Przekształcenie działalności w spółkę - zasady

Do spółki można przejść na trzy sposoby: przekształcić jednoosobową działalność w trybie Kodeksu spółek handlowych, założyć nową spółkę i przenieść do niej przedsiębiorstwo w drodze aportu albo sprzedaży bądź zlikwidować dotychczasową działalność i zarejestrować nową spółkę. Warianty różnią się przede wszystkim zakresem tego, co przechodzi na spółkę. Przy przekształceniu dochodzi do szerokiej sukcesji prawnej. W przypadku aportu i sprzedaży na spółkę przechodzi tylko to, co można przenieść w drodze czynności cywilnoprawnej. Przejęcie długów wymaga zgody wierzyciela, a decyzje administracyjne można przenosić jedynie w odrębnym trybie. Przy likwidacji działalności i rejestracji nowej spółki nic nie przechodzi automatycznie.

Zgodnie z art. 551 § 5 Kodeksu spółek handlowych przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową, czyli w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, prostą spółkę akcyjną albo spółkę akcyjną. W praktyce przedsiębiorcy często wybierają spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (spółkę z o.o.), której minimalny kapitał zakładowy wynosi 5 000 zł. Dlatego dalsza część artykułu koncentruje się na przekształceniu jednoosobowej działalności właśnie w tę formę spółki.

Na podstawie art. 584¹ Kodeksu spółek handlowych przedsiębiorca przekształcany staje się spółką przekształconą z chwilą wpisu do rejestru, a dzień dokonania wpisu jest dniem przekształcenia. Zgodnie z art. 584² Kodeksu spółek handlowych spółce przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy, w tym co do zasady zezwolenia, koncesje i ulgi, chyba że ustawa albo sama decyzja stanowi inaczej. Umowy z kontrahentami nadal obowiązują – bez konieczności dokonywania cesji ani zawierania ich ponownie. Wykreślenie z CEIDG nie następuje jednak automatycznie – wniosek w tej sprawie składa przedsiębiorca.

Sukcesja ma jednak granice. W prawie podatkowym jest niepełna. Zgodnie z art. 93a § 4 Ordynacji podatkowej spółka wstępuje w prawa przekształcanego przedsiębiorcy, ale nie przejmuje jego obowiązków. Zaległości podatkowe pozostają więc przy osobie fizycznej. Jednocześnie art. 112b Ordynacji podatkowej wprowadza solidarną odpowiedzialność spółki za zaległości podatkowe przedsiębiorcy związane z działalnością gospodarczą i powstałe do dnia przekształcenia. Osobista odpowiedzialność przedsiębiorcy również nie wygasa od razu.

Na podstawie art. 584¹³ Kodeksu spółek handlowych osoba fizyczna przez trzy lata od dnia przekształcenia odpowiada solidarnie ze spółką za zobowiązania związane z działalnością i powstałe przed dniem przekształcenia. Odrębne ryzyko odpowiedzialności wiąże się z pełnieniem funkcji członka zarządu na zasadach określonych w art. 299 Kodeksu spółek handlowych i art. 116 Ordynacji podatkowej, a także z udzielonymi poręczeniami i wystawionymi wekslami.

Przekształcenie wymaga sporządzenia planu przekształcenia w formie aktu notarialnego. Zgodnie z art. 584⁷ Kodeksu spółek handlowych do planu dołącza się projekt oświadczenia o przekształceniu, projekt aktu założycielskiego, wycenę składników majątku oraz sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia. Przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów sporządza to sprawozdanie na podstawie podsumowania zapisów w PKPiR, innych ewidencji oraz spisu z natury.

Zwykle jest to najbardziej pracochłonny element procedury. Plan podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta wyznaczonego na podstawie art. 584⁸ Kodeksu spółek handlowych przez sąd rejestrowy, na wniosek składany za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Opłata od wniosku wynosi 300 zł.

Na pozostałe koszty składają się taksa notarialna, wynagrodzenie biegłego, opłata sądowa 500 zł za wpis spółki do rejestru, opłata za ogłoszenie o przekształceniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym zależna od liczby znaków oraz PCC.

