Przedsiębiorca zmienia nazwisko

Działalność gospodarcza w przypadku osób fizycznych prowadzona jest w imieniu własnym tej osoby, czyli na nazwisko tej osoby.

Wyodrębnienie działalności gospodarczej polega na utworzeniu ram prawnych w zakresie, których osoba fizyczna dokonuje czynności kupna, sprzedaży w celach zarobkowych, na własną odpowiedzialność, a więc świadczy tzw. profesjonalną wyodrębnioną prawnie działalność na realizację której przeznacza swoje zasoby majątkowe (nieruchomościowe), ruchomości, środki pieniężne, posiadaną infrastrukturę a także a może przede wszystkim pracę własną.

W praktyce może się zdarzyć sytuacja, w której następuje konieczność zmiany nazwiska przedsiębiorcy, który np. jest kobietą. Zmiana nazwiska może nastąpić na okoliczność zawarcia związku małżeńskiego albo rozwodu.

Po zmianie nazwiska przedsiębiorca musi wymienić wiele dokumentów takich jak np. dowód osobisty, prawo jazdy, paszport czy inne.

Podstawą do wymiany dokumentów i dalszych działań z tym związanych jest akt małżeństwa albo wyrok potwierdzający rozwód małżonków. Na ich podstawie przedsiębiorca dokonuje wymiany ww. dokumentów (dokumenty te tracą ważność z urzędu).

W sytuacji, gdy to przedsiębiorca zmienia nazwisko, wówczas poza wymianą ww. dokumentów jest zobligowany do zgłoszenia tej zmiany w formularzu CEIDG, czyli w rejestrze przedsiębiorców.

Jeżeli przedsiębiorca nie dokona aktualizacji CEIDG w zakresie zmiany nazwiska i innych danych lub wykona to po terminie, wówczas może być na niego nałożona kara za wykroczenie wynosząca od 20 do 5000 zł.

Przedsiębiorca może poczekać na wymianę ww. dokumentów, co pozwoli mu złożenie jednej aktualizacji CEIDG (zmieniającej dane dotyczące dowodu osobistego oraz nazwiska). Niemniej, jeżeli wymiana dokumentu się przedłuża, wówczas powinien w ciągu 7 dni od zmiany nazwiska najpierw złożyć aktualizację CEIDG zawierającą nowe nazwisko, a jak przyjdzie nowy dowód osobisty – drugą aktualizację CEIDG wprowadzającą dane nowego dowodu osobistego.

Zmiany można dokonać na jeden z trzech sposobów:

• składając wniosek przez internet, podpisując za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego,
• składając wniosek przez internet, potwierdzając go podczas osobistej wizyty w dowolnym urzędzie gminy,
• składając wniosek w formie papierowej podczas osobistej wizyty w dowolnym urzędzie gminy,
• składając wniosek ww. formach poprzez pełnomocnika.

Każda złożona aktualizacja wniosku CEIDG posiada unikalny numer, który należy przedstawić w ciągu 7 dni w przypadku osobistego stawienia się w urzędzie w celu potwierdzenia wniosku.

Złożenie wniosku do CEIDG jest równoznaczne z wnioskiem o zmianę nazwiska (danych):

• w ZUS, jako płatnik składek ZUS,
• w urzędzie skarbowym, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT),
• w GUS, jako podmiot zarejestrowany w systemie REGON.

To jednak nie wszystko. Dlaczego?

Aktualizacja formularza CEIDG powoduje zmianę nazwiska wyłącznie na:

• koncie podatkowym płatnika podatku PIT,
• koncie płatnika składek a nie w danych ubezpieczonego a przecież przedsiębiorca jednoosobowy jest zarówno płatnikiem ZUS jak i ubezpieczonym sam dla siebie.

Dlatego też poza ww. aktualizacją CEIDG przedsiębiorca musi dokonać jeszcze przynajmniej dwóch aktualizacji. Jakich?

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT, który zmienia nazwisko, ma obowiązek złożyć aktualizację formularza VAT-R, w którym zawrze nowe nazwisko.

Formularz VAT-R złoży:

• elektronicznie,
• papierowo listem poleconym,
• osobiście w urzędzie skarbowym

– albo przy pomocy pełnomocnika.

Niestety aktualizacja CEIDG nie załatwia wszystkiego. Przedsiębiorca, który zmienił nazwisko i wysłał aktualizację CEIDG dokonał zmiany nazwiska widniejącego na swoim koncie płatnika w ZUS.

Trzeba zaznaczyć, iż jednoosobowy przedsiębiorca na swoim koncie w ZUS widnieje w dwóch rolach:

• płatnika składek,
• ubezpieczonego.

Aktualizacja CEIDG dokonuje zmiany nazwiska, ale tylko dla roli płatnika składek.

Natomiast, aby zmienić nazwisko dla roli ubezpieczonego (co jest obowiązkowe) przedsiębiorca składa formularz ZUS ZIUA.

Formularz ZUS ZIUA przedsiębiorca składa w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana nazwiska.

Formularz ZUS ZIUA można przesłać:

• elektronicznie przez PUE ZUS, program Płatnik albo inny program kadrowy,
• papierowo – listem poleconym,
• papierowo w przypadku osobistej wizyty w dowolnej placówce ZUS.

Podobnie należy postępować w przypadku konieczności zmiany innych danych, takich jak chociażby adres czy nazwa firmy.

Warto na koniec wspomnieć jeszcze o innych kwestiach. Przedsiębiorca posiadający różne pozwolenia, koncesje, licencje także musi pamiętać, aby w tym zakresie uaktualnić swoje nazwisko.

Zmiana nazwiska oznacza utratę ważności dotychczasowego podpisu kwalifikowanego, który przedsiębiorca używał. Musi on zatem złożyć wniosek o wydanie nowego certyfikaty kwalifikowanego.

Zmiana nazwiska to także konieczność zmiany danych/korekty danych np. w podatkach lokalnych m.in.:

• w podatku od nieruchomości w ciągu 14 dni od zmiany nazwiska przy pomocy formularza IN-1 w trybie aktualizacji składanego w urzędzie gminy/miasta właściwym dla miejsca położenia nieruchomości,
• w podatku od środków transportu w ciągu 14 dni od zmiany nazwiska przy pomocy formularza DT-1 z załącznikiem DT-1/A w trybie korekty składanego w urzędzie gminy/miasta właściwym dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy.