Jak sporządzić protokół zwrotu towaru?

Witam. Wysłałem klientowi towar, którego nie odebrał. Kupującym jest osoba prywatna i był wystawiony paragon (wydrukowany na kasie fiskalnej). Czy w tej sytuacji należy stworzyć protokół zwrotu potwierdzający zaistniałą sytuację (takich korekt nie „nabija się” na kasę fiskalną)? Gdzie taki protokół znaleźć? Jak go sporządzić? – pyta Pan Marcin

Dzień dobry Panie Marcinie. Ogólna zasada zawarta w ustawie o podatku od towaru i usług mówi, iż obowiązek podatkowy powstaje w dacie dostawy towarów. Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o VAT przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel a więc tego rodzaju czynności, które dają otrzymującemu towar prawo do postępowania z nimi jak właściciel. W związku z tym w pierwszej kolejności należałoby ustalić czy w Pana przypadku powstał obowiązek podatkowy.

Jeśli sprzedawca dostarcza towar za pośrednictwem przewoźnika/kuriera, to dokonanie dostawy towaru (przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel) ma miejsce z chwilą wydania towaru przewoźnikowi/kurierowi o ile strony nie postanowiły inaczej. Zgodnie z art. 548 § 2 Kodeksu Cywilnego strony mogą zastrzec taką datę w odmienny sposób. Jeśli w regulaminie bądź w umowie zawartej z nabywcą określono, iż przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel nastąpi np. dopiero w chwili odbioru towaru przez nabywcę od przewoźnika/kuriera, wówczas dostawa i obowiązek podatkowy powstanie w tym właśnie momencie. W Pana przypadku informacja ta ma kluczowe znaczenie. Jeśli kwestia ta została odrębnie uregulowana i dostawa następuje w momencie odbioru towaru przez nabywcę to paragon należałoby anulować ponieważ do transakcji nie doszło. W pytaniu brakuje informacji na ten temat więc przyjmuję ogólną zasadę zgodnie, z którą przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel nastąpiło w momencie wydania przez Pana towaru z magazynu. Nie pisze Pan również o wcześniejszej płatności za towar – przyjmuję, że była to wysyłka za pobraniem.

Zgodnie z § 3 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących zwroty towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

• datę sprzedaży;
• nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
• termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
• wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
• zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
• dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
• protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

W przepisach nie wskazano wymagań co do formy protokołu zwrotu. W sklepach stacjonarnych stosuje się formę papierową, jednak w sklepach internetowych może nie być to możliwe ze względu na konieczność podpisu obu stron. Dopuszczalna jest wersja elektroniczna/skan. Zgodnie z przyjętymi praktykami, w protokole powinny znaleźć się następujące informacje:

• numer danego protokołu;
• numer i data zamówienia;
• nazwa towaru, ilość, cena;
• dane dotyczące stron transakcji;
• numer paragonu;
• informacja dotycząca przyczyn zwrotu.

Wzór takiego protokołu z pewnością znajdzie Pan w sieci, może Pan również przygotować go samodzielnie. Dodatkowo do protokołu powinien Pan dołączyć paragon. W przypadku kontroli organu podatkowego problemem może okazać się brak podpisu nabywcy, którego z pewnością nie będzie Pan miał (proszę dołączyć dokumenty potwierdzające zwrot przesyłki od przewoźnika/kuriera). Krajowa Informacja Podatkowa nie potwierdza czy w/w dokumenty są wystarczające do pomniejszenia podatku należnego, w związku z powyższym należałoby wystąpić o interpretację indywidualną.