Od 29 listopada 2025 roku nie ma już natomiast ogłoszeń samych wpisów KRS w Monitorze ani ryczałtowej opłaty 100 zł za nie. Jeżeli sprzedaż jest ewidencjonowana za pomocą kas rejestrujących, trzeba doliczyć koszt odczytu pamięci fiskalnej oraz ponownej fiskalizacji po wymianie pamięci albo wymiany urządzeń, ponieważ spółka działa pod nowym numerem NIP. W praktyce cała procedura zajmuje od trzech do sześciu miesięcy.

Zawarcie umowy spółki podlega PCC według stawki 0,5% od wartości kapitału zakładowego, po odliczeniach wskazanych w art. 6 ust. 9 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych, a płatnikiem jest notariusz. Wysokość kapitału zakładowego ustala przedsiębiorca, natomiast nadwyżkę wartości majątku ponad ten kapitał można przenieść na kapitał zapasowy, co obniża podstawę opodatkowania.

Z art. 12 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników wynika, że NIP nie przechodzi na następcę prawnego, a katalog wyjątków nie obejmuje przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną. Spółka otrzymuje więc nowy NIP i nowy REGON, mimo pełnej sukcesji cywilnoprawnej. Pociąga to za sobą dodatkowe obowiązki. Spółka musi zgłosić dane uzupełniające na formularzu NIP-8 w terminie 21 dni od wpisu do KRS. Jeżeli staje się płatnikiem składek, co przy przejęciu pracowników następuje z dniem przekształcenia, termin ten wynosi 7 dni od powstania obowiązku.

Beneficjentów rzeczywistych należy zgłosić do CRBR w terminie 14 dni od wpisu, przy czym do tego terminu nie wlicza się sobót ani dni ustawowo wolnych od pracy. Przedsiębiorca zarejestrowany jako podatnik VAT składa VAT-Z, a spółka – własne zgłoszenie VAT-R, jeżeli ma być czynnym podatnikiem VAT. Spółka otrzymuje również nowy mikrorachunek podatkowy, zgłasza nowe rachunki na białą listę i odrębnie uwierzytelnia się w KSeF.

Istotnym elementem kalkulacji opłacalności przekształcenia jest sposób opodatkowania spółki po zmianie formy prawnej. Zgodnie z art. 19 ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych spółka utworzona w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną nie stosuje stawki 9% w roku podatkowym rozpoczęcia działalności ani w roku podatkowym bezpośrednio po nim następującym.

W klasycznym CIT płaci więc w tym okresie 19%, nawet jeżeli mieści się w limitach, które w 2026 roku wynoszą 8 517 000 zł przychodu ze sprzedaży brutto za 2025 rok dla statusu małego podatnika oraz 8 431 000 zł bieżących przychodów bez VAT. Jeżeli rok podatkowy jest krótszy albo dłuższy niż dwanaście miesięcy, drugi z tych limitów od 2026 roku ustala się proporcjonalnie.

Karencja nie wyklucza natomiast ryczałtu od dochodów spółek. Katalog wyłączeń z art. 28k ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie obejmuje przekształcenia przedsiębiorcy, dlatego spółka może wybrać estoński CIT po spełnieniu warunków określonych w art. 28j tej ustawy, w tym warunku zatrudniania co najmniej trzech osób niebędących wspólnikami albo ponoszenia odpowiednich wydatków na ich wynagrodzenia, oraz po złożeniu zawiadomienia ZAW-RD. Warunek zatrudnienia jest łagodniejszy dla małych podatników i podatników rozpoczynających działalność.

Stawka ryczałtu wynosi 10% dla małego podatnika oraz podatnika rozpoczynającego działalność, a 20% dla pozostałych. Podatek wspólnika, obliczany od kwoty zysku przeznaczonej do podziału, obniża się o 90% albo 70% ryczałtu należnego od spółki. Łączne obciążenie podzielonego zysku wynosi dzięki temu 20% albo 25%. Dla porównania w klasycznym CIT wynosi ono odpowiednio 26,29% i 34,39%. Samo zatrzymanie zysku w spółce nie powoduje bieżącego opodatkowania, ale ryczałtem są objęte także ukryte zyski, np. pożyczka udzielona wspólnikowi.

