Kiedy po wystawieniu faktury korygującej niezbędne jest uzyskanie potwierdzenia otrzymania tej faktury przez nabywcę? Przede wszystkim potwierdzenie odbioru jest wymagane, gdy wystawiona faktura korygująca obniża podstawę opodatkowania. Taka faktura korygująca dokumentuje na ogół opusty czy obniżki udzielone po sprzedaży, zwroty, lub pomyłki polegające na zawyżeniu kwoty podatku, a w skrócie nazywana jest korektą „zmniejszającą”. Oznacza to, że w przypadku wystawienia faktury korygującej „in plus”, nie ma w ogóle obowiązku stosowania procedury potwierdzenia jej otrzymania przez nabywcę. Ponadto przepisy zwalniają z tego obowiązku wystawiających korekty „zmniejszające” w następujących przypadkach:
- faktura dotyczy eksportu lub wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- faktura dokumentuje sprzedaż „np” czyli opodatkowaną poza Polską,
- faktura dokumentuje sprzedaż usług telekomunikacyjnych lub pozostałych tzw. mediów,
- nie udało się potwierdzić otrzymania faktury korygującej przez nabywcę, lecz z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca wie, że kwota wykazana na pierwotnej fakturze powinna być skorygowana (przykładowo: nabywca nie potwierdził faktury korekty, lecz wcześniej sam wysłał zgłoszenie reklamacyjne na zwrot lub płacąc za fakturę, dokonał pomniejszenia kwoty przelewu o wartość faktury korygującej).
W jakiej formie?
Jeżeli jednak okaże się, że potwierdzenie otrzymania faktury korygującej jest wymagane przez przepisy, należy wybrać odpowiednią formę tego potwierdzenia. Oto przegląd sposobów potwierdzania odbioru faktur korygujących, akceptowanych przez fiskusa:
- list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (czyli z tzw. „żółtą karteczką” poczty) – sposób tradycyjny i prosty, lecz może okazać się kosztowny w przypadku znacznej ilości faktur korygujących,
- odesłanie podpisanej faktury korygującej – sposób zawodny, ponieważ klienci często nie odsyłają faktur korygujących, ponadto sam podpis to za mało – niezbędna jest również data odbioru,
- odpowiedź pisemna, np. mailowa, w której wymienione są otrzymane faktury korygujące – sposób wygodny w przypadku znacznej ilości korekt wysyłanych do stałych kontrahentów,
- elektroniczne potwierdzenie otrzymania / przeczytania wiadomości mailowej, zawierającej fakturę korygującą lub link do tej faktury (automatyczne potwierdzenie doręczenia wygenerowane przez serwer pocztowy) – sposób najwygodniejszy, w przypadku stosowania faktur elektronicznych.
