3 sposoby jak zaksięgować gratis dla firmy

Jeżeli towar jest nabywany za symboliczną kwotę, np. 1 zł lub 1 gr, nie mamy do czynienia z nieodpłatnym świadczeniem, a ujęcie w księdze podatkowej nie różni się formalnie niczym od zwykłego księgowania kosztu w PKPiR. Podstawą ujęcia jest faktura dokumentująca zakup, a kwota kosztu wynika bezpośrednio z tego dokumentu. Nawet jeżeli wartość towaru znacząco różni się od ceny zakupu, nabywcę obowiązuje cena z faktury i tę kwotę wpisuje do odpowiedniej kolumny kosztów.

Wydatek ujmuje się w PKPiR w następujący sposób:

• w kolumnie 12 „Zakup towarów handlowych i materiałów” – jeżeli dotyczy towarów lub materiałów albo
• w kolumnie 15 „Pozostałe wydatki” – jeżeli dotyczy innych wydatków.

W sytuacji, gdy gratis stanowi część zestawu promocyjnego, nie występuje odrębne nieodpłatne świadczenie. W praktyce oznacza to, że podatnik nabywa zestaw produktów, a zatem towar nie jest faktycznie przekazywany za darmo, lecz jego cena jest uwzględniona w wartości całego zestawu produktów, np. przy zakupie zestawu komputerowego obejmującego komputer wraz z drukarką, myszką i klawiaturą w jednej cenie. Wpis związany z ujęciem kosztu w PKPiR obejmuje wówczas cały zestaw, a cena widniejąca na fakturze jest ujmowana w księdze podatkowej jako wartość tego zestawu, bez wyodrębniania poszczególnych elementów określanych jako „gratis”.

W PKPiR ujmuje się pełną wartość wynikającą z faktury:

• w kolumnie 12 „Zakup towarów handlowych i materiałów” – jeżeli dotyczy towarów lub materiałów albo
• w kolumnie 15 „Pozostałe wydatki” – jeżeli dotyczy innych wydatków.

Jeżeli podatnik prowadzi ewidencję magazynową i zakup dotyczy towarów handlowych lub materiałów objętych tą ewidencją, wartość poszczególnych składników zestawu powinna zostać ustalona w oparciu o fakturę dokumentującą zakup. W praktyce oznacza to przypisanie wartości do poszczególnych towarów poprzez proporcjonalny podział ceny całkowitej zestawu, w tym również elementów określanych jako „gratis”, tak aby zapewnić prawidłową wycenę stanów magazynowych.

Najbardziej złożona sytuacja występuje w przypadku faktycznego otrzymania towaru za darmo, czyli bez jakiejkolwiek formy odpłatności – również ukrytej w cenie innych towarów. Należy mieć na uwadze, że na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawy o PIT) nieodpłatne świadczenia stanowią przychód z działalności gospodarczej.

W myśl bowiem art. 14 ust. 2 pkt 8 tej ustawy przychodem z działalności gospodarczej jest również wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczonych zgodnie z art. 11 ust. 2-2b (z pewnymi wyjątkami określonymi w przepisach). Zatem wartość przychodu z tytułu otrzymania nieodpłatnego świadczenia ustala się w oparciu o  art. 11 ust. 2-2b ustawy o PIT. W zakresie składnika majątku otrzymanego nieodpłatnie przez przedsiębiorcę, wyceny dokonuje się w oparciu o art. 11 ust. 2 tej ustawy. W myśl tego przepisu wartość pieniężną świadczeń w naturze co do zasady określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Jeżeli zatem otrzymany całkowicie nieodpłatnie gratis w postaci składnika majątku będzie wykorzystywany przez przedsiębiorcę w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, czyli staje się majątkiem firmy (np. jako towar handlowy czy wyposażenie), podatnik ma obowiązek ująć go w PKPiR. W tym celu powinien:

• ustalić jego wartość według ceny rynkowej,
• udokumentować jego otrzymanie.

Wartość rynkową można ustalić w szczególności na podstawie cen stosowanych w obrocie towarami tego samego rodzaju i gatunku, np. według cennika producenta lub ofert rynkowych dostępnych w sprzedaży internetowej, w tym na popularnych platformach handlowych.

Natomiast dokumentowanie otrzymania nieodpłatnego gratisu ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego ujęcia tego zdarzenia w PKPiR i powinno zostać dokonane w sposób rzetelny oraz zgodny z obowiązującymi przepisami. Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów nie określają wprost, jaki dokument stanowi podstawę księgowania przychodu z tytułu otrzymania nieodpłatnego świadczenia.

W konsekwencji należy odwołać się do ogólnych zasad dokumentowania operacji gospodarczych określonych w § 6 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są w szczególności inne dowody, wymienione w § 7 i § 8, potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej następujące dane:

1. a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy,
2. b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. c) przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Oznacza to, że w przypadku otrzymania nieodpłatnego gratisu podatnik powinien sporządzić dokument potwierdzający to zdarzenie, spełniający wskazane wyżej wymogi. Dokument ten powinien w sposób rzetelny odzwierciedlać rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej, w tym przede wszystkim określać przedmiot otrzymanego składnika oraz jego wartość ustaloną według ceny rynkowej. Prawidłowe przygotowanie takiego dokumentu jest niezbędne dla prawidłowego ujęcia przychodu w PKPiR oraz zabezpiecza poprawność rozliczenia na wypadek ewentualnej kontroli.

Po ustaleniu wartości rynkowej otrzymanego składnika oraz jego prawidłowym udokumentowaniu zdarzenie to należy ująć w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów jako przychód z działalności gospodarczej. W PKPiR wartość tę ujmuje się jako przychód w kolumnie 10 „Pozostałe przychody”. Nie ujmuje się wówczas kosztu w PKPIR w momencie otrzymania gratisu, ponieważ nie dochodzi do poniesienia wydatku w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Koszt podatkowy może powstać dopiero w przypadku odpłatnego zbycia tego składnika – w wysokości uprzednio rozpoznanego przychodu.

Prawidłowe ujęcie gratisów w PKPiR każdorazowo wymaga oceny ich charakteru ekonomicznego oraz warunków, na jakich zostały otrzymane. Kluczowe jest ustalenie, czy mamy do czynienia z odpłatnym nabyciem (nawet za symboliczną kwotę), elementem zestawu, czy faktycznie nieodpłatnym świadczeniem. Od tej kwalifikacji zależy sposób ujęcia zdarzenia w księdze oraz jego skutki podatkowe. W praktyce oznacza to, że decydujące znaczenie ma dokumentacja transakcji oraz jej rzeczywisty przebieg, a nie nazewnictwo stosowane przez sprzedawcę.

Jednocześnie ujęcie gratisów nie może być dokonywane w sposób dowolny – musi wynikać z przepisów oraz odzwierciedlać faktyczny charakter zdarzenia gospodarczego. Prawidłowe ustalenie sposobu ujęcia, właściwa wycena oraz odpowiednie udokumentowanie zdarzenia stanowią podstawę bezpiecznego i zgodnego z przepisami rozliczenia w PKPiR.