Czy można zmienić termin urlopu?

Kodeks pracy przewiduje możliwość zmiany terminu urlopu, niemniej musi to być podyktowane ważnymi, zaistniałymi przyczynami.

Zgodnie z art. 164 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 zwanej dalej Kodeksem Pracy) przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.

Jeżeli pracownik ma swoje ważne powody, może zawnioskować do pracodawcy o zmianę terminu urlopu. Pracownik powinien umotywować swój wniosek (przy czym żadne załączniki nie są wymagane). W Kodeksie pracy nie został określony katalog ważnych powodów uzasadniających zmianę terminu urlopu.

W praktyce za ważne przyczyny uzasadniające wniosek mogą być uznane np.:

• nieprzewidziane zdarzenie, np. wypadek drogowy, wypadek w domu itp.,
• zmiana lub anulowanie terminu podróży wczasowej przez np. biuro podróży,
• nagła konieczność załatwienia spraw urzędowych, sądowych (np. zawarcie małżeństwa, rozwód, służba wojskowa, przesłuchanie itd.),
• opieka nad starszym, chorym członkiem rodziny albo nad dzieckiem,
• zmiana urlopu przez małżonka, partnera na skutek wystąpienia różnych zdarzeń,
• nagła choroba (hospitalizacja),
• sytuacje rodzinne,
• inne przypadki.

Pracodawca może uwzględnić tę zmianę, ale nie musi. Wszystko zależy od konkretnej sytuacji u danego pracodawcy.

Natomiast zgodnie z art. 165 Kodeksu Pracy, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego,

– wtedy pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Zatem gdy pracownik nie może rozpocząć zatwierdzonego urlopu wypoczynkowego z ww. powodów, pracodawca jest zobowiązany przesunąć ten urlop na termin późniejszy, ustalony z pracownikiem.

Pracodawca ma również prawo zmienić wcześniej ustalony termin urlopu pracownika, jednak uprawnienie to podlega określonym ograniczeniom.

Zgodnie z art. 164 § 2 Kodeksu Pracy przesunięcie terminu urlopu jest bowiem dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Pracodawca musi wykazać, że wystąpiły nieprzewidziane okoliczności, które były podwaliną decyzji o przesunięciu terminu urlopu. Jeżeli pracodawca taką decyzję podejmie, wówczas powinien bez zbędnej zwłoki poinformować pracownika o tym fakcie.

Co bardzo ważne, za przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego pracownikowi nie należy się zwrot kosztów. Wyjątkiem od reguły będzie sytuacja, gdy pracownik wykaże, że faktycznie poniósł straty na skutek tego przesunięcia urlopu przez pracodawcę.

Przesunięcie terminu urlopu przez pracodawcę z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy (nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy), może mieć miejsce w sytuacji:

• część załogi jest nieobecna z powodu choroby,
• nagła urzędowa kontrola,
• zdarzenie losowe – pożar, awaria w firmie,
• nagłe odejście pracownika o wysokich, ciężko zastępowalnych kompetencjach,
• niespodziewane zlecenie o znacznej wartości,
• wiele innych.

Przesunięcie urlopu przez pracodawcę wymaga ponownego uzgodnienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem terminu wykorzystania tego urlopu.

A co w przypadku, gdy urlop się już rozpoczął?

Powyższe przypadki zmiany terminu urlopu mogą mieć miejsce przed rozpoczęciem tego urlopu. Co natomiast w sytuacji, kiedy urlop już się rozpoczął?

Kodeks Pracy nie przewiduje, aby pracownik mógł samodzielnie, na własne życzenie przerwać urlop wypoczynkowy i wrócić do pracy.

Przerwanie rozpoczętego urlopu może nastąpić z mocy prawa (art. 166 Kodeksu Pracy) na skutek:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo pełnienia służby w aktywnej rezerwie, przez czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego

– natomiast wówczas pracodawca jest obowiązany udzielić go w terminie późniejszym.

Przerwanie rozpoczętego urlopu może nastąpić z powodu odwołania przez pracodawcę pracownika z urlopu, ale tylko wtedy, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 166 Kodeksu Pracy).

Okoliczności te muszą jednak zaistnieć już po rozpoczęciu urlopu, a nie przed. Obecność pracownika w czasie odwołanego urlopu musi być zdecydowanie niezbędna.

Należy dodać, iż pracodawca na okoliczność przesunięcia urlopu pracownika jest zobligowany do pokrycia kosztów poniesionych przez tego pracownika – pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.