Podatki i opłaty urzędowe w kosztach firmy

Podstawową zasadą jest, że podatek dochodowy nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, co wynika wprost z art. 23 ust. 1 pkt 12 ustawy o PIT, w myśl którego nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku dochodowego, podatku od spadków i darowizn. Oznacza to, że z kosztów uzyskania przychodów wyłączony jest również podatek od spadków i darowizn.

Podatkiem niestanowiącym kosztu uzyskania przychodów jest również co do zasady podatek od towarów i usług, co wynika z art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT, przy czym w zakresie podatku VAT przepis ten przewiduje wyjątki, w szczególności w odniesieniu do podatku naliczonego, który nie podlega odliczeniu. Wyjątek dotyczy sytuacji, w których podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. W takim przypadku kwota tego podatku, o ile dotyczy wydatku związanego z działalnością gospodarczą i stanowiącego koszt uzyskania przychodów, zwiększa wartość tego kosztu (z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów, np. dotyczących samochodów osobowych). Dotyczy to zarówno podatników korzystających ze zwolnienia z VAT, jak i sytuacji, w których odliczenie jest wyłączone na podstawie przepisów.

Do kosztów uzyskania przychodów mogą być zaliczane inne podatki i opłaty o charakterze publicznoprawnym, pod warunkiem że spełniają definicję kosztu uzyskania przychodów z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, a więc zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały wskazane w art. 23 stanowiącym katalog wydatków bezwzględnie wyłączonych z kosztów podatkowych.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W praktyce oznacza to, że podatki i opłaty o charakterze publicznoprawnym mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz nie zostały wyłączone z kosztów na podstawie przepisów ustawy. W szczególności dotyczy to podatku od nieruchomości, opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego, podatku od środków transportowych, opłat za korzystanie ze środowiska, opłaty skarbowej czy opłaty targowej.

Należy przy tym podkreślić, że w przypadku podatku od nieruchomości oraz opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego warunkiem zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów jest wykorzystywanie nieruchomości na potrzeby działalności gospodarczej, przy czym do kosztów mogą być zaliczane wyłącznie te kwoty, które dotyczą części związanej z tą działalnością.

Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie podatki i opłaty publicznoprawne mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Kosztów uzyskania przychodów nie stanowią wszelkie urzędowe opłaty o charakterze sankcyjnym, czyli kary, grzywny oraz inne opłaty będące konsekwencją naruszenia przepisów. Wyłączenie to ma charakter bezwzględny i nie zależy od celu poniesienia takiego wydatku. Bez znaczenia w tym zakresie pozostaje czy tego typu urzędowe opłaty o charakterze sankcyjnym wynikają ze świadomego działania przedsiębiorcy czy też błędu, przeoczenia, nieznajomości przepisów itp.

W szczególności w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT wskazano, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

• grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetki od tych grzywien i kar – art. 23 ust. 1 pkt 15 ustawy o PIT;
• kar, opłat i odszkodowań oraz odsetek od tych zobowiązań z tytułu:

1. a) nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska,
2. b) niewykonania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy

– art. 23 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT;

• szczególnych opłat sankcyjnych o charakterze środowiskowym lub regulacyjnym – art. 23 ust. 1 pkt 16a–16g ustawy o PIT;
• odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych i innych należności, do których stosuje się przepisy ustawy Ordynacja podatkowa – art. 23 ust. 1 pkt 18 ustawy o PIT,
• kwot dodatkowych opłat rocznych za niezabudowanie bądź niezagospodarowanie gruntów w określonym terminie, wynikającym z przepisów o gospodarce nieruchomościami – art. 23 ust. 1 pkt 26 ustawy o PIT,
• opłat sankcyjnych, które zgodnie z odrębnymi przepisami podlegają wpłacie do budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego – art. 23 ust. 1 pkt 50 ustawy o PIT.

Podatki i opłaty ujmuje się w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów jako pozostałe wydatki. Podstawą zapisu jest odpowiedni dokument, w szczególności decyzja administracyjna lub deklaracja podatkowa. W przypadku braku zewnętrznego dokumentu dopuszczalne jest udokumentowanie wydatku innym dowodem księgowym, spełniającym wymagania określone w przepisach rozporządzenia w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, w szczególności w zakresie identyfikacji stron, przedmiotu operacji, jej wartości oraz podpisów osób uprawnionych.