Co to jest certyfikat rezydencji a czym jest umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania?

Certyfikat rezydencji jest to po prostu zaświadczenie (poświadczenie) wydawane przez urząd skarbowy właściwy ze względu na:

• adres (miejsce) zamieszkania w przypadku osoby fizycznej prowadzącej lub nieprowadzącej działalność gospodarczą,
• adres siedziby (firmy) działalności w przypadku osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej prowadzącej działalność gospodarczą.

Certyfikat rezydencji to zaświadczenie, które potwierdza miejsce zamieszkania albo adres siedziby podatnika. W jakim celu?

W celu ustalenia, w jakim kraju i według jakich stawek, (w jaki sposób) podatnik ma obowiązek opodatkować podatkiem dochodowym (u źródła) niektóre uzyskiwane dochody.

Rodzajów tych dochodów, jakie podatnik ma obowiązek opodatkować podatkiem u źródła w innym kraju niż w kraju swojego miejsca zamieszkania bądź adresu swojej siedziby (kraju rezydencji podatkowej), jest dużo.

Wymienione zostały w art. 29 oraz 30a ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PDOF). Szczegółowo jest to omówione w publikacji nt. „Podatek u źródła”. Należy podkreślić, iż większość, ale nie wszystkie dochody uzyskiwane przez nierezydentów podatkowych w danym kraju objęte są podatkiem dochodowym u źródła a co za tym idzie nie będą wymagały posiadania certyfikatu rezydencji dla zastosowania preferencyjnego opodatkowania.

Certyfikat rezydencji poza wyżej wymienionym przeznaczeniem daje podatnikowi jeszcze pewien profit.

Jeżeli podatnik pobierze w urzędzie skarbowym swój certyfikat rezydencji (na wniosek podatnika urząd ma obowiązek go wydać), wówczas ma prawo skorzystać:

• z preferencyjnego (obniżonego) opodatkowania,
• ze zwolnienia z opodatkowania,
• z opodatkowania w obu krajach (jeżeli oczywiście to się opłaca),
• inne preferencje.

W interpretacji indywidualnej z dnia 17.06.2024r. o sygn. 0111-KDIB1-2.4010.201.2024.2.MK Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że „(…) certyfikat rezydencji jest dokumentem wydawanym przez właściwą administrację podatkową, potwierdzającym określony stan faktyczny – miejsce rezydencji podatnika dla celów podatkowych, którym w przypadku podatników podatku dochodowego od osób prawnych jest miejsce siedziby. Wydając takie zaświadczenie właściwy organ potwierdza, że – na moment wydania tego dokumentu bądź na moment w nim określony – stan faktyczny wskazany w jego treści jest zgodny ze stanem faktycznym, wynikającym z ewidencji, rejestrów prowadzonych przez ten organ bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.

Certyfikat może zatem dotyczyć wyłącznie zaistniałych, tj. teraźniejszych lub przeszłych stanów faktycznych, nigdy przyszłych okoliczności faktycznych. Jednocześnie certyfikat rezydencji stanowi dokument w oparciu o który możliwe jest ustalenie czy od należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 oraz w art. 22 ust. 1 u.p.d.o.p., dokonywanych na rzecz danego podatnika, powinien zostać pobrany przez płatnika podatek, a jeśli tak, jaka stawka podatku (tj. wynikająca z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych czy postanowień stosownej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania) powinna zostać zastosowana.

Certyfikat rezydencji musi potwierdzać fakt rezydencji podatkowej w dacie uzyskania dochodu.

Jeżeli miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania.

Certyfikatu rezydencji nie może zastąpić inny dowód (np. dokument potwierdzający prowadzenie przez określony podmiot działalności gospodarczej na terytorium danego kraju, a nawet informacja o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej czy też decyzja podatkowa). Zatem warunkiem zastosowania stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, albo niepobrania podatku zgodnie z taką umową, jest udokumentowanie miejsca siedziby podatnika dla celów podatkowych uzyskanym od podatnika certyfikatem rezydencji.

Na podstawie ww. przepisów należy stwierdzić, że „okresem ważności” certyfikatu rezydencji jest wskazany w nim „okres posiadania rezydencji podatkowej” zagranicznego podatnika. Jeżeli certyfikat rezydencji taki okres ważności zawiera, to jest on uwzględniany wyłącznie w odniesieniu do wypłat ze wskazanego okresu, niezależnie od momentu jego wydania. Jeżeli natomiast w certyfikacie rezydencji nie jest wskazany okres, którego dotyczy, a jedynie wskazana jest data jego wystawienia, to certyfikat ten jest uwzględniany przez okres 12 miesięcy od dnia jego wydania wyłącznie do wypłat na rzecz zagranicznego podatnika mającego w tym czasie miejsce siedziby w danym kraju (…)”.

Warto podkreślić, iż miejsce siedziby podatnika (miejsce zamieszkania) dla celów podatkowych może zostać potwierdzone także kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości, co do zgodności ze stanem faktycznym.

