Rozliczenie faktury za media

Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) za dzień poniesienia kosztu u podatnika prowadzącego PKPiR co do zasady uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Oznacza to, że termin płatności oraz dzień zapłaty za fakturę co do zasady nie wpływają na dzień poniesienia kosztu. U podatnika stosującego kasowy PIT moment uregulowania zobowiązania decyduje natomiast o roku potrącenia kosztu wynikającego z transakcji dokonanej z innym przedsiębiorcą, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia tego kosztu.

Od 1 stycznia 2026 roku wydatki na media wpisuje się do kolumny 15 PKPiR „Pozostałe wydatki”. Wynika to z nowego wzoru księgi określonego w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR. Zmienił się przy tym numer kolumny, a nie samo jej przeznaczenie. Czynny podatnik VAT, któremu przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury, ujmuje wydatek w PKPiR w kwocie netto. Podatek VAT, którego podatnik nie może odliczyć, może stanowić koszt uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT.

Przy uproszczonej metodzie prowadzenia PKPiR koszt potrąca się w roku jego poniesienia, a więc co do zasady w roku wystawienia faktury dokumentującej wydatek. Bez znaczenia pozostaje wówczas, że faktura za media obejmuje przyszłe miesiące albo następny rok. Przykładowo faktura wystawiona w grudniu 2026 roku za opłaty dotyczące stycznia i lutego 2027 roku u przedsiębiorcy stosującego uproszczoną metodę prowadzenia PKPiR zostanie w całości zaliczona do kosztów 2026 roku.

Ponieważ pan Robert stosuje metodę uproszczoną, całą kwotę netto wynikającą z faktury, czyli 600 zł, ujmuje w kosztach w lipcu 2026 roku, zgodnie z datą wystawienia faktury. Nie dzieli wydatku proporcjonalnie na poszczególne miesiące objęte fakturą. Wydatek wpisuje w kolumnie 15 PKPiR „Pozostałe wydatki”.

W przypadku prowadzenia PKPiR metodą memoriałową opłaty za media są co do zasady kosztami pośrednimi. Jeżeli faktura dotyczy okresu mieszczącego się w tym samym roku podatkowym, w którym została wystawiona, koszt potrąca się w dacie jego poniesienia. Jeżeli została wystawiona w jednym roku, ale dotyczy wyłącznie kolejnego roku podatkowego, koszt należy przypisać do tego kolejnego roku.

Jeżeli faktura obejmuje okres przekraczający rok podatkowy, koszt należy przypisać do właściwych lat:

• jeżeli faktura wskazuje kwoty przypadające na poszczególne miesiące lub inne okresy, do każdego roku przypisuje się rzeczywiste kwoty dotyczące tego roku;
• jeżeli nie można ustalić, jaka część kosztu dotyczy poszczególnych lat, koszt rozlicza się proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy.

Część kosztu przypadającą na kolejny rok potrąca się w tym roku i ujmuje w PKPiR prowadzonej za ten rok.

Uproszczonej metody rozliczania kosztów w PKPiR nie należy mylić z kasowym PIT, który obowiązuje od 1 stycznia 2025 roku. Kasowy PIT może wybrać przedsiębiorca osiągający przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie, który łącznie:

• w roku bezpośrednio poprzedzającym rok podatkowy osiągnął przychody z tej działalności nieprzekraczające 2 000 000 zł;
• w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie prowadzi ksiąg rachunkowych;
• złoży właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzone na piśmie oświadczenie o wyborze metody kasowej do 20 lutego danego roku podatkowego.

Z kasowego PIT może skorzystać również przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej w trakcie roku. W takim przypadku oświadczenie należy złożyć do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności, a jeżeli działalność rozpoczęto w grudniu, to obowiązuje termin do końca roku podatkowego. Limit przychodów został podwyższony z 1 000 000 zł do 2 000 000 zł od 1 stycznia 2026 roku.

Przy kasowym PIT koszty uzyskania przychodów, z wyjątkiem odpisów amortyzacyjnych, poniesione w roku podatkowym, w którym podatnik stosuje tę metodę, i wynikające z transakcji dokonanych między nim a innym przedsiębiorcą potrąca się w roku podatkowym, w którym zobowiązanie zostało uregulowane, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu. Jeżeli zobowiązanie zostało uregulowane tylko częściowo, potrąceniu podlega odpowiednia część kosztu.

