Kilka dni temu podczas porządków znalazłem w szufladzie fakturę zakupu z datą 10 października 2014. Zeznanie podatkowe za 2014 rok dawno już złożyłem i zapłaciłem podatek. Czy mogę rozliczyć tą fakturę na bieżąco? Zaznaczam, że prowadzę działalność usługową, rozliczaną na książce przychodów i rozchodów, a VAT płacę kwartalnie.

Faktura dotycząca kosztów danego roku może być zaksięgowana nawet po 5 latach, taki jest bowiem podstawowy termin na przechowywanie dokumentacji podatkowej oraz na dokonywanie korekt. Tym samym, faktura z 2014 roku mogłaby być zaksięgowana nawet, gdyby odnalazła się w 2020 roku.

Nie oznacza to jednak, że można taki wydatek ująć w kosztach na bieżąco. Przepisy nakazują wyraźnie, aby koszty z faktur wykazywać w księdze przychodów i rozchodów w rozliczeniu za okres, w którym została wystawiona faktura. Zatem to data wystawienia faktury, a nie data sprzedaży, otrzymania towaru czy data wpływu zasadniczo decyduje o zaksięgowaniu.

Warto podkreślić, że dla daty księgowania nie ma znaczenia, czy jest to faktura wystawiona w dacie sprzedaży, czy też duplikat faktury oznaczony datą bieżącą, ponieważ na duplikacie data wystawienia – czyli data kosztu – jest taka sama, jak na fakturze pierwotnej.

Pomimo tego, że księga podatkowa za 2014 rok jest już podsumowana, można w tej sytuacji dopisać koszt w dodatkowym wierszu, z zapisem w odpowiedniej kolumnie kosztów oraz wyjaśnieniami. Dopisanie kosztu zmieni oczywiście podsumowanie księgi podatkowej, a tym samym wynik firmy. Przedsiębiorca ma prawo w tej sytuacji złożyć korektę zeznania rocznego PIT, z wykazaniem zwiększonej kwoty kosztów. Ta korekta może spowodować, że podatnik otrzyma dodatkowy zwrot podatku za 2014 rok.

Co do rozliczenia VAT od takiej zapomnianej faktury należy pamiętać, że prawo do odliczenia obowiązuje przez 3 okresy rozliczeniowe, w tym przypadku kwartały, od daty sprzedaży. Oznacza to, że przedsiębiorca miał prawo do odliczenia VAT z tej faktury w deklaracji za IV kwartał 2014. W opisanej sytuacji, możliwe jest skorygowanie tej deklaracji. Najpóźniejsza deklaracja, w której można wykazać tą fakturę, to składana za II kwartał 2015.