Wszystko o zadaniowym systemie czasu pracy

Reguluje go art. 140 oraz art. 140¹ ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 zwanej dalej Kodeksem pracy), ale i inne przepisy Kodeksu pracy.

Charakteryzuje się on tym, że pracownik zamiast harmonogramu otrzymuje zadania do wykonania. Oznacza to, że rozliczamy pracownika bardziej z wykonywania jego obowiązków (z którymi powinien się standardowo „zmieścić’ w swoim wymiarze etatu) niż z ilości godzin w pracy.

W nawiązaniu do art. 140¹ Kodeksu pracy rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. Może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

Zatem zadaniowy system czasu pracy to system, w którym pracownika rozlicza pracodawca na podstawie terminowych realizacji powierzonych mu zadań. Pracownik za to może elastycznie planować i realizować pracę, ale oczywiście w ramach standardowego dziennego wymiaru godzinowego – 8 godzin i tygodniowego – 40 godzin.

Niemniej, nie oznacza to, że pracownik w sposób totalnie dowolny wyznacza sobie godziny i terminy wykonania zadań. Pracodawca musi jednak dokładnie określić zadania, czas niezbędny na ich wykonanie i ostateczny termin na ich realizację.

Pracownik, podpisując umowę o pracę, w której ustalono zadaniowy czas pracy, wyraża zgodę na podjęcie pracy w tym systemie czasu pracy.

Warto w tym miejscu wspomnieć o art. 149 § 2 Kodeksu pracy. Ustawodawca wskazał tam, że w stosunku do:

• pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy,
• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej

– nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Zatem dla pracowników zatrudnionych w tym systemie, nie prowadzi się ewidencji godzin czasu pracy. Natomiast pracodawca prowadzi dla nich uproszczoną ewidencję absencji, w której ujmuje wszelkie przerwy od pracy spowodowane m.in. różnego rodzaju urlopami, okresami chorobowymi itd.

Oprócz tego w zadaniowym systemie czasu pracy ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy w przypadkach uzasadnionych:

• rodzajem pracy, lub
• organizacją pracy, albo
• miejscem wykonywania pracy

– może być stosowany system zadaniowego czasu pracy.

Wdrożenie systemu zadaniowego powinno być uzasadnione specyfiką danego stanowiska pracy. Takim uzasadnieniem mogą być następujące przypadki:

1. Stanowisko kierownicze o wysokim stopniu samodzielności i decyzyjności, np. stanowisko menedżera zespołu, którego praca zasadniczo polega na organizacji pracy podległych pracowników.
2. Stanowisko specjalistyczne – na którym pracownik w dużej mierze sam organizuje sobie pracę i trudno jest zweryfikować jego postępy w pracy, np. stanowisko programisty, testera aplikacji, administratora systemów i sieci, web developera, itd.
3. Stanowisko mobilne – na którym kontrolowanie pracownika co do godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy jest bezcelowe, np. stanowisko przedstawiciela handlowego, stanowisko specjalisty ds. marketingu, ds. ubezpieczeń, serwisanci, konserwatorzy itd.
4. Samodzielne stanowisko pracy poza siedzibą firmy – w przypadku których brak jest możliwości weryfikacji czasu pracy, w szczególności w przypadku tzw. telepracy.

Zadaniowy system pracy nie powinien być stosowany na stanowiskach, na których pracownik przebywa ciągle w jednym miejscu i w określonych godzinach, np. kasjerzy, obsługa klienta, produkcja itd.

• Pracodawca, który zamierza zatrudnić pracownika w systemie zadaniowym, powinien w pierwszej kolejności zamieścić zapis o tym systemie czasu pracy w umowie o pracę z pracownikiem.
• Pracodawca ma obowiązek określić w tej umowie zadania możliwe do wykonania w obiektywnie określonym okresie czasu (terminie).
• Oczywiście ustalając zadania i czas potrzebny na ich wykonanie pracodawca nie może zapominać o tym, iż ustalone zadania będą realizowane przez pracownika w wymiarze etatu danego pracownika.
• Co więcej, dla zadaniowego systemu czasu pracy obowiązują wszystkie normy związane z czasem pracy.

Jak najbardziej tak. W przypadku, gdy pracodawca powierzy pracownikowi taką liczbę (obszernych) zadań, których realizacja w określonym terminie jest niemożliwa, wówczas pracownikowi należą się nadgodziny.

Nawet pomimo braku obowiązku prowadzenia (posiadania) ewidencji czasu pracy w zadaniowym systemie czasu pracy.