Sądy administracyjne i organy podatkowe różnie oceniają status spółki rozpoczynającej działalność po przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 11 marca 2025 roku, sygn. akt II FSK 1412/24, uznał spółkę powstałą w wyniku takiego przekształcenia za podatnika rozpoczynającego działalność na potrzeby estońskiego CIT. Organy podatkowe przyjmują jednak odmienną wykładnię. Ma to znaczenie dla stawki 10% i łagodniejszego warunku zatrudnienia. Jeżeli spółka ma status małego podatnika, stawka 10% przysługuje jej z tego tytułu, natomiast w pozostałych przypadkach warto rozważyć wystąpienie o interpretację indywidualną.

Wejście w ryczałt od dochodów spółek bezpośrednio po przekształceniu może też oznaczać dochód z przekształcenia, o którym mowa w art. 7aa ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, opodatkowany stawką 19%. Obowiązek dotyczy tylko sytuacji, w której pierwszy rok po przekształceniu jest jednocześnie pierwszym rokiem ryczałtu. Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Finansów wyrażonym w odpowiedzi na interpelację poselską nr 37738 obowiązek ten nie dotyczy przedsiębiorców, którzy prowadzili PKPiR, ponieważ nie występują wówczas wartości bilansowe wymagające porównania. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązku można uniknąć, wybierając ryczałt od kolejnego roku. Wiąże się to jednak z wcześniejszym okresem opodatkowania spółki stawką 19%.

Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest osobą prowadzącą pozarolniczą działalność w rozumieniu art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W 2026 roku podstawa jego składek społecznych nie może być niższa niż 5 652 zł, a składka zdrowotna jest stała i wynosi 830,58 zł miesięcznie, niezależnie od dochodu spółki oraz wysokości wypłat otrzymywanych przez wspólnika.

Dopóki spółka pozostaje jednoosobowa, jej wspólnik płaci pełne składki właściwe dla tej grupy ubezpieczonych, chyba że zajdzie zbieg z innym tytułem, np. umową o pracę z co najmniej minimalnym wynagrodzeniem, który wyłączy obowiązek opłacania składek społecznych z tytułu udziału w spółce. Samo posiadanie udziałów w spółce wieloosobowej nie jest natomiast tytułem do ubezpieczeń, co Sąd Najwyższy potwierdził w uchwale z 21 lutego 2024 roku, sygn. akt III UZP 8/23, nawet przy podziale udziałów w proporcji 99% do 1%, o ile drugi wspólnik jest rzeczywisty.

Aport przedsiębiorstwa do nowej spółki jest mniej sformalizowany niż przekształcenie, ale nie zapewnia ogólnej sukcesji administracyjnej. Koncesje, zezwolenia i inne decyzje nie przechodzą więc automatycznie. Nabywca całego przedsiębiorstwa może jednak w terminie trzech miesięcy od jego nabycia wystąpić o przeniesienie decyzji związanej z przedsiębiorstwem na podstawie ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw. Długi wymagają zgody wierzycieli.

Na podstawie art. 55⁴ Kodeksu cywilnego nabywca przedsiębiorstwa odpowiada solidarnie ze zbywcą za zobowiązania związane z jego prowadzeniem. Odpowiedzialność ta jest ograniczona do wartości nabytego przedsiębiorstwa i nie powstaje, jeżeli nabywca mimo zachowania należytej staranności nie wiedział o zobowiązaniach. Kluczowa jest kwalifikacja przedmiotu aportu. Jeżeli przedmiotem aportu jest przedsiębiorstwo albo jego zorganizowana część, transakcja pozostaje poza VAT na podstawie art. 6 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Przychód z objęcia udziałów jest natomiast zwolniony z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 109 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Warunkiem jest kontynuacja wyceny podatkowej.

Zwolnienie nie ma zastosowania, jeżeli głównym lub jednym z głównych celów aportu jest uniknięcie albo uchylenie się od opodatkowania. Aport pojedynczych składników jest natomiast rozliczany w VAT według zasad właściwych dla danego składnika, a w PIT powstaje przychód. Aport przedsiębiorstwa albo jego składników o wartości przekraczającej równowartość 10 000 euro pozbawia przy tym spółkę stawki 9% oraz czasowo wyłącza estoński CIT. Limity obowiązujące na potrzeby stawki 9% CIT oraz estońskiego CIT przelicza się przy tym według różnych kursów euro.

