Przedsiębiorca w delegacji - dieta w podróży służbowej

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592), zwana dalej ustawą o PDOF, nie zawiera definicji podróży służbowej przedsiębiorcy. Oceniając możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, należy odwołać się do ogólnych przesłanek określonych w art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF. Koszt podatkowy musi pozostawać w związku z osiąganiem przychodów albo zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła.

Oznacza to, że wyjazd powinien mieć konkretny cel gospodarczy, np.:

• spotkanie z kontrahentem,
• wykonanie usługi u klienta,
• udział w targach lub konferencji branżowej,
• negocjacje handlowe,
• odbiór lub dostawę towarów,
• szkolenie pozostające w związku z prowadzoną działalnością.

Sam fakt opuszczenia miejsca prowadzenia działalności nie jest wystarczający. W razie kontroli przedsiębiorca powinien wykazać związek wyjazdu z prowadzoną działalnością.

Podstawą prawną rozliczenia diet jest art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PDOF. Przepis stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określonych w odrębnych przepisach. Wynika z tego wprost, że diety mieszczące się w obowiązujących limitach mogą stanowić koszt podatkowy.

Przedsiębiorca sam oblicza wartość diety i ujmuje ją w kosztach działalności, ale wyłącznie do wysokości limitów przewidzianych dla pracowników w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwanym dalej rozporządzeniem.

W 2026 r. nie wprowadzono zmian wysokości krajowej diety. Nadal wynosi ona 45 zł za dobę podróży krajowej. Nie zmieniły się również zasady ustalania diet zagranicznych dla poszczególnych państw.

Przedsiębiorcy za odbycie podróży służbowych przysługuje dieta w wysokości ustalanej tak jak w przypadku zatrudnionego pracownika. Zgodnie z § 7 ww. rozporządzenia dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

• W przypadku gdy podróż służbowa przedsiębiorcy trwa krócej niż pełna doba i wynosi:

1. mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
2. od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
3. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

• Natomiast gdy podróż służbowa przedsiębiorcy trwa dłużej niż dobę, wówczas za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

1. do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
2. ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli przedsiębiorca miał zapewnione wyżywienie, dietę należy odpowiednio pomniejszyć według zasad wynikających z rozporządzenia. W przypadku gdy usługa hotelowa obejmowała wyżywienie przedsiębiorcy, wysokość diety zmniejsza się odpowiednio o:

• śniadanie – 25% diety,
• obiad – 50% diety,

• kolacja – 25% diety.

Zupełnie odmiennie traktowane są wydatki na wyżywienie w przypadku odbycia np. spotkania z kontrahentem, konferencji z udziałem klientów. Przedsiębiorca może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Ryczałty przewidziane w ww. rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych pracowników (np. ryczałt za dojazdy komunikacją miejską lub ryczałt za nocleg bez rachunku) nie dotyczą podróży służbowej przedsiębiorcy. Są one należne jedynie pracownikom odbywającym podróż służbową.

Natomiast przedsiębiorca rozlicza faktycznie poniesione wydatki w swojej podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej). Zatem przedsiębiorca musi być w stanie udokumentować każdy poniesiony wydatek”.

Poza naliczeniem odpowiedniej wysokości diety z tytułu podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) i ujęciem jej w kosztach firmowych przedsiębiorca ma także prawo ująć w nich wydatki na swój nocleg. Niemniej w przeciwieństwie do diet ustawa o PDOF nie ogranicza wysokości kosztu za nocleg limitem obowiązującym pracowników.

Jeżeli przedsiębiorca rzeczywiście poniósł gospodarczo uzasadniony i właściwie udokumentowany wydatek, cała kwota może zostać zaliczona do kosztów.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Organ podatkowy może zakwestionować wydatek, który miał charakter luksusowy i pozostawał bez racjonalnego związku z prowadzoną działalnością.

Poza wydatkami za nocleg przedsiębiorca ma prawo ująć w kosztach uzyskania przychodów m.in. następujące wydatki:

• bilety kolejowe i lotnicze,
• opłaty autostradowe,
• parkingi,
• przejazdy taksówkami,
• komunikację miejską,
• wynajem samochodu,
• opłaty za bagaż,
• paliwo (jeżeli pojazd wykorzystywany jest zgodnie z zasadami obowiązującymi w PIT),
• inne wydatki niezbędne do realizacji celu podróży np. opłata za targi.

Każdy wydatek powinien pozostawać w bezpośrednim związku z działalnością gospodarczą. W praktyce przedsiębiorca może również zaliczyć do kosztów opłaty za udział w konferencji, materiały szkoleniowe czy obowiązkowe ubezpieczenie podróżne, jeżeli wyjazd miał charakter służbowy.

Każdy wydatek w podróży służbowej przedsiębiorcy (krajowej lub zagranicznej) powinien być prawidłowo udokumentowany fakturą, rachunkiem, a niekiedy biletem za przejazd lub biletem parkingowym.

Przepisy nie nakładają obowiązku sporządzania polecenia wyjazdu służbowego, jednak z praktycznego punktu widzenia warto prowadzić prostą ewidencję kosztów podróży służbowej (na wzór druku polecenia wyjazdu).

Powinna ona zawierać m.in.:

• datę rozpoczęcia i zakończenia podróży,
• miejsce wyjazdu i miejsce docelowe,
• cel wyjazdu,
• czas trwania,
• wyliczenie należnej diety,
• podpis przedsiębiorcy.

Do dokumentacji warto dołączyć:

• faktury za hotel,
• faktury za paliwo,
• bilety, faktury i rachunki dokumentujące opłaty za przejazd autostradą lub parking,
• paragony z numerem NIP,
• pozostałe faktury, rachunki, paragony, bilety dotyczące innych wydatków w podróży służbowej,
• zaproszenia na konferencje,
• korespondencję z kontrahentem,
• harmonogram spotkań,
• pozostałe dokumenty.

Im pełniejsza dokumentacja, tym łatwiej wykazać gospodarczy charakter wyjazdu.

Powyższe kwestie potwierdzają stanowiska wyrażone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w wydanych interpretacjach indywidualnych wydanych w dniach:

• 03.2026 r. o sygn. 0115-KDIT3.4011.136.2026.1.RS,
• 05.2026 r. o sygn. 0112-KDIL2-2.4011.398.2026.2.MG,
• 06.2026 r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.327.2026.1.RK.

W przypadku zagranicznych podróży służbowych przedsiębiorcy również przysługuje prawo do diety. Zmienia się jednak zasada naliczenia diety oraz obowiązują indywidualne stawki dla danego kraju.

Zgodnie z § 13 ww. rozporządzenia dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej.

W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw przedsiębiorca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do ww. rozporządzenia.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,

• za niepełną dobę podróży zagranicznej:

1. do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
2. ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
3. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi lub pracodawcy, który ma zapewnione w czasie podróży zagranicznej całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 15% diety,
• obiad – 30% diety,
• kolacja – 30% diety.

Przykładowa wartość diety w kilku państwach:

• Czechy – 41 euro,
• Hiszpania – 50 euro,
• Niemcy – 49 euro,
• Chorwacja – 42 euro,
• Francja – 55 euro,
• Szwajcaria – 88 euro,
• Turcja – 53 euro,
• Włochy – 53 euro,
• Grecja – 50 euro.