Komu należy naliczać i wypłacać diety za czas podróży? Kiedy jest to obowiązkowe, a w jakich przypadkach – dobrowolne?
- Pracownicy. Jeżeli zatrudniamy pracownika na umowę o pracę, to do jego zatrudnienia należy stosować przepisy kodeksu pracy. A ten w art. 775 ustanawia bezwzględny obowiązek wypłacania diet pracownikom za czas podróży służbowej, w wysokości nie mniejszej niż 30zł za dobę. Muszą być jednak spełnione przesłanki uznania wyjazdu za podróż służbową: pracownik otrzymał od pracodawcy polecenie służbowe, aby wykonać zadanie poza swoim stałym miejscem pracy; w tym miejscu warto zwrócić uwagę na poprawne określanie miejsca pracy w umowie o pracę. Ponadto pracownik będzie musiał podać informacje niezbędne do obliczenia czasu, za który diety przysługują.
- Pracownicy – kierowcy. Dla tej grupy pracowników obowiązuje odrębna definicja podróży służbowej. Kierowca, aby mieć rozliczony czas podróży służbowej, nie musi opuszczać swojego miejsca pracy, lecz wyjechać w celu wykonania przewozu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy.
- Zleceniobiorcy, wykonujący umowy o dzieło, współpracujący na kontraktach menedżerskich, członkowie zarządu niemający statusu pracowników… w każdej firmie możemy mieć do czynienia z osobami, które wykonują na rzecz firmy jakieś prace, również podczas wyjazdów, jednak te osoby nie są zatrudnione na podstawie kodeksu pracy. Dlatego też obowiązek wypłacania diet i innych należności z tytułu podróży służbowych tej grupy nie dotyczy. Firma może jednak dobrowolnie umówić się z tymi osobami na rozliczanie kosztów podróży czy diet; podkreślmy wyraz: dobrowolnie. Jeżeli firma zdecyduje się na wypłacanie kosztów podróży, to warto pamiętać: nie ma przepisu, zobowiązującego do stosowania stawek diet czy zasad wypłat takich, jak dla pracowników.
- Osoby prowadzące działalność gospodarczą. Tu kodeks pracy również nie ma zastosowania. Osoba ta, jeżeli wyjeżdża w celu realizacji zadań związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, ma prawo do naliczenia sobie diet według stawek takich, jakie wynikają z rozporządzenia MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej. Naliczenie diet w przypadku tych osób oznacza jedynie wykazanie ich w księdze jako kosztu podatkowego, a nie fizyczną wypłatę.