Przy dostawach energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej i gazu przewodowego oraz przy usługach telekomunikacyjnych i określonych usługach związanych między innymi z wodą, ściekami i odpadami obowiązek podatkowy powstaje co do zasady w dniu wystawienia faktury. Są to wyjątki od zasady ogólnej wskazane w ustawie o VAT w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego.

Jeżeli faktura nie zostanie wystawiona w terminie albo zostanie wystawiona z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z upływem terminu przewidzianego na jej wystawienie, który dla tych świadczeń jest co do zasady terminem płatności. Otrzymanie zaliczki na poczet takich świadczeń nie powoduje powstania obowiązku podatkowego na zasadach ogólnych dotyczących zaliczek.

Reguły te nie dotyczą jednak sprzedaży rozliczanej przez sprzedawcę metodą kasową VAT. U takiego sprzedawcy obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 21 ustawy o VAT. W przypadku sprzedaży na rzecz czynnego podatnika VAT powstaje on zasadniczo z chwilą otrzymania całości albo części zapłaty. Otrzymanie części zapłaty powoduje powstanie obowiązku podatkowego w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Zasady obowiązku podatkowego określają art. 19a i art. 21 ustawy o VAT.

Nabywca może odliczyć VAT, gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

1. u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy;
2. nabywca otrzymał fakturę;
3. zakup służy czynnościom dającym prawo do odliczenia i nie zachodzą ustawowe wyłączenia tego prawa.

Przy standardowym rozliczeniu mediów będzie to najczęściej okres wystawienia faktury, o ile nabywca otrzymał ją w tym samym okresie. Jeżeli jednak sprzedawca stosuje metodę kasową VAT, nabywca nie może odliczyć podatku przed powstaniem obowiązku podatkowego u sprzedawcy. Odliczenie jest zatem możliwe nie wcześniej niż za okres, w którym sprzedawca otrzymał całość albo część zapłaty, pod warunkiem że nabywca otrzymał fakturę. Przy częściowej zapłacie można odliczyć VAT w części odpowiadającej uregulowanej należności.

Jeżeli podatnik nie odliczy VAT w pierwszym możliwym okresie, może to zrobić w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a przy rozliczeniu kwartalnym w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Po upływie tych terminów w celu odliczenia VAT konieczna jest korekta pliku JPK_V7 na zasadach określonych w art. 86 ust. 13 ustawy o VAT.

Korekty można dokonać za okres, w którym powstało prawo do odliczenia, albo za jeden z odpowiednich następnych okresów rozliczeniowych, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia.

Nabywca będący małym podatnikiem stosującym metodę kasową VAT odlicza podatek nie wcześniej niż za okres, w którym zapłacił za nabyte towary lub usługi i otrzymał fakturę.

Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF):

• od 1 lutego 2026 roku – dotyczy podatników, których łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 roku – dotyczy pozostałych podatników objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

W okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku podatnik objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem, udokumentowana takimi fakturami wystawionymi w danym miesiącu, nie przekracza 10 000 zł.

Prawo to traci począwszy od faktury, którą przekroczono limit. Od tej faktury podatnik jest obowiązany wystawiać w KSeF również wszystkie kolejne faktury objęte obowiązkiem wystawienia w tym systemie. Późniejszy spadek wartości sprzedaży poniżej 10 000 zł nie pozwala na ponowne skorzystanie z tego ułatwienia w 2026 roku.

Od 1 lutego 2026 roku faktury ustrukturyzowane wystawione w KSeF są co do zasady otrzymywane przez krajowych nabywców przy użyciu KSeF. Nie dotyczy to faktur prawidłowo wystawianych poza KSeF ani przypadków, w których zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT faktura jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Fakturę ustrukturyzowaną wystawianą w trybie online, w której data wskazana w polu P_1 jest zgodna z datą przesłania jej do KSeF, uważa się:

• za wystawioną – w dniu przesłania jej do KSeF;
• za otrzymaną przy użyciu KSeF – w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF.

Daty te mogą się różnić. Jeżeli natomiast data wskazana w polu P_1 jest wcześniejsza niż data przesłania faktury do KSeF, fakturę traktuje się jako wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia jest data wskazana w polu P_1. Odrębne zasady mogą obowiązywać również w innych szczególnych trybach wystawiania faktur przewidzianych w przepisach o KSeF.