Certyfikat rezydencji podatkowej potrzebny jest przedsiębiorcy, pracownikowi, który nie jest rezydentem podatkowym w danym kraju, w którym osiąga dochody. Niemniej nie ma przepisów, które obligowałyby do posiadania certyfikatu rezydencji, a więc jest to dobrowolność a nie obowiązek. Certyfikat potrzebny jest do zastosowania preferencyjnych stawek opodatkowania lub zwolnień zawartych w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Certyfikat rezydencji potrzebny jest:

• polskiemu przedsiębiorcy, który świadczy niektóre rodzaje usług na rzecz zagranicznego kontrahenta (z siedzibą lub miejscem zamieszkania w UE lub poza UE),
• zagranicznemu kontrahentowi (z UE lub spoza UE), który świadczy niektóre rodzaje usług na rzecz polskiego przedsiębiorcy z siedzibą lub miejscem zamieszkania w Polsce

– jeżeli chce skorzystać z preferencyjnego opodatkowania.

Certyfikat rezydencji potrzebny jest:

• polskiemu przedsiębiorcy, który uzyskuje odsetki, dywidendy, inne dochody z udziałów w zyskach zagranicznych spółek (z siedzibą w UE lub poza UE),
• zagranicznemu przedsiębiorcy (z UE lub spoza UE), który uzyskuje odsetki, dywidendy, inne dochody i udziały w zyskach polskich spółek z siedzibą na terytorium RP.

Certyfikat rezydencji potrzebny jest:

• polskiemu pracownikowi, zleceniobiorcy posiadającemu miejsce zamieszkania w Polsce, który osiąga przychody z umowy o pracę, zlecenie, dzieło, innej umowy zawartej z zagranicznym pracodawcą posiadającym siedzibę poza Polską w UE lub spoza UE,

zagranicznemu pracownikowi, zleceniobiorcy nieposiadającemu miejsca zamieszkania w Polsce, który osiąga przychody z umowy o pracę, zlecenie, dzieło, innej umowy zawartej z polskim pracodawcą posiadającym siedzibę w Polsce.

Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania to umowa zawarta miedzy Polską a innym krajem w UE albo krajem spoza UE, która określa:

• rodzaje dochodów uzyskiwanych w obu krajach przez nierezydentów podatkowych w tych krajach, które są opodatkowane konkretnymi stawkami, ale wyłącznie w sytuacji dysponowania przez nierezydenta podatkowego certyfikatem rezydencji podatkowej,
• stawki podatkowe, zwolnienia i inne preferencje możliwe do zastosowania w odniesieniu do dochodów uzyskiwanych w obu krajach przez nierezydentów podatkowych w tych krajach tylko gdy posiadają oni certyfikat rezydencji.

Zapisy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania mogą być zastosowane tylko wtedy, kiedy nierezydent podatkowy posiada certyfikat rezydencji.

Jeżeli nierezydent podatkowy nie posiada certyfikatu rezydencji, wówczas opodatkowanie dochodów uzyskiwanych przez niego w danym kraju (kraju, w którym nie posiada miejsca zamieszkania albo adresu siedziby firmy) są opodatkowane tzw. krajowym stawkami wymienionymi w art. 29 i 30a ustawy o PDOF.

Przykład 1

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w Polsce (polski przedsiębiorca) posiada miejsce zamieszkania w Polsce. Jest polskim rezydentem podatkowym. W miesiącu maju 2025r. nabył usługę reklamową od przedsiębiorcy z Niemiec.

Niemiecki przedsiębiorca uzyskał w tym wypadku przychód na terytorium RP z tytułu sprzedaży usługi reklamowej dla polskiego przedsiębiorcy.

Usługi reklamowe są zawarte w katalogu przychodów (dochodów) – w art. 29 i 30a ustawy o PDOF , a więc objęte są podatkiem dochodowym u źródła.

Pomimo, iż przychód niemieckiego przedsiębiorcy uzyskany w Polsce z tytułu sprzedaży usługi reklamowej podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym u źródła w Polsce, to polski przedsiębiorca pełni w tym przypadku rolę płatnika tego podatku.

To oznacza, że przed wypłaceniem zapłaty za zakupioną usługę polski przedsiębiorca ma obowiązek potrącić z tej zapłaty podatek dochodowy u źródła.

Jeżeli niemiecki przedsiębiorca przedłoży polskiemu przedsiębiorcy certyfikat rezydencji, wówczas polski przedsiębiorca wykorzystuje preferencyjne opodatkowanie wymienione w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania do opodatkowania kwoty przychodu niemieckiego przedsiębiorcy.

Jeżeli nie, wówczas opodatkuje je zgodnie z art. 29 i 30a ustawy o PDOF. Usługi reklamowe świadczone przez zagranicznego kontrahenta na rzecz polskiego przedsiębiorcy bez przedłożenia przez zagranicznego kontrahenta certyfikatu rezydencji opodatkowane są stawką 20%.

Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania zawsze musi być stosowana łącznie z certyfikatem rezydencji podatkowej.

Jeżeli nierezydent podatkowy nie posiada certyfikatu rezydencji, wówczas nie może skorzystać z preferencyjnego opodatkowania czy ze zwolnienia z opodatkowania w stosunku do dochodów, jakie osiąga w kraju, w którym nie posiada miejsca zamieszkania lub siedziby firmy.