Dwa podstawowe podatki płacone przez przedsiębiorstwa, czyli podatek dochodowy (PIT) i podatek od towarów i usług (VAT), nie mogą być wpisane do księgi podatkowej jako koszt. Jednak jak to zwykle w podatkach bywa, i od tej generalnej zasady znajdziemy wyjątki.
Oto najczęściej wykorzystywany przez przedsiębiorców wyjątek: jeżeli jakikolwiek przepis zabrania nam odliczyć VAT od firmowych zakupów, to o kwotę tego podatku podwyższamy wartość kosztu, wpisywanego do księgi; tym samym, VAT staje się kosztem. Przykładem może być nieodliczany VAT w firmie niezarejestrowanej do VAT, czy VAT od usług noclegowych.
Dodatkowo należy wspomnieć, że przy sporządzaniu deklaracji VAT podatek zaokrągla się do pełnych zł, a tym samym powstaje różnica pomiędzy sumą podatku z faktur a kwotą podatku w deklaracji. Te „końcówki” podatku VAT nazywa się różnicami groszowymi, i wpisuje się je odpowiednio do pozostałych przychodów lub pozostałych wydatków.
Oprócz podatku VAT i podatku dochodowego, inne podatki, których opłacanie wynika z działalności gospodarczej, mogą być zaliczane do kosztów tzw. podatkowych. Są to przykładowo:
- podatek od nieruchomości; uwaga, nie wystarczy aby firma była właścicielem nieruchomości, do zaliczenia w koszty konieczne jest wykorzystywanie tych nieruchomości w działalności gospodarczej;
- opłata roczna za prawo wieczystego użytkowania, z zastrzeżeniem jw.;
- podatek od środków transportowych (czyli pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5t);
- opłaty za korzystanie ze środowiska, np. od zużytych paliw;
- opłata skarbowa, np. od dokumentu na którym przedsiębiorca udziela pełnomocnictwa;
- opłata targowa.
O ile ww. podatki i opłaty urzędowe mogą być kosztem firmy, to wszelkie urzędowe opłaty o charakterze sankcyjnym, czyli kary, grzywny itp., nigdy nie będą mogły być wykazane w kosztach firmowych, choćby ich poniesienie było świadomym działaniem przedsiębiorcy w celu prowadzenia działalności gospodarczej.
Podatki i opłaty wpisuje się do księgi podatkowej jako pozostałe wydatki pod datą dokumentu, np. decyzji lub deklaracji podatkowej. Jeżeli zapłata podatku lub opłaty nie jest związana z dokumentem urzędowym, przedsiębiorca powinien sporządzić dowód wewnętrzny na poniesienie tej opłaty, a data tego dokumentu staje się datą wpisu w księdze podatkowej.
