Rozliczanie płatności kartami

W praktyce oznacza to, że środki pieniężne nie trafiają bezpośrednio od klienta na rachunek przedsiębiorcy, lecz przechodzą przez podmiot pośredniczący, który pobiera wynagrodzenie w formie prowizji. Powoduje to wątpliwości dotyczące momentu powstania przychodu oraz sposobu ujęcia prowizji w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Prawidłowe rozliczenie takich transakcji wymaga uwzględnienia aktualnych przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozporządzenia w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

Fakt, że zapłata wpływa za pośrednictwem podmiotu trzeciego, nie zmienia zasad ustalania przychodu podatkowego. Kwota otrzymana przez pośrednika stanowi należność z tytułu sprzedaży przysługującą przedsiębiorcy. Natomiast prowizja pobierana przez operatora nie pomniejsza przychodu ze sprzedaży i może stanowić koszt uzyskania przychodów, jeżeli spełnia warunki określone w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawie o PIT).

W przypadku podatników rozliczających przychody na zasadach ogólnych moment powstania przychodu ustala się zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Za datę powstania przychodu uważa się co do zasady dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

1. wystawienia faktury albo
2. uregulowania należności.

Oznacza to, że sam sposób zapłaty nie wpływa na wysokość przychodu. Nie ma znaczenia, czy klient zapłacił gotówką, przelewem, kartą płatniczą czy za pośrednictwem operatora płatności. Przychód powstaje według zasad wynikających z ustawy o PIT.

Należy jednocześnie pamiętać, że przedsiębiorcy spełniający warunki określone w art. 14c ustawy o PIT mogą wybrać kasową metodę rozliczania przychodów. W takim przypadku moment powstania przychodu ustala się według szczególnych zasad przewidzianych dla tej metody.

W myśl art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Oznacza to, że przychód ze sprzedaży należy wykazać w wartości należnej przedsiębiorcy, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont, bez pomniejszania o prowizję operatora płatności. Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, przychodem jest kwota pomniejszona o podatek VAT należny. Jeżeli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z VAT, przychodem jest cała kwota należna od nabywcy.

Przy ustalaniu przychodu nie pomniejsza się go o prowizję pobraną przez operatora płatności lub platformę sprzedażową. Potrącenie prowizji nie oznacza bowiem zmniejszenia wartości sprzedaży, lecz wydatek rozliczany odrębnie od uzyskanego przychodu.

Zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2026 roku wzorem Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, przychody ze sprzedaży ujmuje się w kolumnie 9 PKPiR, która jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży towarów i usług. Podstawą zapisów przychodów ze sprzedaży są dokumenty przewidziane w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w szczególności faktury, raporty fiskalne oraz inne dowody księgowe sporządzone zgodnie z tymi przepisami.

Operatorzy płatności oraz platformy sprzedażowe co do zasady pobierają wynagrodzenie za świadczone usługi. Najczęściej prowizja jest potrącana automatycznie z kwoty należnej przedsiębiorcy przed przekazaniem środków na jego rachunek bankowy. Wydatki na prowizje pobierane przez operatorów płatności mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeżeli pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podstawą ujęcia kosztu jest dokument otrzymany od operatora płatności lub platformy sprzedażowej, w szczególności faktura lub inny dokument księgowy spełniający wymogi przewidziane przepisami. Koszt ujmuje się w dacie jego poniesienia zgodnie z zasadami obowiązującymi dla podatników prowadzących PKPiR. Na podstawie obowiązującego od 1 stycznia 2026 roku wzoru podatkowej księgi przychodów i rozchodów prowizje operatorów płatności wykazuje się w kolumnie 15 PKPiR „Pozostałe wydatki”.

Wpływ środków otrzymanych od operatora płatności nie powoduje ponownego powstania przychodu. Jest wyłącznie rozliczeniem należności wynikającej z wcześniej dokonanej sprzedaży. Nie ma znaczenia, że na rachunek przedsiębiorcy wpływa kwota pomniejszona o prowizję. Przychód został już rozpoznany zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o PIT, natomiast potrącona prowizja stanowi odrębny koszt działalności.

Dla celów kontrolnych warto regularnie porównywać:

• wartość sprzedaży wynikającą z raportów fiskalnych lub faktur,
• kwoty faktycznie otrzymane na rachunek bankowy,
• prowizje pobrane przez operatora płatności.

Pozwala to zweryfikować prawidłowość rozliczeń oraz potwierdzić zgodność danych wykazywanych w ewidencjach podatkowych z dokumentami otrzymywanymi od pośrednika.

Przy płatnościach realizowanych kartą, za pośrednictwem operatorów płatności internetowych oraz platform sprzedażowych, przychód podatkowy ustala się na zasadach wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, niezależnie od sposobu zapłaty. Przychód ujmuje się w wartości należnej, bez pomniejszania go o prowizję pośrednika. Prowizje pobierane przez operatorów płatności mogą natomiast stanowić koszty uzyskania przychodów, jeżeli spełniają warunki określone w ustawie o PIT i są ujmowane w PKPiR na podstawie właściwego dokumentu księgowego. Od 1 stycznia 2026 roku przychody ze sprzedaży wykazuje się w kolumnie 9 PKPiR, natomiast prowizje pobierane przez operatorów płatności ujmuje się w kolumnie 15 PKPiR.