Odrzucenie wniosku urlopowego

W nawiązaniu do art. 161, 162, 163, 164 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 zwanej dalej Kodeksem pracy) pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Pracownik ma prawo do nieprzerwanego (tylko w wyjątkowych okolicznościach może on zostać skrócony) oraz płatnego urlopu.

Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku, co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Zgodnie z wyrokiem SN z dnia 05.09.1979 I PRN 82/79 nawet plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym czasie (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał.

Natomiast w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 07.11.2013r. o sygn. akt SNO 29/13 jasno wskazano, że – „(…) W literaturze i orzecznictwie (także Sądu Najwyższego) powstała kwestia, jak należy de lege lata rozumieć taką obligatoryjność „urlopu na żądanie”, skoro ma on być udzielony przede wszystkim w interesie pracownika (pracownik nie musi podawać we wniosku przyczyn zgłoszonego żądania), a jednocześnie zarówno sam przepis art. 167² k.p., jak i wykładnia systemowa przepisów k.p., dotyczących urlopu wypoczynkowego, świadczą o potrzebie uzyskania akceptacji ze strony pracodawcy.

Innymi słowy, każdy urlop, także tzw. urlop na żądanie, może być rozpoczęty wówczas, gdy istnieje w tym zakresie pozytywna decyzja pracodawcy, zakomunikowana pracownikowi. Czym innym jest, bowiem samo prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego (w każdej postaci) i obowiązek pracodawcy umożliwienia wykonywania tego uprawnienia w określonym roku kalendarzowym, a czym innym – kwestia indywidualizacji okresu skorzystania z tego prawa.

Odpowiednia, pozytywna decyzja pracodawcy umożliwia i warunkuje jednocześnie korzystanie przez pracownika z określonej przez niego formy urlopu, urlopu ogólnego i tzw. urlopu na żądanie.

Konieczność uzyskania pozytywnej decyzji przez pracownika zgłaszającego żądanie urlopu na podstawie art. 1672 k.p. akcentowana jest także w orzecznictwie Sądu Najwyższego (por. np. wyroki Sądu Najwyższego: z dnia 18 maja 2006 r., III PK 26/06, Służba Pracownicza 2007, z. 6, s. 20; z dnia 16 września 2008 r., II PK 26/08, Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Zbór Urzędowy IPUSiSP 2010, nr 3/4, poz. 36; z dnia 28 października 2009 r., II PK 123/09, Orzecznictwo Sądu Najwyższego Zbiór Urzędowy IPUSiSP 2011, nr 11/12, poz. 148). W uzasadnieniu tego ostatniego wyroku trafnie wyjaśniono, że „udzielenie urlopu jest jednostronną czynnością pracodawcy zwalniającą pracownika z obowiązku świadczenia pracy i usprawiedliwiającą jego nieobecność w pracy”.

Do wykorzystania urlopu z art. 167² k.p. nie uprawnia, zatem pracownika samo złożenie przez niego wniosku (żądania), a samo zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu nie stanowi podstawy do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy. Decyzja o udzieleniu urlopu na podstawie art. 1672 k.p. nie może być, oczywiście, niezgodna z prawem (np. niedopuszczalne udzielenie urlopu pracownikowi niezdolnemu do pracy, z powodu choroby, także na jego żądanie). (…)”.

Tak więc urlopów (także na żądanie) udziela tylko pracodawca. Pracownik nie może samowolnie rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu.

Zdaniem SN (wyrok z dnia 16 września 2008 r., II PK 26/08) rozpoczęcie urlopu „na żądanie” przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

W orzecznictwie sądy wskazują także jeszcze jedną istotną regułę – „Milczenie pracodawcy oznacza zgodę na udzielenie pracownikowi urlopu”.

Pracownik może złożyć pracodawcy wniosek o przesunięcie terminu urlopu, jednakże wniosek ten musi być umotywowany ważnymi przyczynami.

Może to uczynić także pracodawca.

Co więcej, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego,

– pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Ponadto pracodawca jest obowiązany udzielić, na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym, nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Pracodawca może odmówić pracownikowi urlopu (odwołać pracownika z urlopu) tylko w wyżej wymienionych przypadkach, a więc gdy obecność pracownika jest bezwzględnie konieczna, a jest to podyktowane istotnymi potrzebami pracodawcy, natomiast nieobecność pracownika w tym konkretnym czasie spowodowałaby zakłócenia toku pracy (muszą wystąpić wyłącznie ważne przyczyny, które uniemożliwią stabilne funkcjonowanie zakładu pracy).

Pracodawca nie może odrzucić wniosku urlopowego (odmówić urlopu) bez wskazania naprawdę ważnej przyczyny. Dlaczego jest to tak istotne?

Zgodnie z Kodeksem pracy, kto, wbrew obowiązkowi:

• nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniża albo dokonuje bezpodstawnych potrąceń,
• nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu,
• nie wydaje pracownikowi w terminie świadectwa pracy,

– podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Aby więc pracodawca nie naraził się na konieczność zapłaty kary grzywny, warto przeanalizować czy dane odrzucenie wniosku urlopowego jest zasadne.

Odmowa udzielenia urlopu musi być przez pracodawcę uzasadniona szczególnymi potrzebami pracodawcy. Uzasadnienie te musi być niezwłocznie przedstawione pracownikowi.

Niestety przepisy Kodeksu pracy nie określają ścisłego terminu przekazania informacji pracownikowi o akceptacji lub odrzuceniu wniosku urlopowego.

Takie rozwiązanie pracodawca może jednak zaimplementować w wewnątrzzakładowych regulaminach dotyczących świadczenia czy rozliczania pracy.