy ubezpieczeniowej. Na niej widnieje wartość auta, jaką ubezpieczyciel wziął pod uwagę na cele obliczenia wartości każdego ubezpieczenia liczonego właśnie ze względu na wartość samochodu osobowego.