Sprzedaż przedsiębiorstwa nowej spółce stanowi wyjątek od zasady kontynuacji wyceny. Spółka ustala nowe wartości początkowe środków trwałych, a w przypadku kupna amortyzuje również dodatnią wartość firmy. Rozwiązanie to może być opłacalne przy zamortyzowanym majątku o wysokiej wartości rynkowej.

Cena sprzedaży stanowi jednak przychód osoby fizycznej. Transakcja pozostaje poza VAT, ale podlega PCC według stawek właściwych dla poszczególnych składników: 2% od nieruchomości, rzeczy ruchomych oraz praw majątkowych wskazanych w art. 7 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych i 1% od innych praw majątkowych, a przy braku wyodrębnienia ich wartości podatek pobiera się według stawki najwyższej od łącznej wartości tych rzeczy i praw. Dodatnia wartość firmy nie podlega natomiast PCC, co przesądziła uchwała siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z 21 lutego 2022 roku, sygn. akt III FPS 2/21.

Likwidacja działalności i założenie spółki od zera nie zapewniają kontynuacji umów, koncesji ani innych relacji prawnych. Jeżeli przy nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT, od towarów własnej produkcji oraz towarów pozostałych na dzień zakończenia działalności trzeba rozliczyć VAT od remanentu likwidacyjnego. Zryczałtowanego podatku dochodowego od remanentu nie ma w PIT od 2011 roku. Spółka, której kapitał pokryto wkładem pieniężnym, nie podlega natomiast karencji w stosowaniu stawki 9%.

Przekształcenie prowadzi zawsze do powstania spółki jednoosobowej, w której jedynym wspólnikiem zostaje dotychczasowy przedsiębiorca, więc samo w sobie nie wprowadza do firmy drugiej osoby. Druga osoba może wejść do spółki przez nabycie udziałów albo objęcie udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym. Przy sprzedaży udziałów dotychczasowy wspólnik rozlicza 19% PIT od dochodu, a nabywca płaci PCC według stawki 1% od wartości rynkowej udziałów. Przy podwyższeniu kapitału pieniądze trafiają do spółki, a nie do wspólnika, a zmiana umowy spółki podlega PCC według stawki 0,5%. Możliwa jest również darowizna udziałów, neutralna na gruncie PIT, ale objęta podatkiem od spadków i darowizn po stronie obdarowanego. Dopiero rzeczywiste wejście drugiego wspólnika powoduje ustanie tytułu do ubezpieczeń wynikającego z udziału w jednoosobowej spółce z o.o.

Wybór sposobu przejścia z jednoosobowej działalności do spółki zależy przede wszystkim od znaczenia ciągłości praw i obowiązków oraz od skutków podatkowych i organizacyjnych poszczególnych wariantów.

Przekształcenie zapewnia ciągłość umów, zezwoleń i koncesji, ale wymaga sporządzenia sprawozdania finansowego, zbadania planu przez biegłego oraz przeprowadzenia kilkumiesięcznej procedury. Spółka otrzymuje nowy NIP i REGON, musi dopełnić dodatkowych obowiązków zgłoszeniowych i nie może stosować stawki 9% CIT w dwóch pierwszych latach podatkowych. Może natomiast rozważyć wybór estońskiego CIT po wcześniejszym sprawdzeniu warunków oraz skutków powstania dochodu z przekształcenia.

Aport i sprzedaż są mniej sformalizowane, ale nie powodują automatycznego przeniesienia decyzji administracyjnych ani długów. Każdy z tych wariantów wywołuje również odrębne skutki w VAT, PIT i PCC. Likwidacja działalności nie zapewnia sukcesji, jednak spółka, której kapitał pokryto wkładem pieniężnym, może uniknąć karencji w stosowaniu stawki 9%.

Jednym z wariantów wymagających rozważenia jest przekształcenie działalności, a następnie wprowadzenie drugiego wspólnika poprzez sprzedaż części udziałów albo podwyższenie kapitału. Ostateczny wybór powinien uwzględniać strukturę majątku i zobowiązań, posiadane koncesje oraz planowany sposób opodatkowania spółki.