Potwierdzenie odbioru faktury korygującej - kiedy jest niezbędne?

Podstawę opodatkowania podatkiem VAT obniża się w szczególności o kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen, wartość zwróconych towarów i opakowań czy zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło. Chcąc dokonać obniżenia podstawy opodatkowania należy jednak mieć na uwadze art. 29a ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług.

Zgodnie z tym przepisem w wyżej wymienionych przypadkach, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją.

W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.

Warto wiedzieć, że przepisy obowiązujące przed 2021 rokiem uzależniały moment obniżenia podstawy opodatkowania w wyniku wystawienia faktury korygującej od uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę towarów lub usług. W wyniku wprowadzonego w 2021 roku tzw. SLIM VAT, rozliczenie podatku VAT z faktury korygującej uległo zmianie. W ramach modyfikacji przepisów zrezygnowano z uzyskania formalnego potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Aktualnie obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiono fakturę korygującą, pod warunkiem, że z posiadanej przez sprzedawcę dokumentacji wynika, że warunki danej transakcji zostały uzgodnione z nabywcą i faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją. Jeżeli natomiast  sprzedawca nie posiada takiej dokumentacji w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.

Wprowadzone w 2021 roku zmiany w wyniku SLIM VAT miały na celu uproszczenie przepisów związanych z obowiązkiem uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej w celu obniżenia podstawy opodatkowania, w praktyce spowodowały jednak wątpliwości sprzedawców co należy rozumieć przez posiadanie dokumentacji, z której wynika, że warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej zostały uzgodnione z nabywcą towaru lub usługobiorcą. Jak wskazano w objaśnieniach podatkowych z dnia 23 kwietnia 2021 roku w zakresie pakietu rozwiązań „Slim VAT”, określenie to oznacza, że z posiadanej przez sprzedawcę dokumentacji wynika, że nabywca wie, że doszło lub wie w jakich sytuacjach będzie dochodzić do zmiany warunków transakcji skutkujących zmniejszeniem wysokości wynagrodzenia. Z dokumentacji powinno także wynikać, że warunki te zostały spełnione na moment dokonywania przez podatnika korekty podatku należnego, tj. doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie kwoty podatku należnego.

Jak wskazano m.in. w interpretacji indywidualnej sygn. 0112-KDIL3.4012.8.2022.3.MS z dnia 17 maja 2022 roku wydanej przez Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej dokumentami, które mogą posłużyć jako uzgodnienia z nabywcą są przykładowo: dokumenty handlowe, w tym aneksy do umów, korespondencja handlowa, dowody zapłaty itp. – jeśli potwierdzają, że obie strony znają i akceptują zmienione warunki transakcji.

W celu obniżenia podstawy opodatkowania co do zasady konieczne jest posiadanie przez sprzedawcę stosownej dokumentacji dotyczącej warunków faktury korygującej – od tej zasady przewidziano jednak pewne wyjątki. Zgodnie z art. 29a ust. 15 ustawy o VAT, warunku posiadania dokumentacji, o którym mowa w ust. 13, nie stosuje się w przypadku:

• eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
• dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
• sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy.