Księgowanie duplikatu faktury

Dzień dobry, miałem pewno zamieszanie. Nie otrzymałem oryginału faktury (klient wysłał, ale zaginął w transporcie). Poprosiłem zatem o duplikat, który otrzymałem i wpisałem do książki. Tymczasem… dotarł do mnie pierwotny dokument (oczywiście ze wcześniejszą datą). Co teraz? – pytał nas Pan Adam

W skali wszystkich transportów dokonywanych w Polsce i Europie zdarzają się sytuacje, gdzie dokumenty związane z konkretną dostawą mogą ulec zaginięciu lub zniszczeniu. Nie stanowi to aż tak dużego problemu wśród rozliczeń między przedsiębiorcami, gdyż możemy wystawić duplikat takiej faktury.

Zgodnie z art. 106l ustawy o VAT, w przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

• podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
  • na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
  • zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
• nabywca, o którym mowa w art. 106d faktury wystawiane przez nabywającego towary lub usługi od podatnika ust. 1 lub art. 106k nota korygująca ust. 1, wystawia ponownie fakturę:
  • na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
  • zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
• podmiot, o którym mowa w art. 106c podmioty uprawnione do wystawiania faktur dla płatników podatku od dostawy, wystawia ponownie fakturę:
  • na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
  • zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Należy pamiętać, że faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz “DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia.

Dotarcie oryginału faktury po zaksięgowaniu duplikatu

W wyżej opisanej sytuacji podatnik otrzymał oryginał faktury już po zaksięgowaniu duplikatu. W tej sytuacji otrzymany oryginał zostawiamy tylko i wyłącznie w celach dowodowych. Nie powoduje on żadnych skutków podatkowych, gdyż na moment księgowania duplikatu podatnik nie był w posiadaniu oryginału faktury.