W dzisiejszym poradniku zajmiemy się rozliczaniem płatności przedsiębiorcy, otrzymanych od klientów za pomocą kart debetowych lub kredytowych, za pośrednictwem terminali płatniczych lub portali internetowych.

Opisany poniżej schemat ma zastosowanie w przypadku:

  • płatności w punktach sprzedaży, uiszczanych za pomocą kart płatniczych (debetowych, bankowych) i kredytowych, przy użyciu terminali płatniczych,
  • płatności uiszczanych na odległość, za pośrednictwem systemów płatności internetowych tj. PayU, Dotpay, Przelewy24.pl i podobnych,
  • płatności uiszczanych na odległość, za pośrednictwem portali przyjmujących zamówienia klientów, tj. Groupon, Booking i podobnych.

1: księgowanie przychodu ze sprzedaży

Przychód ze sprzedaży wpisujemy do kol. 7 księgi przychodów i rozchodów, oczywiście w kwocie netto, czyli bez podatku VAT. Co ważne, wpis musi być dokonany dokładnie pod datą sprzedaży, czyli datą dostawy towarów lub wykonania usługi. Data wystawienia faktury czy rachunku jest przy tym nieistotna, tak samo jak nie ma znaczenia data uiszczenia zapłaty czy forma płatności.

Przychód można wpisywać z każdej transakcji odrębnie, jednak w każdym przypadku, gdy mamy do czynienia z wieloma transakcjami, wygodniej jest wpisywać przychód:

  • codziennie, na podstawie zestawienia sprzedaży,
  • codziennie, na podstawie raportu dobowego z kasy fiskalnej, lub
  • na koniec miesiąca, na podstawie rejestru faktur,
  • na koniec miesiąca, na podstawie raportu miesięcznego z kasy fiskalnej.

Zestawienia te powinny już uwzględniać rabaty, pomyłki, i podobne korekty z dowodów wewnętrznych.

W księgowaniu przychodu nie uwzględnia się w żaden sposób faktu, że należność jest płacona przez pośrednika, z potrąceniem prowizji.

2: księgowanie kosztów prowizji

Od każdej firmy, obsługującej nasze płatności, otrzymamy – zazwyczaj na koniec miesiąca – fakturę. Na fakturze tej będą wyszczególnione wszystkie rodzaje prowizji i innych kosztów, potrąconych przez pośrednika. Fakturę tą księgujemy poprzez wpisanie do kol. 13 księgi przychodów i rozchodów, dokładnie pod datą wystawienia faktury.

3: uzgodnienie prowizji

Oprócz ww. czynności księgowania przychodów i kosztów, warto uzgodnić saldo kasy, poprzez porównanie kwoty należności (kwoty sprzedaży brutto) z raportów fiskalnych oraz zestawień faktur sprzedaży, do kwot należności otrzymanych gotówką oraz kwot należności, które wpłynęły na konto.

Różnica powinna opiewać dokładnie na kwotę prowizji, potrąconych przez pośrednika, czyli na kwotę faktury zaksięgowanej zgodnie z pkt. 2.