Data sprzedaży a okresy rozliczeniowe

W ustawie o VAT nie określono czym są usługi świadczone w sposób ciągły. Zgodnie z orzecznictwem sprzedaż o charakterze ciągłym polega na świadczeniach ciągłych podatnika, obejmujących pewne stałe zachowania w czasie trwania stosunku obligacyjnego, zaspokajające interes odbiorcy tych świadczeń, poprzez ich trwały – pod względem czasowym i funkcjonalnym – charakter oraz cechujące się niemożliwością wyodrębnienia powtarzających się czynności podatnika, co jest charakterystyczne dla świadczeń ciągłych (okresowych).

Obowiązek podatkowy w VAT zgodnie z ogólną zasadą powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, od tej zasady istnieje jednak szereg wyjątków, a jednym z nich są usługi świadczone w sposób ciągły. Zgodnie z art. 19a ust. 3 ustawy o VAT usługę, dla której w związku z jej świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. Usługę świadczoną w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. Ten przepis szczególny dotyczy przede wszystkim usług o charakterze ciągłym, takich jak najem, usługi księgowe, telekomunikacyjne, marketingowe, zarządzania czy podobne, w których właściwie nie da się wyodrębnić konkretnej daty wykonania usługi.

Najczęściej usługi ciągłe świadczone są w miesięcznych albo kwartalnych okresach rozliczeniowych, co oznacza że obowiązek podatkowy powstaje wówczas odpowiednio ostatniego dnia danego miesiąca lub kwartału. Fakturę dokumentującą sprzedaż usług świadczonych w sposób ciągły wystawia się na zasadach ogólnych, a więc nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Należy pamiętać, że jednym z obligatoryjnych elementów faktury jest data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Sprzedając usługi ciągłe, dla których okresem rozliczeniowym jest miesiąc lub kwartał, jako datę sprzedaży wskazuje się odpowiednio ostatni dzień danego miesiąca lub kwartału.

Wystawiamy faktury miesięczne za czynsz, w miejscu „data sprzedaży” wpisując np. „marzec 2025”. Czy jest to poprawne?

Nie, wpisanie samego „marzec 2025” w polu „data sprzedaży” na fakturze nie jest poprawnym działaniem, ponieważ jednym z obligatoryjnych elementów faktury jest data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Oznacza to, że wystawiając fakturę dokumentującą sprzedaż usług, należy podać konkretną datę wykonania usługi np. 31 marca 2025 roku. Przy czym, jeżeli strony ustalą, że usługi rozliczane są w okresach rozliczeniowych, usługę uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. W konsekwencji oznacza to, że wystawiając fakturę dokumentującą sprzedaż usług najmu rozliczanych w okresach miesięcznych, jako datę sprzedaży należy wskazać ostatni dzień miesiąca czyli np. 31 marca 2025 roku.

Przychód należy z działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zgodnie z ogólną zasadą powstaje w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

1) wystawienia faktury albo

2) uregulowania należności.

Przy czym zgodnie z art. 14 ust. 1e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Oznacza to, że w przypadku usług świadczonych w sposób ciągły, w stosunku do których strony ustaliły okresy rozliczeniowe, przychód należny z tytułu sprzedaży tych usług powstaje ostatniego dnia danego okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze (nie rzadziej niż raz w roku). Odnosząc to do usług rozliczanych w miesięcznych/kwartalnych okresach rozliczeniowych, przychód powstaje ostatniego dnia miesiąca/kwartału.