Czy w przypadku, gdy w delegacji zostanę zaproszona na kolację przez klienta, za którą klient zapłacił, pracodawca może dokonać potrącenia z diety?
pyta Pani Magdalena
Na to pytanie odpowiadamy, zakładając, że u pracodawcy nie obowiązuje szczególny regulamin podróży służbowych, a zatem odnosimy się wyłącznie do regulacji zawartych w rozporządzeniu MPiPS z dnia 29.01.2013r. „w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej”.
Przepisy te dość precyzyjne opisują zasady przyznawania i naliczania pracownikom diet za czas podróży służbowej. Po obliczeniu diety na podstawie czasu podróży, należy zastosować przepis § 7. 4., który stanowi:
Kwotę diety (…) zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 25% diety;
- biad – 50% diety;
- kolacja – 25% diety.
Co jednak w praktyce uważa się za „zapewnienie bezpłatnego wyżywienia”? Bez wątpienia chodzi tutaj o sytuacje, w których pracownik nie musiał ponosić kosztu posiłku dlatego, że pracodawca mu to zapewnił. Zapewnieniem bezpłatnego posiłku może być np.:
- wykupienie przez pracodawcę przelotu w klasie business z serwowanym posiłkiem podczas lotu,
- zorganizowanie przez pracodawcę noclegu dla pracownika w hotelu, w którym cena za nocleg obejmuje śniadanie,
- skierowanie pracownika na konferencję, w której programie jest kolacja.
Nie ma przy tym znaczenia, czy pracodawca bezpośrednio ponosi wydatek na posiłki dla pracownika w podróży, czy też koszty wyżywienia są ukryte w cenie innych usług bądź zorganizowane przez pracodawcę bez dodatkowych faktur.
W sytuacji, gdy pracodawca ponosi koszty obiadu biznesowego z kontrahentem, a pracownik ma polecenie służbowe aby w tym spotkaniu uczestniczyć, również należy uznać, ze pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie, a tym samym – należy mu potrącić odpowiedni % stawki diety.
Pytanie przedstawia nieco odmienny przypadek, kiedy to kontrahent płaci za kolację służbową. Oczywiście zakładamy, że pracownik nie udał się na tą kolację samowolnie, lecz w celu realizacji zadań służbowych, zleconych przez pracodawcę. Czy w tej sytuacji pracownik miał zapewniony bezpłatny dla niego posiłek? W naszej ocenie – tak. Przywołany przepis nie wymaga, aby koszt posiłku był poniesiony przez pracodawcę. Spotykając się z partnerem biznesowym na kolacji, która miała miejsce podczas delegacji – pracownik miał zapewnioną możliwość skorzystania z posiłku. Oznacza to, że pracodawca ma w tej sytuacji prawo do obniżenia naliczonej diety.
Na zakończenie dodajmy, że wielu pracowników nie przyznaje się, rozliczając takie delegacje, do tego, że mieli zapewniony posiłek (czyli: zapłacony przez kontrahenta). Nie jest to właściwe postępowanie – w razie wykrycia błędnego oświadczenia, to sam pracownik poniesie jego konsekwencje.
