Faktura wcześniej niż towar

Według rozporządzenia  Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zakup towarów handlowych i materiałów powinien być ujęty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Przy czym w razie prowadzenia PKPiR przez  biuro rachunkowe zapisy powinny być dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dokumentów przekazywanych przez przedsiębiorcę, który dostarcza je do biura zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Dodatkowo w objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazano, że w kolumnie 2 (data zdarzenia gospodarczego) należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). Przy czym przedsiębiorcy prowadzący PKPiR w  celu ustalenia dnia poniesienia kosztu stosują przepis art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

W związku z powyższymi przepisami w sytuacji, gdy faktura dokumentująca nabycie towaru handlowego została wystawiona jeszcze przed dostawą tego towaru, to w kolumnie 2 PKPiR należy wpisać datę wystawienia faktury. Data wystawienia faktury jest bowiem datą poniesienia kosztu w myśl art. 22 ust. 6b ustawy o PIT. Takie stanowisko potwierdzają organy podatkowe, np. w interpretacji indywidualnej z dnia 7.01.2015 roku sygn. ITPB1/415-1012/14/WM wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy: „wydatki poniesione na zakup towarów handlowych stanowią (…) koszt uzyskania przychodu prowadzonej przez wnioskodawcę w formie spółki cywilnej pozarolniczej działalności gospodarczej w tym okresie rozliczeniowym, w którym faktura ta została wystawiona, niezależnie od faktu, iż towary te zostaną dostarczone w okresie późniejszym.”

Pan Władysław to przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, zajmuje się sprzedażą sprzętu elektronicznego. 20 listopada 2024 otrzymał fakturę zakupu na smartfony, data wystawienia faktury to również 20 listopada 2024. Towary zostały dostarczone do firmy dopiero 6 grudnia 2024.

Kiedy Pan Władysław powinien ująć wydatek w PKPiR – w listopadzie, kiedy otrzymał fakturę, czy w grudniu, kiedy faktycznie otrzymał towary?
W przedstawionej sytuacji faktura została wystawiona 20 listopada 2024, a towar został otrzymany 6 grudnia 2024. Skoro data faktury jest wcześniejsza, niż miała miejsce dostawa towarów, to Pan Władysław ujmuje wydatek w PKPiR pod datą wystawienia faktury, czyli w listopadzie 2024 roku.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, tak stanowi art. 86 ust. 10 ustawy o VAT. Przy czym warunkiem odliczenia podatku VAT jest otrzymanie przez nabywcę faktury dokumentującej zakup towaru.
Dodatkowo zgodnie z przepisami ustawy o VAT nabywca ma prawo do odliczenia VAT także w trzech kolejnych miesiącach lub dwóch kolejnych kwartałach, w zależności od tego czy rozlicza się z podatku VAT w okresach miesięcznych czy kwartalnych.
W konsekwencji, w celu ustalenia kiedy nabywca ma prawo do odliczenia VAT, konieczne jest ustalenie kiedy powstaje obowiązek podatkowy u sprzedawcy. Zgodnie z ogólną zasadą obowiązek podatkowy w VAT u sprzedawcy powstaje w momencie dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi (wyjątki kiedy obowiązek podatkowy w VAT u sprzedawcy powstaje w momencie wystawienia faktury zawiera art. 19a ust. 5 pkt. 3 i 4 ustawy o VAT). Oznacza to, że w razie faktury wystawionej przed dokonaniem dostawy towarów, nabywca ma prawo do odliczenia VAT dopiero w dacie dokonania odstawy towarów, a więc wtedy, gdy u sprzedawcy powstanie obowiązek podatkowy w VAT, pod warunkiem że dysponuje fakturą dokumentującą nabycie.

Pan Władysław z przykładu 1 będący czynnym podatnikiem VAT ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury dokumentującej nabycie towarów handlowych (smartfonów) w grudniu 2024 roku, czyli wtedy gdy powstanie obowiązek podatkowy u sprzedawcy. W zakresie odliczenia VAT wcześniejsze otrzymanie faktury przed dostawą towarów pozostaje bez znaczenia.