Robiąc zakupy „na firmę”, skorzystałem z dwóch promocji. Pierwsza polegała na tym, że po wydaniu 1000zł na jedno zamówienie materiałów biurowych, otrzymałem zestaw tonerów do drukarki za darmo. Druga natomiast polegała na tym, że przy zakupie komputera, skorzystałem z możliwości zakupu drukarki za 1gr. Czy wykazywać te firmowe gratisy w książce podatkowej, a jeśli tak – to w jaki sposób?

Korzystając z rozmaitych promocji w ramach zakupów firmowych, mamy do dyspozycji aż trzy sposoby ujęcia takich gratisów w księdze podatkowej.

Sposób pierwszy, gdy gratis jest zafakturowany na 1zł czy 1gr. W przypadku, gdy towar nie jest tak naprawdę za darmo, lecz w promocji za symboliczną kwotę, ujęcie w księdze podatkowej nie różni się formalnie niczym od zwykłego księgowania. Nawet jeżeli wartość towaru znacząco różni się od ceny zakupu – obowiązuje nas cena z faktury, i tą kwotę wpisujemy do odpowiedniej kolumny kosztów. Jeżeli na fakturze widnieje VAT a nasza firma jest podatnikiem – przysługuje nam prawo do odliczenia.

Sposób drugi, gdy gratis jest zakupiony jako część zestawu promocyjnego. W przypadku, gdy towar nie jest tak naprawdę za darmo, lecz cena gratisu „schowana” jest w cenie całego zestawu produktów (np. jako laptop z oprogramowaniem gratis, 3 pizze w cenie 1…), wpis kosztu do księgi podatkowej obejmuje po prostu całość zestawu, a cena uwidoczniona na fakturze jest wprost ujęta w księdze. Jeżeli prowadzimy magazyn, wyliczamy wartość towaru na podstawie faktury, dzieląc cenę całkowitą proporcjonalnie na wszystkie pozycje zakupów, w tym „gratisy”.

Sposób trzeci, gdy gratis jest naprawdę gratisem. W przypadku, gdy towar jest faktycznie za darmo, sprawa jest najbardziej skomplikowana pod względem księgowym. Jeżeli gratis staje się składnikiem majątku firmy (czyli jest towarem, materiałem podstawowym lub pomocniczym, wyposażeniem…) – mamy obowiązek wpisać go do księgi podatkowej na podstawie dowodu wewnętrznego, w którym wycenimy wartość „gratisu” według ceny rynkowej (czyli przykładowo według cennika producenta). Wartość tego dokumentu wewnętrznego ujmujemy w księdze jako przychód, i jednocześnie jako koszt.