Ostatnia wypłata a ekwiwalent

Jeżeli pracownik nie wykorzystał w całości lub w części przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, a stosunek pracy ulega rozwiązaniu lub wygasa, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.

Ekwiwalent za urlop to świadczenie pieniężne należne pracownikowi za urlop niewykorzystany do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Stanowi o tym art. 171 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r.- Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277), zwanej dalej Kodeksem Pracy.

Ustalając wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, należy również uwzględnić przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14). Określają one między innymi, jakie okresy pracy i nieobecności uwzględnia się w wynagrodzeniu stanowiącym podstawę obliczenia ekwiwalentu.

Pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Bez znaczenia pozostają przy tym powód oraz tryb rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop, jeżeli strony postanowią, że pracownik wykorzysta ten urlop podczas zatrudnienia na podstawie kolejnej umowy o pracę. Umowa ta musi zostać zawarta z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy.

Do 26 stycznia 2026 r. termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop był powiązany z dniem ustania stosunku pracy.

Pracodawca wypłacał ekwiwalent za urlop najpóźniej w ostatnim dniu trwania stosunku pracy. Termin wypłaty wynagrodzenia obowiązujący w danej firmie pozostawał bez znaczenia.

Późniejszą wypłatę ekwiwalentu za urlop uznawano więc za dokonaną po terminie.

Dlatego ustawodawca wprowadził nowelizację Kodeksu pracy, która obowiązuje od 27.01.2026 r. i rozwiązuje opisany problem.

Zmiana ta jednoznacznie określa termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Pracodawca ma do wyboru dwa warianty.

Zgodnie z pierwszym wariantem, określonym w art. 171 § 4 Kodeksu Pracy, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym według zasad wynikających z art. 85 Kodeksu Pracy. Oznacza to wypłatę wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie wypłacane z dołu przekazuje się niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli termin wypłaty przypada w dniu wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Od 27.01.2026 r. pracodawca wypłaca zatem ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop w terminie wypłaty wynagrodzenia, czyli razem z ostatnim wynagrodzeniem za pracę.

Drugi wariant określa art. 171 § 5 Kodeksu Pracy. Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia, ustalony zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 85 Kodeksu pracy, przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Na koniec warto omówić jeszcze jedną kwestię. Ustawodawca określił również zasady postępowania w sytuacji, gdy termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop przypada w dniu wolnym od pracy.

Jeżeli ustalony termin wypłaty wynagrodzenia wraz z ekwiwalentem albo samego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop przypada w dniu wolnym od pracy, pracodawca dokonuje wypłaty w dniu poprzedzającym.