KSeF w systemach Streamsoft
Obsługa e-Faktur ustrukturyzowanych
Systemy Streamsoft będą na czas przygotowane do integracji z platformą KSeF zarządzaną przez Ministerstwo Finansów. Wdrażamy rozwiązania, które umożliwią pełną obsługę e-Faktur – w zakresie ich wysyłki oraz odbioru. Użytkownicy naszych systemów wypełnią nowy obowiązek wygodnie oraz intuicyjnie.
Obsługa KSeF w systemach Streamsoft
Integracja Streamsoft Prestiż i Streamsoft PRO z obowiązkowym KSeF 2.0 została zaprojektowana w sposób zautomatyzowany i intuicyjny w obsłudze.
Uwierzytelnienie w KSeF/ weryfikacja tożsamości:
- poprzez wczytanie tokenów/certyfikatów z uprawnieniami
Rozwiązania w zakresie eksportu e-Faktur:
- pełna komunikacja i wizualizacja faktur w nowej strukturze
- wysyłka ze wsparciem kreatora
- możliwa wysyłka zbiorcza i automatyzacja procesu wysyłki
- indywidualna konfiguracja wartości wysyłanych do pól opisowych
Rozwiązania w zakresie importu e-Faktur:
- podobnie jak przy eksporcie: pełna komunikacja i wizualizacja faktur w nowej strukturze
- import do modułów Handel-Magazyn, Finanse-Księgowość, Księga Podatkowa
- odbiór zarówno faktur zakupu jak i sprzedaży (szczególnie przydatne dla Biur Rachunkowych)
- automatyzacja w ramach konfiguratorów kontrahentów – po pierwszym wskazaniu zapamiętywanie: Kierunku realizacji, Miejsc zakupu/sprzedaży, Typów i rodzajów dokumentów, Kartotek towarowych/usługowych/kosztowych
Dodatkowe możliwości:
- procesowanie dokumentów w module DMS (obieg akceptacyjny dokumentów importowanych z KSeF)
- opisywanie i zatwierdzanie dokumentów kosztowych
- wydruk wymaganych kodów QR
- tworzenie szablonów eksportu faktur, które rozszerzają standardowy zakres danych wysyłanych do KSeF
KSeF dla Biur Rachunkowych
Opisywanie i zatwierdzanie dokumentów kosztowych
Rozwiązanie będzie działać za pośrednictwem Streamsoft Firmino – narzędzia udostępnionego dla klientów Biur Rachunkowych.
Zasada działania
Klient biura zakłada konto w systemie Streamsoft Firmino, gdzie uzyskuje możliwość pobrania dokumentów zakupowych oraz kosztowych z KSeF. Po pobraniu i przejrzeniu dokumentów będzie nadawał im status „Ok” lub „Pomiń”, a także dodawał opis dla każdego dokumentu. Następnie zatwierdzi cały miesiąc.
Po zatwierdzeniu, zintegrowany z kontem klienta system Biura Rachunkowego (Streamsoft PRO lub Streamsoft Prestiż), pobierze ze Streamsoft Firmino dokumenty, statusy, opisy oraz daty ich zatwierdzenia. W razie potrzeby poprawienia opisu dokumentu, klient będzie miał możliwość ponownego zalogowania się do Streamsoft Firmino i uzupełnienia danych.
Dokumenty wraz ze wszystkimi danymi wprowadzonymi przez klienta zostaną pobrane do bufora w systemie Biura Rachunkowego, z którego będzie można je zaksięgować.
Dodatkowo możliwa będzie też wysyłka maili do klientów – dla dokumentów ze statusem „do wyjaśnienia”. Wiadomość będzie zawierać numery dokumentów KSeF oraz notatkę dodaną przez użytkownika.
Rozwiązania w innych produktach Streamsoft
Dla pozostałych produktów Streamsoft także zaplanowano intuicyjne w obsłudze rozwiązania dla importu oraz eksportu e-Faktur ustrukturyzowanych, zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Wszystkie potrzebne informacje znajdą Państwo na stronach tych programów :
- Stremasoft PCBiznes: https://www.pcbiznes.pl/obsluga-ksef/
- Streamsoft Firmino: https://www.firmino.pl/obsluga-ksef/
5 kroków do skutecznego wdrożenia KSeF w Twojej firmie
W jaki sposób skutecznie wdrożyć nowy obowiązek? Warto zastosować 5 poniższych wskazówek:
1. Identyfikacja źródeł dokumentów w firmie
- inwentaryzacja procesów fakturowania
- jakie dokumenty wystawia firma, w jakich systemach?
- kto je generuje i jak są przekazywane?
2. Aktualizacja zasad współpracy z kontrahentami
- jak przesyłane są dane dodatkowe, załączniki?
- określenie sposobu komunikacji w sprawie faktur
3. Działania w przypadku awarii
- kto odpowiada za ręczne wysyłki?
- czy mamy stabilne/alternatywne łącze internetowe?
- kto monitoruje komunikaty ministerstwa o dostępność systemu KSeF?
4. Szkolenia i odpowiednie przygotowanie zespołów
- szkolenia zespołów przeprowadzane na środowisku demonstracyjnym
- nadanie odpowiednich rol i uprawnień do autoryzacji w KSeF
5. Testy, testy, testy
- przeprowadzenie szczegółowych testów na środowisku demonstracyjnym.
O skutecznym wdrożeniu KSeF mówimy szerzej w materiale video. Oglądając, poznasz korzyści z KSeF, dowiesz się jakie terminy trzeba zapamiętać oraz sprawdzisz, co oferuje Streamsoft w zakresie obsługi nowego obowiązku.
Przypomnijmy! - ABC najważniejszych informacji o KSeF
Krajowy system e-Faktur (KSeF), zwany inaczej Centralnym Rejestrem Faktur CRF lub Centralną Bazą Faktur, to system teleinformatyczny prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową (KAS), służący m.in. do:
- wystawiania,
- otrzymywania,
- przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikacyjnym przydzielonym w KSeF,
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
KSeF - terminy
KSeF w wersji 1.0 wystartował w 2022 roku, jako dobrowolne rozwiązanie, natomiast od 2026 wchodzi obowiązkowy KSeF 2.0. Na schemacie poniżej znajdują się najważniejsze daty związane z obowiązywaniem nowych przepisów.
